电子资源使用管理制度

电子资源使用管理制度#电子资源使用管理制度##一、目的为规范本组织电子资源的使用，确保电子资源的合理获取、安全使用、有效管理与合法合规，充分发挥电子资源在组织运营、业务开展、学习研究等方面的积极作用，保护组织和各利益相关方的权益，特制定本制度。##二、适用范围本制度适用于本组织全体员工、合作伙伴、实习人员以及其他经授权可使用组织电子资源的人员（以下统称“使用者”）。##三、相关法律法规与参考标准1.《中华人民共和国网络安全法》2.《中华人民共和国著作权法》3.《信息安全技术-网络安全等级保护基本要求》4.行业内关于电子资源管理与使用的相关规范和最佳实践##四、电子资源定义与分类1.**定义**：本制度所指电子资源是指组织通过购买、授权、自建等方式获得的，以数字化形式存在的各类信息资源，包括但不限于数据库、电子图书、电子期刊、在线学习平台、软件工具、业务数据等。2.**分类**-**经营性电子资源**：用于组织业务运营、产生经济效益的电子资源，如客户关系管理系统（CRM）、企业资源规划系统（ERP）等。-**学习研究性电子资源**：供员工学习、研究、提升专业能力的电子资源，如学术数据库、在线课程平台等。-**日常办公性电子资源**：支持日常办公活动的电子资源，如办公软件、电子邮件系统、内部协作平台等。##五、管理职责1.**信息技术部门**-负责电子资源的整体规划、选型、采购、部署与维护。-建立电子资源访问控制机制，确保资源的安全性和可用性。-监控电子资源的使用情况，及时处理使用过程中的技术问题。-配合法律审核和内部审计，提供电子资源管理相关的技术支持。2.**资源管理部门**-负责制定和更新电子资源的使用规则和流程。-组织对电子资源使用情况进行统计分析，评估资源使用效益。-收集使用者的反馈和需求，为电子资源的优化和调整提供依据。3.**法律合规部门**-对电子资源采购合同、使用协议等法律文件进行审核，确保符合法律法规要求。-开展法律培训和宣传，提高员工的法律意识，预防法律风险。-处理与电子资源使用相关的法律纠纷和投诉。4.**各使用部门**-负责本部门员工电子资源使用的日常管理和监督。-提出本部门对电子资源的需求，协助资源管理部门进行资源评估和采购。-配合信息技术部门和资源管理部门开展电子资源的使用培训和推广工作。##六、电子资源获取与采购1.**需求提出**：各使用部门根据工作需要，提出电子资源的需求申请，明确资源类型、功能要求、预算等信息。2.**评估选型**：信息技术部门和资源管理部门共同对需求进行评估，筛选合适的电子资源供应商和产品。评估内容包括资源的质量、适用性、价格、技术支持等方面。3.**采购审批**：采购申请经部门负责人、财务部门负责人、主管领导等审批通过后，由信息技术部门或指定的采购部门与供应商签订采购合同。4.**合同管理**：法律合规部门对采购合同进行审核，确保合同条款明确双方的权利义务，保护组织的合法权益。合同签订后，由专人负责合同的存档和管理。##七、电子资源使用规范1.**账号管理**-使用者应使用组织分配的合法账号访问电子资源，不得擅自共享、转让账号或使用他人账号。-账号密码应妥善保管，定期更换，避免泄露。如发现账号异常使用情况，应立即通知信息技术部门。2.**合法使用**-使用者应遵守法律法规和资源供应商的使用协议，不得利用电子资源从事违法、违规或侵犯他人知识产权的活动。-对于受版权保护的电子资源，不得进行非法复制、传播、下载、存储或用于商业目的。3.**使用目的**-电子资源仅用于组织内部的工作、学习、研究等相关活动，不得用于个人私利或与组织无关的用途。-使用者应根据工作需要合理使用电子资源，避免过度占用资源或造成资源浪费。4.**数据安全**-使用者在使用电子资源过程中，应注意保护组织的商业秘密、敏感信息和个人隐私。不得擅自将组织的数据泄露给外部人员。-不得在电子资源系统中上传、传播恶意软件、病毒等有害程序，确保系统的安全稳定运行。