湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................1

2湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程中存在的问题................1

2.1湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程图——以《费用报销单》为

例................................................................1

2.1.1付款流程过于复杂.........................................2

2.1.2付款审批流程等待时间长...................................2

2.1.3报销人参与会计凭证的传递，不利于加强财务管理.............3

2.2湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程结构不合理............3

3湖南天道信息咨询有限公司付款审批流程优化方案........................3

3.1湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程图标准优化以——《费用

报销单》为例......................................................3

3.1.1引用钉钉OA系统..........................................4

3.1.2付款审批采用事前审批控制和事后审批控制相结合.............5

3.1.3规范付款审批内容和要求...................................5

3.2流程活动优化..................................................6

4小结................................................................7

参考资料.............................................................8

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湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程

优化设计

1公司简介

湖南天道信息技术咨询有限责任公司建立于2006年，处于湖南省长沙市，

是一家以从事软件和信息技术服务业为主体的高新技术公司。公司注册认证资

本1000万元，实缴资本1000万元。法定代表人：谭塘芳，营业至今未出现重

大经营风险。

2湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程中存在的问题

2.1湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程图——以费

用报销付款审批为例

如下图付款审批流程图所示，首先经办人填写《费用报销单》并签字，然

后交给财务主管，财务主管预审后交给秘书长、董事长签字后交给部门主管、

部门总监审核签字后重新交给财务主管签字后交给出纳，最后出纳把手续齐全

的《费用报销单》交给经办人完成整个流程。

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图2-1湖南天道信息技术咨询有限公司费用报销付款审批流程图

2.1.1付款流程过于复杂

湖南天道信息技术咨询有限公司付款流程过于复杂，报销人需要询问的地

方太多，容易出错。费用报销有规定：报销的根本基础条件是报销人需要获得

合法高效的报销单据（发票）。发票需要粘贴在《费用报销单》的后面，以便

审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。湖南天道信息技术咨询有限公司的费

用报销审批流程未要求将发票粘贴在《费用报销单》后，不方便审核人审核。

很多报销人对报销流程不是很了解，不知道下一道手续该找谁，往往要询问很

多次才能办完报销程序。有的报销人不愿意多问，有可能会多次出现没有按流

程走，不得不返回上一个环节的现象。报销人因此费时费力，很有意见。

2.1.2付款审批流程等待时间长

找5个人，意味着要排5次队，加上询问时间，报销人往往耗时较多。如

果碰上某个环节的会计或主管不在，就只能等领导回来或者下次再报销，有的

报销人报一次账跑了几次，影响了报销人自身的工作进度。

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2.1.3报销人参与会计凭证的传递，不利于加强财务管理

财务会计凭据在报销人手里传来传去，有些财务会计凭据更有甚者在报销

人手里保留好几天，等转到出纳手里会产生附件部分不完整，有些更有甚者整

张凭据都缺失了。部分报销人对财务会计专业运用知识了解掌握不足，以为报

销是个人的事情，等有时间再进行报销。延误账务处理。

2.2湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程结构不合理

付款审批流程：经办人（报销人）记录《费用报销单》并且附全报销单据，

同时把附件部分按照规定要求粘贴在初始凭据粘贴单上，经办人必须在附件签

名并注明经办人。然后交给部门主管审核签字，再交由财务主管预审。湖南天

道信息咨询有限公司付款审批流程中审批人顺序错乱，同时存在审批人过多，

应该消除掉某些环节冗余。

3湖南天道信息咨询有限公司付款审批流程优化方案

3.1湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流程优化——以费

用报销付款审批为例

如下图付款审批流程图所示，第一步经办人记录《费用报销单》并且附全

报销单据以后经办人在附件部分上签名并注明经办人后交给部门主管、部门总

监审核签字后重新交给财务主管签字后交给出纳，最后出纳把手续齐全的《费

用报销单》交给经办人完成整个流程。

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图3-1《费用报销单》付款审批流程图标准优化

3.1.1引用钉钉OA系统

引用钉钉OA系统的目的：优化湖南天道信息技术咨询有限公司付款审批流

程，加快报销周期。

钉钉OA系统适用范围是公司所有人员且报销金额2000元以下。

钉钉OA系统报销种类：业务招待费、业务通讯费、差旅费、住宿费、办公

日用品、业务招待费等

公司保留一个OA账号，权限给予到总经理。报销金额在2000元以上的，

由总经理发起在OA系统中完成报销流程。报销金额在2000元以下的，由员工

自己在钉钉系统中申请，并需要拍照上传相应的图片或附件（如：纸质报销单

和发票）。审核通过后，报销人将纸质版的《费用报销单》和发票交到财务部

即可完成报销流程。

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引用钉钉OA系统，付款审批流程电子化的好处：随时随地处理待办事项、

