残疾人托养服务服务档案管理方案

第一节档案管理人员及职责 2一、档案管理部门职责范围  2二、档案工作人员岗位职责 2三、档案管理人员配备 5第二节档案管理流程 5一、目的 5二、适用范围 5三、术语和定义 6四、职责 6五、工作程序 7第三节档案管理制度 20一、档案管理的范围  21二、档案的管理部门  21三、档案的分类  21四、归档要求  22五、档案的查阅和借阅  23六、档案的移交  24七、档案的保管  24八、档案的销毁  25九、托养对象身故时应急预案 25十、火警火灾事故应急预案 26十一、托养对象触电时应急预案 28十二、停电和突然停电时应急预案 30十三、停水和突然停水时应急预案 32十四、院内泛水时应急预案 33十五、发生台风、雷雨时应急预案 35第一节档案管理人员及职责一、档案管理部门职责范围 1.负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。 2.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本单位档案管理制度。 3.负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。 4.做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。二、档案工作人员岗位职责（一）公司分管档案工作的领导的档案管理职责 1.主管公司的档案管理工作，熟悉并贯彻执行《档案法》等法律、法规、条例和规定。 2.掌握档案信息情况，组织推广档案信息的开发利用，解决公司档案管理中的重大问题。 3.督促档案管理部门建立健全档案管理制度，配置适宜保管档案的库房和设施，采用现代先进的技术设备，确保档案管理的有效进行。 4.听取档案管理部门关于档案工作的汇报，了解情况，检查、指导档案管理工作。 （二）档案管理部门负责人管理职责 1.在上级业务部门和本单位分管档案工作的领导的指导下，负责档案业务工作的管理，定期召开档案管理工作会议，传达上级指示精神，布置、检查、总结工作。 2.带头贯彻执行国家《档案法》等法律、法规、先例及规定，组织制订公司档案管理制度。 3.根据上级业务部门及公司的工作安排，负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划，熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量，安排和组织好档案管理的业务培训，不断提高业务水平。 4.及时检查和总结档案管理工作，经常向主管领导汇报工作。（三）档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责 1.在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。 2.熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。3.保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。 4.努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。 5.协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。6.严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。 7.参加有关项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。 8.负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。9.积极完成领导交办的其它工作。（四）各部门或单位负责人档案管理职责 负责抓好本部门或单位的档案工作，检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料，按要求定期向档案管理部门移交归档。 （五）各部门或单位兼职档案员档案管理职责 1.做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。2.及时将文件材料归档，按各类档案的归档范围和归档时间，定期向档案管理部门移交。 3.积极参加公司档案管理网络组织的各项工作、学习活动。4.严格遵守上级和公司的档案管理制度，做好保密工作。三、档案管理人员配备我公司成立档案管理部门负责公司重要文件档案的收录和整理，并对采购单位的相关档案进行收集，以便更好地为采购单位拂去，我公司具体档案管理人员名单如下表：序号姓名年龄专业职务备注123456第二节档案管理流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1.档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2.档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政人事部：1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员：1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2.向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4.财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；（三）各部门档案主管人员负责部门档案的管理。（四）各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序（一）档案资料的收集1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。（1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。（2）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。（3）档案资料的日常管理：①电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。②文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。③文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。（4）档案借阅①借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；②档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；③借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；④借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；（5）档案销毁①对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。②执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1.档案资料的归档范围（1）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；（2）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本单位有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；（3）本单位与其他单位来往的文书及权益文书等；（4）公司领导的批示、指示等；（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（6）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；（7）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；（8）本单位与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；（9）本单位干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本单位员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；（10）本单位发布的各类广告、宣传材料；（11）本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（12）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；（13）财务档案资料；（14）各种实物档案；（15）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1.归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2.一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。3.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。4.子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。5.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资料的归档时间1.即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：（1）公司规定的密级文件；（2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；（3）合同、协议书等正本及过程资料；（4）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；（5）其他认为需要即时归档的资料。2.定期归档（1）部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；（2）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；（3）电子声像档案的归档①重要电子声像档案应实时进行、随办随归。②一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。③每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，单位往来发文，人事方面的各种文件，公司内部人员任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三级普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、电话记录、维修登记、材料收发、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管、档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修三年（六）部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。（七）档案移交公司的流程1.经办部门检查文件或档案，编制移交清单；2.行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；3.档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；（八）档案保管1.档案编号（1）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。（2）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。（3）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。（4）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。（5）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。2.附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注移交目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号:日期：移交性质

