会议信息资源库管理制度

会议信息资源库管理制度第一章总则

一、为加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据公司相关规定，特制定本制度。

二、本制度适用于公司各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，注重实效；

2.精简会议，简化程序；

3.明确议题，充分准备；

4.严肃认真，尊重他人；

5.及时反馈，跟踪落实。

四、公司设立会议信息资源库，对会议资料、纪要、决议等进行统一管理和归档，确保信息共享和查阅。

五、各部门应按照本制度要求，认真组织、参加各类会议，确保会议目标的实现。

六、违反本制度规定，造成不良后果的，将按照公司相关规定，追究相关人员责任。

七、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修改，由公司总经理办公会研究决定。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型及参会人员范围。

2.制定会议议程，包括会议议题、预计时间、主持人等。

3.通知参会人员，确保会议时间、地点等信息准确无误。

4.准备会议资料，包括议题相关文件、数据报告等，并于会前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议主持人负责维护会议秩序，确保会议按照议程进行。

2.各议题负责人对议题进行详细阐述，包括背景、现状、解决方案等。

3.参会人员就议题展开讨论，充分发表意见和建议。

4.会议主持人总结各方观点，形成会议决议。

三、会议决议

1.会议决议应明确、具体，具备可操作性。

2.记录会议决议，包括主要观点、措施、责任人和完成时限等。

3.会议决议应征求参会人员意见，并由主持人宣布通过。

四、会议纪要

1.会议结束后，由专人负责整理会议纪要，详细记录会议内容、决议等。

2.会议纪要应真实、准确、完整，并于会后的一个工作日内发送给参会人员。

3.参会人员对会议纪要内容有异议的，应在收到会议纪要后的两个工作日内提出，并由会议纪要整理人进行核实和修改。

五、会议后续工作

1.跟踪落实会议决议，责任人按照完成时限推进相关工作。

2.定期检查会议决议落实情况，对未按期完成的任务进行催办。

3.将会议决议落实情况纳入工作考核，对表现优秀的个人或团队给予表彰和奖励。

六、会议反馈与改进

1.参会人员可就会议组织、议题讨论、决议落实等方面提出意见和建议。

2.会议组织者应认真听取反馈，不断优化会议流程，提高会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，由会议主持人或指定负责人进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要应尽快发布，最迟不得超过会议结束后的两个工作日。

3.会议纪要应通过公司内部通讯系统、邮件或公告等形式，确保所有参会人员及相关部门能够及时接收。

二、会议决议的分解与责任分配

1.根据会议纪要，将会议决议分解为具体的行动计划，明确每项行动的责任人、完成标准和时限。

2.责任人应明确了解自己的任务要求，并签字确认，以确保对决议的理解和承诺。

三、会议决议的跟踪机制

1.建立会议决议跟踪表，记录每项决议的执行状态、进度和遇到的问题。

2.定期召开会议，对决议落实情况进行检查和评估，及时发现并解决问题。

四、会议决议的反馈与报告

1.责任人需定期向会议主持人或指定负责人报告决议执行情况。

2.对于重要或紧急的决议，应实时反馈执行进度，确保信息畅通。

五、会议决议的监督与评估

1.建立监督机制，对会议决议的执行过程进行监督，确保决议得到有效落实。

2.定期对会议决议的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

六、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，便于查阅和追溯。

2.建立会议纪要信息库，对历次会议纪要进行统一管理和利用，为决策提供支持。

七、未完成决议的处理

1.对于未按期完成的决议，应分析原因，制定相应的补救措施，并重新设定完成时限。

2.对因主观原因导致决议未完成的责任人，应视情况给予相应的处罚或警示。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由各部门提前向行政管理部门提交申请。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便行政管理部门合理安排会议室资源。

3.行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议需求得到满足。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得提前占用或延迟退场。

2.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，并在会议结束后将垃圾带走。

3.使用会议室时，应爱护室内设施，如遇设备故障，应及时通知行政管理部门。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，责任人应进行功能检查，如有问题及时报修。

3.严禁未经授权的人员私自拆卸或携带会议室设备。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置适当的安全设施，如灭火器、消防疏散图等。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆物品，确保消防安全。

3.会议内容涉及公司机密时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室环境卫生

1.行政管理部门定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境卫生。

2.会议室内应提供足够的垃圾桶，便于参会人员投放垃圾。

3.参会人员应共同维护会议室环境卫生，共同营造良好的会议环境。

六、会议室使用反馈

1.使用会议室的部门或个人如有意见和建议，可向行政管理部门反馈，以便持续改进会议室管理。

2.行政管理部门应定期收集会议室使用情况，优化会议室资源配置，提高使用效率。

第五章附则

一