进行业务处理，一站式工作台方便员工集中式地进行待办和消息的处理、快捷

访问业务系统使用浏览器或者手机快速提交报销，需要填写的内容一清二楚，

不需要反复的询问其他人。工作流程标准化，并且所有报销申请在系统内统一

集中管理，申请人可快速查看审批进度，清晰看到当前的审批人，不必反复跑

断腿。

3.1.2付款审批采用事前审批控制和事后审批控制相结合

（1）财务开支采用事前审批制度:

各职能工作部门的财务开支应该在年份概算综合管理作用范围里的投资项

目，额度中准予列支；不确定划入或者天划入概算的费用支出，应该上交“成

本费用概算报道”展开请示，按照程序报经企业领导审批通过后才能够实行。

因独特实际状况来不及向上汇报的，需要先行几头请示，如企业领导同意办理，

事情后要展开补办。成本费用概算报道应该写清晰用款事由、用款时间、概算

交易金额等。成本费用概算报道作为是借款及付款的参考依据以及财务会计凭

据附件部分。无批复“成本费用概算报道”的财务会计支出，财政管理职能部

门一概不再签核，退可工作业务承办职能部门。

（2）财务开支采用事后审批的制度:

付款前之后，工作业务承办职能部门应该获得满足国家税务法律法规需求

的正式发票，根据财政管理职能部门顺序流程展开签核。财务会计支出超越原

申诉报道支出：20.0%的，工作业务承办职能部门应该上交书面正式的研究分析

报道，详细论述透支原因及科学性，随发票一起签核。

3.1.3规范付款审批内容和要求

付款审批基本内容：

（1）经办人：核对项目、市场单价、交易金额是不是准确，是不是和合约

相匹配吻合，有没有提前申诉报道，发票是不是标准规范，用场是不是清楚，

有没有职能部门经理确定签字(或者储存仓库检测核对验收或者证实人签字)。

（2）职能部门确定(或者检测核对验收人或者证实人)：确定项口是不是属

实，市场单价是不是科学合理，有没有检测核对验收人确定签字(检测核对验收

人或者证实人直接在票据的背面确定签字)。

（3）财务会计审查：审查成本费用是不是根据报销参考标准报销，购买市

场价格是不是科学合理，是不是按照合约实行，有关工作管理者是不是已确定

签字，核对项目、市场单价、交易金额是不是准确，有没有提前申诉报道，发

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票是不是标准规范，票据是不是完整，用场是不是清楚(或者在背面写清晰)。

（4）总经理审核批阅：审核批阅项目是不是属实，市场价格是不是科学合

理，有关工作管理者是不是已确定签字。出纳在付款的时候，需要针对初始单

据的交易金额再次全面核对，充分保障付款交易金额和初始单据交易金额相匹

配。与此同时，出纳需要核对和充分保障付款的单据上与此同时有财务会计经

理的审查和总经理的审核批阅，才可以付款。

报销付款审批基本要求：

（1）审查审核批阅排列次序，一般按照以上基本报销程序分别逐级办理。

（2）各级领导接到下属的每一项费用支出请示报道，根本原则上需要以书

面正式方式在3日内赋予回复。

（3）每一项已批复的请示报道都需要作为是报销附件部分。

（4）报销工作者根本原则上应该在回单位后3日内报销。

（5）报销单据应该运用碳黑墨水写作，不可以运用铅笔或者圆珠笔写作：

报销单据不可以涂抹，具体内容和项目需要齐全完善。

（6）除财务会计经理审查和总经理审核批阅外，其他工作者的签字所有在

票据的背面写作。

（7）报销单据需要可以清楚地得知产生项口的“用场”，没有能够直接在

单据具体内容上看清晰“用场”的，经办人需要在报销单据的背面具体写清晰。

成本费用或者实物材料报销需要实事求是，不能调整变化成本费用项目申报。

成本费用或者实物材料报销根本原则上应该获得合法的发票，独特实际状况没

有发票的需要各财政管理职能部门咨询服务，经同意后才可以报销：与此同时

巨额的投资项目应该签约合约，以合约方式进行工作业务关系。报销的金额款

项支付，尤其是巨额款项支付应该规避以现金方式支付，而应该经过银行办理

汇款。

3.2流程活动优化

流程活动优化是流程局部环节的变化，包括流程重排、增加或者减少环节。

湖南天道信息技术咨询有限公司的付款审批流程其实是有重复审批的环节。比

如说财务主管预审和财务主管审核签字重复。可以取消财务主管预审，减少管

理成本。现实生活中很多企业为了信息能够透明，为了规避风险，为了很多管

理需要而增加了一些不必要的环节。但其实很多时候这些环节本身并不能够给

企业带来效益，而恰恰相反，它降低了效率，同时增加了成本。从另一个方面

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来讲，它并没有对风险管理做出大贡献。因为很多人同时去管一件事情，容易

责任分不清楚。所以审批流程活动优化必不可少。

4小结

付款审批流程优化是企业提高管理效率的途径，正确优化付款审批流程可

以使公司管理更加透明化、信息化。领导更加便捷的了解公司支出信息，在实