2023集团合同管理制度

2024集团合同管理制度XXXX有限公司

合同管理方法

第一章总则

第一条为了规范公司合同管理工作，有效防范和掌握公司合同风险，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益，依据国家有关法律、法规，结合公司的实际状况，特制定本方法。

其次条本方法适用于以公司名义订立的各类合同。但公司出租铺面以及商品房买卖合同的签订根据公司规定执行，可不适用本制度。

第三条公司合同管理遵循“事前防范，事中监督，事后补救”的原则。

第四条本方法所称的合同是指公平主体的当事人（包括自然人、法人和其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

本方法所称合同不包括劳动合同和即时结清的买卖合同。

第五条本方法所称“重大合同”是指：

(一)合同标的金额为人民币100万元以上的合同；

(二)签订和履行将对公司的经营管理活动产生重要影响的合同，如投资合同、股权转让合同等；

第六条本方法所称“合同文件”指与合同的签订、履行、变更、解除和纠纷处理等相关的法律性文件。

第七条本方法所称“经办部门”是指详细承办合同的谈判、报批、签订和履行等事务的部门。本方法所称“承办人”是指经办部门指定的合同事务执行人。

第八条各部门负责人须指定一人负责合同事务。

第九条合同管理是指对合同立项、意向接洽、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审核会签、领导审批、签订、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、法律机构评估、立卷归档等全过程的管理。

其次章合同管理机构及职责

第十条公司财务部为合同的归口管理部门，专人负责合同管理事务。

第十一条公司财务部为合同的存档管理部门，专人负责存档合同的管理。

第十二条合同经办部门为合同管理的支持部门，部门负责人、承办人在其职责范围内负责合同详细执行。

第十三条合同签署完毕，一份合同原件附全套审批材料由财务部管理。

第十四条公司法务人员和财务部以及其他相关业务管理部门分别负责合同的法律和财务以及其他相关业务的专项审核。

第三章授权制度

第十五条公司对外签订合同，应由法定代表人签订或由其进行授权签订；授权代理人签订合同时，应签署书面授权托付书。

授权托付实行书面形式，授权托付书应载明代理人的姓名、代理人身份证号码、托付事项、代理权限和期限，由法定代表人签名并加盖公司公章后代理人方可在授权范围内履行职责。

第十六条托付代理人应在授权范围内行使代理权，禁止无代理权、超越代理权或者代理权终止后连续以公司名义对外签订合同。

第四章合同的订立

第十七条合同订立前，经办部门起草合同初稿，应对合同对方当事人的

主体、资信等状况审慎调查，防止恶意磋商、合同诈骗、自始履行不能等状况发生。

第十八条合同谈判分阶段进行，前期应收集有关情报、资料及相关政策法规，进行可行性分析，设计合作方案，商定合同的基本条款；当事人之间应反复协商，形成合同文本。

第十九条合同的起草

(一)合同应当优先采纳国家或者行业制定的合同示范文本；没有示范文本的，应本着公平互利的原则通过谈判协商确定合同文本。

(二)合同语言应符合下列规定

1.为防范市场风险及法律纠纷，合同文本要具有可执行性，须明确体现所约束的事项，并依据业务运作的实际状况明确界定双方的权利和义务；合同文本表达应当规范，用语力求简洁、精确     ，不存在歧义。

2.格式化合同文本中预留的价款及金额空格必需填满（很多据填写的空格必需划掉“/”或注明“以下空白”）。

3.合同当事方的名称应当使用营业执照或者身份证件所登记的法定称谓。

(三)合同一般包括以下基本内容：合同各方名称、住宅、标的、价款及金额、付款方式、履行期限、履行地点和方式、双方的权利和义务、违约责任，合同的解除、变更条件、合同有效期以及解决争议的方法等。

其次十条合同起草的留意事项

(一)建设合同须包括：工程范围、建设工期、中间交工的开工和竣工

时间，工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料设备的责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修和质量保证期间；

