公园管养项目档案管理方案

1公园管养项目档案管理方案第一节档案管理人员及职责 2一、档案管理部门职责范围 2二、档案工作人员岗位职责 3三、档案管理人员配备 5第二节档案管理人员岗位责任 6一、档案管理人员工作守则 6二、档案管理人员的工作要求 6三、保密守则 7第三节档案管理流程 7 7二、适用范围 8三、术语和定义 8四、职责 8五、工作程序 9 七、相关记录 八、附表 第四节采购档案管理 25 二、适用范围 三、归档范围 五、归档要求 2六、档案使用 七、档案销毁 第六节档案管理措施 一、档案管理的范围 二、档案管理部门 三、档案分类 四、归档要求 五、档案的查阅和借阅 六、档案的移交 七、档案的保管 八、档案的销毁 第七节环境和安全防火管理 第八节其他规定 第一节档案管理人员及职责一、档案管理部门职责范围(一)负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。(二)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政(三)负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好3(四)做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题(一)公司分管档案工作的领导的档案管理职责2.掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，4.听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，(二)档案管理部门负责人管理职责4员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，(三)档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责8.负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、5(四)各部门或单位负责人档案管理职责(五)各部门或单位兼职档案员档案管理职责序号姓名年龄专业职务备注1234656第二节档案管理人员岗位责任(一)热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司(二)坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业(三)要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全(四)要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，(五)要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范(六)工作严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维(一)资料归存、借阅、复印、保密的规范完善；(二)贯切《公园档案资料的建立与管理制度》(文件7(三)应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷(四)对于公司档案所有内容均必须同时备份存档；(五)档案管理人员均应与企业签订保密协议；(一)不该说的机密，绝对不说；(二)不该问的机密，绝对不问；(三)不该看的机密，绝对不看；(四)不该记录的机密，绝对不记录；(五)不在非保密本上记录机密资料；(六)不在私人通信中涉及机密；(七)不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密；(八)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；(九)不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事(十)带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共第三节档案管理流程一、目的8二、适用范围(一)档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业(二)档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保(一)行政人事部：9毁的全过程，确保公司档案的安全；5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。(二)其他各部门相关人员：1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通2.向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；(三)各部门档案主管人员负责部门档案的管理。(四)各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序(一)档案资料的收集1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件(合同)管理记2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分(1)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。(2)档案资料的标识(3)档案资料的日常管理：②文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索利用。盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。(4)档案借阅④借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、(5)档案销毁(二)档案管理细则(1)公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公(2)公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公(3)本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；(4)公司领导的批示、指示等；(7)公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统(8)本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等(9)本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、(10)本公司发布的各类广告、宣传材料；(11)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活(12)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料；(13)财务档案资料；(14)各种实物档案；(15)其他具有利用和保存价值的文件资料。(三)档案资料的归档要求人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、5.各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。(四)档案资料的归档时间下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束(1)公司规定的密级文件；(2)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；(3)合同、协议书等正本及过程资料；(4)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处(5)其他认为需要即时归档的资料。2.定期归档(1)部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档(2)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移(3)电子声像档案的归档③每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有(五)归档文件的等级划分及保管期限文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修三年(六)档案交接(七)档案移交公司的流程单上(一式两份)签字，双方各保存一份。(八)档案保管(2)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类(3)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织(4)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结(5)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。(一)文件(合同)管理记录表记录编号：日期：序号文件(合同标号)标题须抄送部门接收原/复接收人备注(二)移交目录表序号文件(合同)标题名称页数原/复备注移交单移交人日期收件单日期(三)档案移交清单表移交性质□离职口调岗口归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期合计移交说明移交人接收意见接收人：移交人(部门)移交日期：年月日接收人(部门)经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日(四)档案借阅审批单借阅部门借阅人借阅部门经理总经理副总行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注(五)档案目录卷顺序号卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注(六)档案分类编号表部门类别行政中心财务部运营部客服部质管部技术部卫生部检测中心外发公文收到公文会议资料发展计划制度文件合同协议月度文件财务档案(七)档案管理流程图相关部门/部门负责人执行相关收集资料鉴定整理编目立卷归档行政人事部分管总监/总经理建立、完善档案管理制度保管利用配合完成监督完成检查报完成检查报告审核验收对不符合项进行整改第四节采购档案管理三、归档范围(一)企业采购计划执行文件1.采购年度计划与月度计划(直接材料、间接材料、辅材等)2.采购计划执行文件(经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档)3.到货的检验记录副本。(检验报告、验收报告)4.每月到货情况统计分析表(到货达成率)(二)企业采购前期准备文件3.采购方式变更申请批复(供应商切换、供应商的工程变便),合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录(包6.购买采购物资、服务相应的合格供应商名单(经公司(三)企业采购招标(含发起的申请、谈判、询价、定点)文件3.接受供应商投标(谈判、报价)的记录；6.开标(谈判、询价)过程有关记录，包括采购项目样7.开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项。(四)其他文件2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理采购框架合同，由经办人员或责任人次月10号前把上月与供方合作情况的相应资料收集整理后交档案管理人员(一)采购档案内容齐全完整；(二)采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸(工程图纸可根据具体情况确定)。(三)采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代(五)档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档(六)计划性物资按种类、时间顺序进行编号归档，档(七)招标采购档案按照时间顺序进行编号归档，卷内项目采购准备文件、项目开标(谈判、询价)文件、项目评(八)供应商档案按合格供应商名录编号进行归档，档证、设备清单，供货产品商务协议、技术协议、质量协议，(九)采购档案(中标相关档案)的保存期限应从采购结束之日起不少于十年。非中标(成交)供应商的采购相应六、档案使用(一)采购档案未经档案管理人员登记并经采购部负责人批准，不得擅自查阅、复印或出借采购档案。(总经理以关资料，经采购部负责人同意后可查阅其它资料)(三)采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理(一)档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并(二)销毁意见报单位负责人审核报公司总经办备案；(三)销毁采购档案时，应邀请公司涉及到相应档案的应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。第五节电脑化的管理(一)各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对(二)档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能(三)对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，(四)定期对系统使用人员进行培训最新的安全技术培(五)对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离(六)通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完第六节档案管理措施为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档(一)行政管理(二)人事管理(三)财会档案(四)生产经营管理(五)技术质量安全管理(六)基建档案(七)外来文件(八)声像档案(九)实物档案(十)其他档案。(一)归档的文件材料要完整、系统、准确。(二)归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易(三)存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联使用用黑色中性笔填写),字迹工整、清晰，装订整齐。(五)档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；(六)文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要(七)归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档(二)查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特(三)原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；八、档案的销毁第七节环境和安全防火管理二、档案库房内必须设有灭火器，并且定期进行更换、第八节其他规定(一)档案管理员未按规定填制档案资料接交单，办理档案接交手续，扣款50元；(二)在规定时间内未完成材料组卷或案卷不规范，扣款50元