##八、电子资源安全与保密1.**安全防护**：信息技术部门应采取必要的技术措施，如防火墙、入侵检测、数据加密等，保障电子资源的网络安全和数据安全。2.**备份恢复**：定期对重要的电子资源进行备份，并建立数据恢复机制，确保在发生故障、灾难等情况下能够及时恢复数据。3.**保密管理**：对于涉及组织机密的电子资源，应根据保密级别进行分类管理，设置不同的访问权限。使用者应严格遵守组织的保密制度，履行保密义务。##九、监督与审计1.**使用监控**：信息技术部门通过技术手段对电子资源的使用情况进行监控，包括访问时间、访问次数、下载量等信息。发现异常使用行为时，及时进行调查和处理。2.**内部审计**：审计部门定期对电子资源的采购、使用、管理等情况进行内部审计，检查是否符合制度要求和法律法规规定。审计结果向组织管理层报告，并提出改进建议。3.**违规处理**：对于违反本制度的使用者，根据情节轻重，给予警告、限制使用、解除劳动合同等相应的处罚。构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。##十、制度评审与更新1.**内部评审**：本制度每年由资源管理部门组织内部评审，邀请信息技术部门、法律合规部门、各使用部门等相关人员参加。评审内容包括制度的执行情况、存在的问题、与法律法规和业务需求的适应性等。2.**法律审核**：法律合规部门定期对制度进行法律审核，确保制度符合最新的法律法规要求。3.**反馈与修改**：根据内部评审和法律审核的结果，以及各利益相关方的反馈意见，对制度进行修改完善。制度更新后，及时向全体员工发布并组织培训。##十一、实施计划1.**第一阶段（1-2个月）**-成立制度制定小组，明确各成员职责。-开展组织内部调研，收集各部门对电子资源使用管理的需求和意见。-收集相关法律法规、行业标准和最佳实践案例。2.**第二阶段（3-4个月）**-起草《电子资源使用管理制度》初稿。-组织内部评审，邀请信息技术部门、法律合规部门、各使用部门等对制度初稿进行评审，提出修改意见。-根据评审意见对制度进行修改完善，形成征求意见稿。3.**第三阶段（5-6个月）**-将征求意见稿发送给各部门和相关人员，广泛征求意见。-法律合规部门对制度进行法律审核，确保制度合法合规。-汇总反馈意见，对制度进行再次修改，形成送审稿。4.**第四阶段（7-8个月）**-制度送审稿提交组织管理层审批。-审批通过后，正式发布《电子资源使用管理制度》。-制定制度实施的宣传推广方案，向全体员工宣传制度内容和重要意义。5.**第五阶段（9-12个月）**-按照制度要求，逐步落实各项管理措施，如电子资源账号清理、使用权限调整等。-开展制度执行情况的监督检查，及时发现和解决制度执行过程中存在的问题。-对制度实施效果进行评估，为制度的进一步优化提供依据。##十二、培训方案1.**培训目标**：使全体员工了解电子资源使用管理制度的内容和要求，增强法律意识和合规意识，掌握电子资源的正确使用方法和技巧。2.**培训对象**：本组织全体员工。3.**培训内容**-法律法规基础知识，重点讲解与电子资源使用相关的法律法规，如网络安全法、著作权法等。-电子资源使用管理制度解读，详细介绍制度的各项条款和操作流程。-电子资源使用规范和技巧培训，包括账号管理、合法使用、数据安全等方面的内容，以及常用电子资源的使用方法和注意事项。4.**培训方式**-**线上培训**：制作电子资源使用管理制度的培训视频、课件等资料，发布在组织内部学习平台上，供员工自主学习。-**线下培训**：针对重点部门和关键岗位人员，组织集中的线下培训课程，邀请专家或制度制定人员进行现场讲解和答疑。-**案例分析**：收集整理电子资源使用过程中的违法违规案例，通过案例分析的方式，加深员工对制度的理解和认识。5.**培训时间安排**-**线上培训**：在制度发布后的1个月内完成，员工可根据自己的时间安排自主学习。-**线下培训**：在制度发布后的