(二)选购合同须包括产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输

方式及运费担当、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；

(三)对于有质量保证和保修期的，应当有保证金以及保修期间事宜的商定；

(四)签订合同时，力争纠纷由我方所在地法院管辖。

其次十一条合同的审查

依据独立性原则，合同审查分为业务审查和法律审查。业务审查由业务部门和财务部门负责。法律审查由法务人员负责。

（一）业务审查的内容主要包括：

1、业务是否符合监管规定及公司的管理方法；

2、合同当事人是否具备开展相应业务的资质；

3、业务是否符合决策部门的决策意见；

4、业务条款能否接受及业务风险是否可控；

5、业务部门认为需要审查的其他内容。

（二）法律审查范围包括：

1、审查各部门报送的合同并出具法律意见；

2、对业务经营以及资产处置中的问题进行法律论证，出具法律意见；

3、其他需要法务人员审查的合同及法律文件。

4、各方当事人是否具有签约主体资格；

5、内容是否违反法律法规及相关规定；

6、法律要件是否齐备；

7、当事人权利义务关系是否明确、详细，条款之间是否存在冲突、是否

有歧义;

8、合同条款是否有效维护公司合法权益；

9、其他需要审查的内容。

（三）提交法律审查的合同原则上应符合下列要求：

1、业务主管部门对合同进行了业务审查，并形成明确意见；合同内容涉及事项超过业务主管部门权限的，需有供应决策部门领导的审批意见；

2、签订合同前已经开头履行的，实际履行的风险由业务主管部门负责；

3、合同是外文文本的原则上已附对应的中文文本；

4、视业务需要附背景状况说明；

5、需要同时附送的材料完备；

6、经法律审查的合同，因合同条款消失较大改动再次送法律部门审查时，应附此前出具的法律意见及相关书面说明。

7、法务人员应就合同是否存在法律风险，以及相应的防范、处理措施等出具法律审查意见：对于违法违规的，应提出明确的修改意见，业务部门应予接受；对于明显有悖于公正合理原则、特殊是不利于保证公司权益的，应明确指出可能对公司造成的损害；对于潜在的法律风险，应予提示。其次十二条重大合同的审批必需填写《合同审批单》，报批阅人审批。其次十三条合同审批权限

(一)一般状况下，。

(二)一般重大合同，。

(三)下列合同由董事长审批

合同金额超过100万元；投资1000万元以上的合作、合资协议；其它涉及公司重大资产处理的事项。

其次十四条合同的审批

(一)合同报批前，经办部门应当对合同事项进行评估，保证相关的交

易方式、交付条件等具有可操作性，保证合同的真实性、完整性及经济合理性。

(二)合同审批实行“一合同、一审批”原则，每份合同应单独履行一

次审批。

(三)经办部门报批合同，应照实说明公司合同利益及其他与签订合同

相关的状况。紧急合同审核，经办部门应与相关部门提前沟通。

(四)法务人员和财务部及相关业务部门应在职权范围内对合同出具独

立专项审核意见并对所提出的审核意见负责。

公司全部合同必需经过法务和财务的审核。

其次十五条经办部门向有关部门提交合同审核时，应预留1～2个完整工作日供其审核。特别合同可延长至5日，重大简单合同可延长至10日。

其次十六条合同审批过程，经办部门需修改合同内容的，应重新提请审核，审核期限重新计算。

其次十七条合同对方当事人履约力量或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必需签订合同的，应要求其供应有效的担保，并对担保人及担保方式进行必要的审查。

其次十八条合同审批完毕同意签订的，由经办部门负责组织签订。当消失新状况直接影响签订合同或导致签订合同可能损害公司利益的，经办部门应中止签订合同，同时向合同审批人报告，由合同审批人处理。

其次十九条合同必需采纳书面形式订立。

签订合同时，应要求对方出示法定代表人的证明书，如由代理人签订的，应出示授权托付书，并将对方营业执照副本、资质证明（核对原件，留存复印件）和法定代表人的证明书、授权托付书列为合同附件保存。

签订合同原则上应由对方先行或双方同时签字盖章。

单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第三十条禁止合同履行在先，签订在后的行为。

第五章合同的履行

第三十一条合同履行涉及公司多个部门或其他下属单位的，经办部门应当准时、精确     地向有关部门或公司发出合同履行帮助通知，告知合同履行时需要帮助的内容，有关部门应乐观协作。

第三十二条合同依法签订生效后，承办人应准时检查、了解履行状况，并向经办部门负责人汇报。

第三十三条承办人发觉对方不履行或不完全履行合同时，应在法定、商定或合理期限内以法定、商定或其他书面方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定、商定或合理期限内以法定、商定或其他书面方式予以答复。

第三十四条经办部门向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经法务人员审核，并由经办部门合同管理员备案。

