办公室实务（第2版）试题及答案 项目三 办公室时间管理答案

项目三办公室时间管理任务一：一、判断题，在括号内对的填√，错的打×1．秘书时间管理的原则要事必亲躬。（√）2．ABC时间管理分类法表现为“关键的少数，次要的多数”的规律。自觉运用这一规律，把80%的时间，用在20%的工作上，往往能用一二分努力，获得八九分成果。（√）3.时间表的分类包括年度时间表、季度时间表、月时间表。（×）4.编制时间表要留有余地，不要太满。活动与活动之间要有一定的时间间隔，以避免时间冲突。（√）5.周时间表是在月计划的基础上制定的，表中内容常在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商活动安排，加上平时收集的信息，由秘书填写在固定的按周一至周五并分上下午时间的表格中，经被授权人过目审定后印发相关人员。（√）二、应用题（一）建平公司2022年销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要在上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月的最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精神；八月第一周的星期一还要面试3位营销员；九月的前两周希望安排休假。根据以上精神，请你协助经理制定一份时间表。答案：第三季度会议时间表（2022.7—9）七月份八月份九月份第一周上海会议周一上午：面试3位营销员（公司小会议室）休假第二周上海会议香港会议休假第三周周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室）第四周周五（上午）部门会议周三：公司办公会议（公司大会议室）；周五（上午）部门会议周五（上午）部门会议（二）项目经理王总主管公同所有新项目，周一上班，下面是一天来他所要接触的事情，

请按照四象限法进行划分，并在后面标明。1.周一例会2.下周展会准备3.上周工作报告4.重大项目谈判5.收广告信函6.同事求助7.接受专业培训8.同事闲聊9.总经理办公会10.接到广告电话11.培训朋友来访12.项目关键资源短缺导致项目暂停13.下期重大项目人员招聘14.上网冲浪15.接待甲方领导16.了解项目进程答案：时间四象限法4.重大项目谈判9.总经理办公会12.项目关键资源短缺导致项目暂停15.接待甲方领导2.下周展会准备7.接受专业培训13.下期重大项目人员招聘16.了解项目进程1.周一例会3.上周工作报告6.同事求助11.培训朋友来访5.收广告信函8.同事闲聊10.接到广告电话14.上网冲浪简答题（一）秘书时间管理的一般原则有哪些？1.用精力最佳时间干最重要的工作。2.消费时间要计划化、标准化、定量化。3.保持时间上的弹性。文武之道，一张一弛。4.反省浪费的时间。5.保持时间利用的相对连续性。6.一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。7.严禁事必亲躬。事必亲躬是小生产的管理方法。8.坚持从现在做起的信念。9.保留自我时间管理的最低批量时间。（二）ABC时间管理分类法（或称重点分类法）要把有限的时间科学地分配在自己所掌握的那个系统的关键上，只让少数重要的工作占用自己宝贵的时间，这样才能更好地实现预定的目标，这就是ABC时间管理分类法的根据。一般来说，事物80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数，次要的多数”的规律。自觉运用这一规律，把80%的时间，用在20%的工作上，往往能用一二分努力，获得八九分成果。任务二：判断题，在括号内对的填√，错的打×1.秘书手工的工作日志的填写需要提前了解上司工作和活动的信息，之后在上司和自己的日志上填入，并于当日一早再次确定和补充。（√）2.秘书手工填写的工作日志只需要秘书手里有一本即可。（×）3.日志管理工作中要了解上司的工作作风和生活习惯，科学合理地安排上司的各项活动，注意让上司劳逸结合。（√）4.养成早晚与上司日志核对信息的习惯，及时更新信息，及时提醒上司相关内容，提前做好相关辅助工作。（√）5.可以把上司日志交给其他领导取阅。（×）应用题（一）你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理要你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：1.上午举行董事会议，所有经理都参加2.上午给参加员工培训课的新员工讲话3.中午与A公司的董事长马××与夫人共进午餐4.下午前往B公司拜会市场开发部的经理高××5.下午会见C公司的销售部经理张××注意：在早上要预留一小时的时间处理日常工作;尽量不要在星期一的早上安排上司的约会;在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上;安排约会时间不要过于紧凑，注意酌留弹性。答案：只要工作内容无遗漏、符合注意要求即可如：工作日志年月日（周一）时间内容地点备注8：00——9：00处理日常事务9：20——9：40给新员工讲话10：00——11：00董事会11：30——12：30与A公司的董事长马××与夫人共进午餐12：30——13：3013：00——14：00会见C公司的销售部经理张××14：00——15：0015：00——16：00前往B公司拜会市场开发部的经理高××16：00——17：00（二）根据下面某经理工作日志的内容，填写一份某经理秘书的工作日志。