□离职□调岗□归档档案所属年度

档案类别保管期限数量永久长期短期

合计

移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号:日期：借阅部门借阅人借阅部门经理总经理行政人事部部门经理使用目的序号借阅内容复印借阅归还日期备注档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案管理流程：相关部门/部门负责人行政人事部分管总监/总经理审核验收nshou配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料审核验收nshou配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度审核验收nshou是审核验收nshou是否第三节档案管理制度为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：   一、档案管理的范围 本单位所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。   二、档案的管理部门 公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。   接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。三、档案的分类 在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：1.行政管理2.人事管理3.财会档案4.生产经营管理5.技术质量安全管理6.基建档案7.外来文件8.声像档案9.实物档案10.其他档案。 财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。 实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。 以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。   四、归档要求 1.归档的文件材料要完整、系统、准确。 2.归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。3.存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。 4.档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。 5.档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 6.文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。7.归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。五、档案的查阅和借阅 （一）查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。 （二）查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。 （三）原则上本单位内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点： 1.借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找； 2.按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；3.要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；4.所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；5.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚； 6.档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；7.调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。   六、档案的移交 档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。   七、档案的保管 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。百度对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。八、档案的销毁 公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。 九、托养对象身故时应急预案（一）目的在托养对象发生身故事件时，及时协助家属处理好托养对象身故时的事务。（二）操作流程1.发生托养对象疾病后，经120医生抢救无效情况时；2.医院医生开具死亡通知书，护理主管通知托养对象家属、中心主任；3.医护小组了解家属是否需要其他协助，如：殡仪服务等；4.记录托养对象死亡处理事件；5.安抚托养对象家属，协助家属做好托养对象遗物整理等。（三）注意事项1.注意观察120医生抢救托养对象的全过程，包括医生给托养对象的身体检查项目、抢救措施，托养对象的生命体征等；2.准确记录整个事件的发生、发展的过程及时间。十、火警火灾事故应急预案（一）目的为了及时有效的在火灾发生时，最大限度保护院内托养对象的安全，将损失减到最低程度，维护院内秩序。（二）处理措施1.发现火灾后迅速判断火情，报119火警中心、120救护中心，向行政总值班汇报，并通知中心主任到现场进行指挥；2.院内各楼面安全疏散引导员引导抢救托养对象，将托养对象安全疏散到安全的地方，护理主管及办公室人员在广场安抚、照顾托养对象；3.中心主任总指挥，后勤主管负责带领后勤部进行现场灭火；4.门卫接引消防队员到现场，并向其简单描述灾情；5.劝阻无关人员不得进入现场，如有伤亡托养对象立即由救护中心送至附近医院就医；6.由院内行政人员负责保护现场，收集发生火灾时的证物，为事故调查提供依据；7.根据院领导的要求，向上级主管报告，并总结事故发生的原因进行分析、总结，对安全隐患地进行重点排查。（三）注意事项1.工作人员要保持冷静，不要惊慌失措引起托养对象混乱；2.稳定托养对象情绪，不要留在危险地带，劝阻托养对象回火灾现场拿遗留物品；3.如有可能应尽力扑救，控制火势蔓延；4.除报警外，不使用电话；5.除不得已，不敲窗跳楼或随意开窗；6.离开现场时，应随手把经过的门关上；7.如被烟笼罩或眼见度低，应俯地沿墙慢慢爬行或去另一通道，应用湿毛巾包住口鼻等部位；8.发现因电失火决不能用水灭火；9.如正处在室内，发现烟从门缝进来，应先用手在们得上部试探一下，如感受很烫，说明门外正在燃烧，不要开门，应采取措施防止烟雾进入；10.疏散人员要走安全通道；11.托养对象疏散秩序按先自理托养对象，后全护理托养对象的原则，全护理托养对象在移动的过程中必须有护理员陪同。十一、托养对象触电时应急预案（一）目的托养对象在发生触电情况时，能得到及时的救治，挽救生命、减少不必要的损失。（二）操作流程1.第一个发现托养对象触电的人员，立即切断电源，（手动切断电源或用木棍等）通知安全管理员；2.检查托养对象身体情况，如托养对象发生心跳、呼吸停止等情况，立即就地进行心肺复苏抢救，通知医护小组，向行政值班人员汇报；3.经医护小组工作人员判断后，根据托养对象受伤情况，拨打120急救电话派人送托养对象去医院治疗；4.向院领导汇报，并跟踪事件全过程；5.通知家属，并告知托养对象具体情况，做好沟通、安慰工作；6.安全管理员和护理主管对整个事件进行详细了解，对事件发生地进行安全排查工作，找出事件发生原因，并记录；7.向中心主任汇报情况；8.托养对象从医院转回服务中心后工作人员按照医嘱照顾托养对象（给托养对象准备营养汤）直至托养对象身体情况稳定；9.对整个事件的发生进行具体分析、总结，学习。（三）注意事项1.在未切断电源前，不可接触触电者身体；2.稳定托养对象、家属的情绪，要求每位员工不得以个人名义向外扩散消息，以免引起不必要的混乱；3.如有家属来院探视，由护理部做好家属的思想工作和接待工作；4.如果有新闻媒体要求采访，必须经过中心主任同意，未经同意，任何人不得接受采访，以避免报道失实。（四）托养对象触电时应急处理程序图十二、停电和突然停电时应急预案（一）目的为了有效应急处置院内可能发生的停电或突然停电事件，合理安排院内托养对象的基本生活，确保正常的工作秩序和有力的后勤保障，使事故处理工作高效、有序地进行，最大限度地减轻事件对我院造成的影响，维护院内稳定。（二）操作措施1.接到上级领导的停电通知后，立即在院内发布停电通知并且告知托养对象及员工具体的停电日期，准备应急手电筒并且做好应变工作；2.发生突然停电时，立即通知后勤部相关负责人，行政总值班；3.进行抢修及汇报，立即通知中心主任及致电电力局查找停电原因，如有需要马上请人维修；4.检查应急照明灯，手电筒是否备足，确保使用；5.护理员必须照顾好托养对象安全，及时检查托养对象情况；6.对事件进行分析，总结，必要情况下进行教育学习。（三）注意事项1.加强巡逻，及时安抚托养对象的情绪，并劝阻托养对象在房间内点蜡烛，保障托养对象安全；2.停电后，应立即关闭正在使用的电器，严禁私自使用电器；3.如遇夜间或特殊情况，托养对象必须在护理员的陪同下活动。（四）停电和突然停电的应急处理流程图十三、停水和突然停水时应急预案（一）目的为有效、及时的处理停水及突然停水事件。减少停水时对我院的影响及造成的损失，维持正常的工作秩序，能在发生故障时最大程度的保证院内托养对象