第三十五条对方消失下列情形之一的，合同经办部门可提出中止履行合同：

(一)经营状况严峻恶化；

(二)转移财产、抽逃资金，以躲避债务；

(三)丢失商业信誉；

(四)有丢失或者可能丢失履行债务力量的其他情形。

中止履行合同应经法务人员审核，报合同审批人批准。

第三十六条当事人应当按商定全面履行合同。如因我方缘由导致合同不

能履行或不能完全履行的，承办人应当将有关状况准时向所在部门负责人、合同管理员和法务人员报告，同时实行补救措施，削减损失。

第三十七条遇有不行抗力等影响合同履行的因素时，承办人应当准时将有关状况向所在部门、法务人员报告，并于不行抗力大事发生当日或3日(含本数)内以书面形式通知对方，同时收集有关证据。

第三十八条合同订立后，不得因经办部门或承办人的变动而影响合同履行；在合同履行过程中，经办部门或承办人变更时，应办理交接手续。

第三十九条合同履行完毕，承办人应将协议书、合同书、各类票据、书面字据、对方的营业执照复印件、代理人授权托付书等合同文件准时移交合同相应部门管理。

第六章合同的变更、解除

第四十条合同在履行过程，非法定或商定情形需变更或解除合同的，应与对方协商全都并签订变更或解除协议。

第四十一条消失以下情形之一的，应准时行使合同解除权：

(一)因不行抗力致使不能实现合同目的;

(二)在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;

(三)当事人一方拖延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;

(四)当事人一方拖延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的;

(五)法律规定或合同商定行使解除权的其他情形。

第四十二条变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。

第四十三条我方向对方发出的中止合同、解除合同、质量异议及声明对方有其他违约的通知，应书面送达对方，由对方签收后我方应将签收资料归案保存；对方拒不签收的，须采纳其它方式送达，并保留证据。

第四十四条一方未按期限履行合同的，承办人应向经办部门负责人汇报，主动追索债权，避开消失坏帐、死帐等情形；同时经办部门应准时与法务人员沟通，出具处理法律意见，削减可能消失的诉讼。

第七章合同纠纷的处理

第四十五条当合同发生纠纷时，经办部门应准时向公司分管领导汇报，听取法务人员的意见。采纳协商、调解方式解决的，应依合同签订程序签订书面协议；协商或调解不成的，可依合同商定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

法务人员可依据状况，提出是否需外聘法律机构的建议，公司打算外聘法律机构的，由法务人员负责办理。

第四十六条纠纷发生后，承办人应准时向所在部门、合同管理员和法务人员递交合同纠纷说明，同时应快速收集下列有关证据(原件或复印件)：

(一)合同文件(包括变更、解除合同的协议、电报、电传、传真、信函、图表、视听资料、广告、授权托付书，介绍信及其他有关资料等)；

(二)验收、发票等有关票证票据；

(三)货款的承付、托收凭证、完税凭证、有关财务账目；

(四)质量标准的法定或商定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

(五)证人证言；

(六)其他证据材料。

第四十七条纠纷处理完毕后，由法务人员负责向法定代表人或法定代表人授权的领导报告。重大合同的纠纷处理，法务人员应随时报告进展状况。

第四十八条双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，经办部门应督促该文书的履行。

第四十九条对方当事人在规定期限届满后没有履行调解书、判决书及仲裁书等规定义务的，经办部门应准时通知法务人员，由法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行。

第八章合同监督

第五十条经办部门应自觉接受公司办公室对合同管理工作的监督、

检查、指导。

第五十一条合同管理实行可追溯原则，原合同经办部门负责人、合同承办人职位调动的，应对其执行管理原合同期间的职务行为担当责任。

第五十二条有下列状况之一，给公司造成损失的，按情节轻重，由公司对经办部门、承办人及相关法务、财务等相关人员进行责任认定并予以相应处分；违反国家法律，给公司造成重大损失的，移交司法机关处理：

1.未按本方法签订合同的；

2.未完全、完整按已经批准的文本内容签订合同或擅自修改文本内容的；

3.签订有重大缺陷或无效合同，导致公司损失的；

4.未依法律和本方法变更或解除合同，导致公司损失的；

5.丢失合同文本及相关文件的；

6.供应虚假资料的；

7.超越授权或滥用授权签约的；

8.发生纠纷后，隐瞒或不准时向有关部门汇报或不准时实行措施并造成公司损失扩大的；

9.有关法律性文