公司会议场所使用管理制度

公司会议场所使用管理制度第一章总则

一、目的与原则

本制度旨在规范公司会议场所的使用，提高会议效率，确保会议的有序进行。使用公司会议场所应遵循高效、节约、环保的原则，保障公司资源的合理分配与利用。

二、适用范围

本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目组会议等。涉及会议场所的预定、使用、管理等方面的活动，均应遵守本制度。

三、权责分配

1.会议组织者：负责会议的筹备、通知、召开及会议纪要的整理，并对会议场所的使用负责。

2.会议参与者：按时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论，并对会议决议的执行负责。

3.行政部门：负责会议场所的预订、协调、管理及维护，保障会议场所的正常使用。

四、制度修订

本制度根据公司业务发展及管理需要，适时进行修订。修订后的制度经公司领导审批后公布实施。

五、制度解释

本制度的最终解释权归公司所有。如有疑问，请向行政部门咨询。

六、实施日期

本制度自公布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议的目的、议题和预期成果。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.通知参会人员：提前发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容，并要求回复确认。

4.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料、报告、数据等，整理成会议材料，并在会前分发。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.议题讨论：按照会议议程逐项进行讨论，各参会人员充分发表意见，形成共识。

4.决策与表决：对会议议题进行决策，必要时进行表决，形成会议决议。

三、会议记录

1.会议纪要：指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论过程、决策结果等。

2.纪要整理：会议结束后，及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.纪要审批：将会议纪要提交给会议组织者审批，确保纪要内容的准确性。

四、会议通知与反馈

1.发布会议纪要：将审批通过的会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和决议。

2.跟进与落实：会议组织者负责跟进会议决议的执行情况，及时解决问题，确保会议成果的落实。

3.反馈机制：建立会议反馈机制，收集参会人员对会议组织、议题讨论、决议执行等方面的意见和建议，不断优化会议流程。

五、会议总结

1.会议效果评估：对会议成果、参会人员满意度、会议组织等方面进行评估。

2.总结经验教训：总结会议中的成功经验和不足之处，为今后会议的改进提供借鉴。

3.持续改进：根据会议总结，对会议管理制度和流程进行修订和完善。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后的一定工作日内完成整理，并由会议组织者进行审批。

2.审批通过的会议纪要应及时通过公司内部通讯系统、邮件或公告板等方式发布，确保所有相关人员能够及时获取。

3.会议组织者应确保纪要内容传达至每一位参会人员及与会议决议执行相关的部门和个人。

二、决议任务的分配与执行

1.会议纪要中应明确各项决议的具体任务分配，包括责任部门、责任人、完成时限等。

2.各责任部门和个人应根据会议纪要中的要求，制定详细的执行计划，并按计划推进实施。

3.会议组织者应定期检查决议执行进度，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

三、进度汇报与监督

1.各责任部门和个人应定期向会议组织者汇报决议任务的执行进度，包括已完成的任务、正在进行的任务及存在的问题。

2.会议组织者应对进度汇报进行分析，对执行不力的部门和个人提出整改要求，并监督整改措施的落实。

3.对于重大决议或关键任务，会议组织者应建立专项监督机制，确保决议的有效执行。

四、反馈与评估

1.会议组织者应建立反馈渠道，收集参会人员及执行部门对会议纪要内容、执行过程和结果的反馈意见。

2.定期对会议决议的执行情况进行评估，分析存在的问题，总结经验教训，为改进会议管理和决策提供依据。

3.根据评估结果，对会议纪要的跟踪落实流程进行优化，提高会议决策的执行力和效率。

五、激励机制

1.对于执行效率高、成果显著的部门和个人，给予表彰和奖励，激发员工积极参与会议决议执行的积极性。

2.建立长效激励机制，将会议决议的执行情况与部门绩效和个人考核挂钩，促进公司整体执行力提升。

第四章会议室管理规定

一、预订与管理

1.会议室预订：各部门需提前向行政部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订审核：行政部门根据预订申请进行审核，确保会议室合理安排，避免冲突。

3.会议室分配：行政部门根据会议需求和会议室实际情况，合理分配会议室资源。

二、会议室设施与维护

1.设施配置：会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板等。

2.设施检查：会议前，行政部门应对会议室设施进行检查，确保设备正常运行。

3.设施维护：定期对会议室设施进行保养和维修，保障会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，清理垃圾，保持会议室整洁。

3.未经允许，不得随意移动会议室内的设备，以免影响他人使用。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用过程中，应确保消防安全，遵守公司消防安全规定。

2.会议室内涉及公司机密内容的讨论，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.会议室门禁管理：行政部门负责会议室的门禁管理，确保会议安全进行。

五、会议室资源优化

1.提高会议室使用率：通过合理安排会议时间、优化会议流程等方式，提高会议室资源的使用效率。

2.节约成本：合理配置会议室设施，避免过度投入，降低公司运营成本。

3.持续改进：根据会议室使用情况，不断优化管理规定，提升会议室服务质量。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本