某经理工作日志2021年9月28日星期二时间工作内容备注9:00部门负责任人例会小会议室10:00接待光达厂负责人高经理，协商工程进度方面问题经理办公室11:30出发到锦江饭店与重要客户王先生共进午餐司机小王在公司门口等候14:30审阅显影液项目投标书15:00为参加郑州的经销商招聘会做准备16:00去机场司机小王在公司门口等候某经理秘书工作日志2021年9月28日星期二时间工作内容备注8:00检查9:00部门负责人例会材料，并为上午经理与光达厂高经理的会谈准备相关事宜9:00部门负责任人例会小会议室，带相关会议文件10:20打电话到锦江饭店，确认预定房间、座位午餐在12:00，“兰亭”包间11:00电话提醒司机小王在公司门口等候，并嘱咐下午送经理去机场的事宜11:20提醒经理准备出发与重要客户王先生共进午餐12:00经理与王先生一行共进午餐，餐间服务14:00向经理提供审阅显影液项目投标书的相关资料15:00为经理参加郑州的经销商招聘会做准备，检查所带资料、机票等16:00送经理去机场司机小王在公司门口等候三、简答题（一）上司工作日志填写的信息内容有哪些？无论手工填写日志还是电子工作日志，填写的信息内容应相同。上司日志内容通常包括：1.上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。2.上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。3.上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。4.上司个人的安排，如去医院看病等，秘书应保证不在这段时间为上司安排其他事宜。5.上司私人的信息，如亲属的生日，秘书应提醒上司准备生日卡或礼物。（二）秘书工作日志的填写内容有哪些？1.上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，如为上司参加某某会议准备发言稿、会议议程、订机票，为上司的某某会谈草拟合同和订餐等。2.上司交办自己的工作，如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。3.自己职责中应做的工作、活动，如撰写半年工作总结、参加值班等。任务三：一、判断题，在括号内对的填√，错的打×1.尽量不要在星期一上午或星期五的下午，以及节假日前后的那些日子里安排约会。（√）2.可以在上司出差回来当天安排约会。（×）3.月会安排要配合上司的时间表。（√）4.对于上司的约会日程安排表不要随意乱发，一般来说，给上司、有关科室和汽车司机各一份，自己留一份。但给科室和司机的约会日程安排表，内容不能太详细。（√）5.重要的或紧急的，但不是既重要又紧急的约会——可安排最近的时间约见。（×）二、应用题（一）分析下面内容，谈谈张秘书的这种处理方法是否合理？张秘书在接到一位重要客户电话后，要请示领导该如何处理与客户的事宜。此时领导正在会见一位来自外的客商，洽谈2022年春季电视产品的出口事宜。这时，张秘书就敲门请总经理出来，并请总经理马上给那位客户去个电话，给予答复。答案：张秘书的这种处理方法不够合理。一是没有区分轻、重、缓、急，领导正在会见一位来自外国的客商，洽谈2022年春季电视产品的出口事宜属于重要又紧急的事项，不易被打断，应该和重要客户再约定时间处理与客户的事宜。二是在接到一位重要客户电话后没有协助上司搜集有关信息，不能提供很好的建议。（二）阅读下面内容，谈谈张小姐为什么被辞退？上周，公司新来了一位秘书张彦小姐，她性格开朗，办事风风火火。一天，经理叫张秘书进来，想知道上午有什么必须汇报给他的事情。张秘书赶紧到经理的办公室去。一进门，她就大声问：“什么事，老总？”“请把上午重要的来电讲一下，张小姐。”“哦，蓝星公司经理来电，说他刚从德国访问回来，只是告诉您一下。还让您问张副经理好。”“嗯？”经理又问：“还有吗？”“您太太中午来过电话。”“什么事？”“让您回电话，两点以前，别忘了。”“没有了？”“没有了。”张小姐看看记录。“我明天有一个重要的会要开，你通知黄星公司约会推迟了没有？”“哎呀，糟糕，忘了。”“忘了？那可是明天的约会，你……还不快去通知！”经理挥了挥手，自己又忙着处理其他事务了。张小姐赶紧去打那个险些误了事的电话。周末工作会上，经理要求人事部门重新聘请个称职的秘书来。点评：作为文秘人员，最大的职责就是将办公室里多而杂的问题和事情安排好，让上司将更多的精力投入到重要的事情中，可张小姐无法安排好一天的工作，连取消约会的事情都要经理分神，难怪经理要辞退她了。三、简答题（一）约会安排的原则有哪些？1．配合上司的时间表。2．要区分轻、重、缓、急，合理安排约见3．留有弹性，不可太紧或太松（1）约会时间要错开，不可太紧或太松不要犯这样的错误，在安排约见时间时，要在每次约见之间留出10～15分钟的机动时间。（2）远期安排或答应的约会，时间不能太确定未来是难以预料的，对于远期安排或答应的约会，时间不能太确定，因为届时也可能会因情况有变而更改约见时间。4．约会的内容要适当保密对于上司的约会日程安排表不要随意乱发，一般来说，给上司、有关科室和汽车司机各一份，自己留一份。要注意的是，给科室和司机的约会日程安排表，只有文秘人员自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细。5．要做到内外兼顾要留出专门的时间让上司来了解本公司生产经营状况，及时处理业务中的各种矛盾和问题，把握本公司的发展。文秘人员应该知道上司每天大概有多少文件需要批阅，并在每天留出一定的时间让上司及时处理文件。6．约会前要协助上司搜集有关信息约见应当是有准备的，越是重要的约见，越要准备好，以使上司事先能做到心中有数