社会团体会议管理制度

社会团体会议管理制度第一章总则

为确保社会团体会议的规范化、高效化，提高会议质量和决策效能，制定本会议管理制度。本制度适用于社会团体召开的各类会议，包括但不限于会员大会、理事会、常务理事会、专业委员会会议等。

一、会议目的

1.社会团体会议旨在加强组织内部沟通与协作，提高工作效率，促进团体发展。

2.会议应围绕团体宗旨和业务范围，确保议题具有针对性、实用性和创新性。

3.会议应充分发挥集体智慧，为团体决策提供科学依据。

二、会议原则

1.公开透明：会议内容应公开，确保会员和相关部门的知情权。

2.集体决策：会议应充分发扬民主，尊重多数人意见，确保决策的科学性和合法性。

3.高效务实：会议应注重实效，简化程序，提高议事效率。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间和周期召开的会议，如年度会员大会、理事会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专项工作协调会、紧急情况应对会等。

3.专业委员会会议：针对特定领域或议题召开的会议。

四、参会人员

1.会议参会人员应具备相应的资格和条件，确保会议的专业性和权威性。

2.参会人员应按时参加各项会议，因故不能参加的，应提前请假并说明原因。

3.参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，为团体发展建言献策。

五、会议组织与管理

1.会议的组织和管理应由专人负责，确保会议的顺利进行。

2.会议通知应提前发布，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员等。

3.会议资料应提前准备，确保参会人员对议题有充分的了解。

六、保密规定

1.会议涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的内容，应严格按照相关法律法规进行保密。

2.参会人员应签订保密协议，违反保密规定者应承担相应责任。

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由社会团体理事会负责解释。后续章节将针对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是社会团体会议的详细流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据团体发展需要和当前工作重点，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议题等，并报理事会审批。

3.发送会议通知：在会议召开前，提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等。

4.准备会议资料：根据会议主题和议题，提前准备相关资料，并分发给参会人员。

二、会议签到

1.参会人员应在规定时间内签到，领取会议资料。

2.签到表应记录参会人员的基本信息，以便统计参会情况。

三、会议开幕

1.主持人宣布会议开始，介绍参会人员。

2.领导致辞：会议主持人或邀请的领导发表讲话，对会议的召开表示祝贺，并对会议主题进行阐述。

四、会议议题讨论

1.主持人介绍议题，并对议题背景、目的和预期成果进行说明。

2.专题报告：针对议题邀请相关专家或负责人进行报告，介绍议题相关情况。

3.分组讨论：将参会人员分为若干小组，针对议题进行讨论，形成共识。

4.大会交流：各小组代表汇报讨论成果，全体参会人员进行交流。

五、会议决策

1.根据讨论结果，主持人或相关部门负责人提出决策建议。

2.参会人员进行表决，形成会议决议。

六、会议总结

1.主持人对会议进行总结，概括会议成果，并对下一步工作提出要求。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出意见和建议。

七、会议闭幕

1.主持人宣布会议闭幕，对参会人员表示感谢。

2.参会人员有序离场，会议组织人员整理会议纪要和资料。

八、会议纪要

1.会议纪要应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并发送给参会人员。

3.参会人员应对会议纪要进行确认，如有异议，应及时提出。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下是会议纪要的跟踪落实流程：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，指定专人负责整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议题讨论、决策结果等内容。

3.整理完成的会议纪要应尽快发送给参会人员和相关责任人，以便跟踪落实。

二、会议纪要的审批与确认

1.参会人员和相关责任人在收到会议纪要后，应及时进行审阅，并提出意见和建议。

2.会议纪要的审批过程应公开透明，确保各相关人员对纪要内容的认可。

3.审批通过的会议纪要应由相关负责人签字确认，作为执行依据。

三、任务分解与责任落实

1.根据会议纪要中的决策内容，将任务分解为具体的执行事项，明确责任人和完成时限。

2.各责任人应按照分解的任务，制定详细的工作计划，确保按时完成。

3.对于涉及多部门或跨领域的任务，应建立协调机制，确保协作顺畅。

四、进度监控与反馈

1.建立会议纪要执行进度监控机制，定期了解和掌握各项任务的执行情况。

2.责任人应定期向会议组织者或相关部门汇报工作进展，及时反馈问题和困难。

3.会议组织者或相关部门应对反馈的问题和困难给予支持和协调，确保任务顺利推进。

五、跟踪评估与总结

1.在任务完成后，对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

2.对未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并追究相关责任人的责任。

3.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行汇总，向理事会或相关部门报告，以提高会议决策的执行力。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，创造良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织者提前向管理部门申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便管理部门安排合适的会议室。

3.管理部门应制定会议室预订表，公开透明地展示会议室使用情况，避免冲突。

二、会议室布置

1.根据会议类型和参会人数，提前布置会议室，确保座位充足、布局合理。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板等，以满足会议需求。

3.保持会议室整洁，定期检查设施设备，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

三、会议室使用

1.会议组织者应按时到场，核对参会人员，确保会议有序进行。

2.参会人员应遵守会议室纪律，保持安静，不随意离开座位，不私拉乱接电源。

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室卫生。

四、会议室结束后的整理

1.会议结束后，会议组织者应负责检查会议室，确保设施设备完好，关闭电源、水源等。

2.参会人员应将个人物品带走，不得遗留会议室。

3.管理部门应及时清理会议室，恢复原状，为下次会议做好准备。

五、会议室安全管理

1.会议室应设置消防设施，定期进行安全检查，确保消防通道畅通。

2.会议组织者和参会人员应掌握基本的安全知识，遇到紧急情况时，有序疏散。

3.管理部门应制定应急预案，应对突发情况，确保会议室安全。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或组织，管理部门有权进行制止，并视情节给予相应处罚。

2.造成的设施损坏或丢失，责任人应按价赔偿。

3.情节严重者，将依法追究法律责任。

第五章附则

为确保社会团体会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施