采购管理规范与操作手册

采购管理制度与工作流程

部门：采购部

目录

第一章总

则........................................................1

第二章采购计划管理制度............................................2

第一节采购计划编制制度........................................2

第二节采购预算管理制度........................................4

第三节月度采购计划管理制度....................................5

笫三章采购计划管理流程............................................

一、采购计划工作流程...........................................7

二、月度采购计划增补流程.......................................8

第四章有关表格.....................................................9

一、购置申请单..................................................9

二、紧急采购申请单..............................................10

三、物资采购计划表..............................................10

四、年度预算采购表..............................................K

五、采购变更审批表..............................................11

六、计划外采购申请表...........................................12

XXXX化学建材有限企业

采购管理措施

第一章总则

为了规范物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，减少采购成本，特制定本措施。

第一条、采购部从属生产系统，受生产和财务双重领导。

第二条、本着公平、公正、公开的原则，企业物资采购实行集中统一管理，统一由采购部负责。

负责企业（包括肥料厂）所有物资采购（除食堂物资外），包括生产用的I原辅材料、低值易耗

品；行政办公用品；机器、设备：试验用品、试验材料；基建材料采购。

第三条、根据各部门下达的采购计划，按照规定H勺时间、物品、数量、规格、质量规定进行采

购。

各部门下达采购计划应严格根据申购单下达，应详细列明采购材料名称、时间、数量、规

格、质量等内容。

第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。规定以招标或

类似的方式进行，向多家供应商发招标或采购函进行询价和质量比较，在材料质量保证不影响

企业产品质量的前提下，按照质优价廉、同质价低的原则采购。

第五条、按照询价、比价、议价、评估、索祥、定价、请购、订购流程进行。

第六条、对于进行大宗采购或常常采购的I供应商，在采购前应当签订采购协议，货款支付时间

上尽量延伸展期和固定周期。

协议签订应当明确标H勺数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运送方式、运

费承担方、发票、付款期限等重要事项。

第七条、对当地采购低值易耗品口勺结算，采用按月凭票结算方式。

第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。

第九条、经询价、比价、议价、评估后形成书面采购意见，报生产副总同意定价后订购。充于

生产重要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可订购。

第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应消检货品的数量、规格、型号、

检测质量，经验收合格后方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时告知供应商，

进行沟通、协调处理。

第十一条、对供应商要进行资质、信用、产品质量等征信调查，对采购口勺物资进行质量检测或

鉴定，并建立供应商资料档案0

第十二条、供应商资料档案应当包括：企业名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税

务登记复印件、联络、联络人等。

第十三条、采购部门应当分供应商建立采购台账，按月编制记录报表。记录报反应供应商、采

购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。

第十四条、采购部门应当一种季度进行一次市场调查，对目前采购方式、价格进行评估，实时调整采购方

略，保证合理价格，减少采购成本。

第十五条、采购员在采购过程中不得徇私舞弊，收受供应商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机

关并作开除处理。

第二章采购计划管理制度

第一节采购计划编制制度

一、目的

为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，保证企业的生产经营活动顺利、有序的

进行，特制定本制度。

二、合用范围

合用于企业采购计划H勺编制工作

三、编制采购计划的重要性

1、预估用料数量、交期，防止断料。

2、防止库存过多、资金积压、空间挥霍。

3、配合企业资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达到。

四、采购计划分类

包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。

1、年度采购计划是根据企业年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充足分析与

搜集的基础_L,根据往年历史数据对比预测制定的J采购计划。

2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础匕根据上月实际采购状况、

库存状况和市场行情等制定H勺采购计划。

3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解H勺基础上，根据各部门每日经营所需物资

的汇总及审核制定H勺采购计划。

五、采购计划的编制根据

在编制采购计划时应考虑到经营计划、需求部门的申请、年度采购预算、库存状况、企业

资金供应状况等有关原因。

六、采购计划的编制环节

12

3

明确销售计明确生产计

制定采购计划

♦企业每年年终制定

♦生产部根据销售

次年度的经营目日勺，♦采购部汇总多种

项测订划制定次年

销售部根据年度目物料、物资的需求

度生产计划，根据

日勺、客户订单意向、计划，并据此

生产计划、库存状

市场预测等资料进行编制次年度采购计

况，制定次年度物

销售预测，并制定年划

料需求计划

度销售计划

♦各部门根据年度

目的I、生产计划预

估次年多种消耗物

资的需求量，并制

定预估计划

七、采购计划编制注意事项

1、采购计划要防止过于乐观或保守

2、考虑企业年度目H勺达到日勺也许性

3、生产、销售计划日勺可行性和预见问题

4、物料需求与物料清单、库存状况确实定性

5、物料原则成本H勺影响

6、保障生产与减少库存的平衡

7、物料采购价格和市场供需的也许变化

八、采购部应审查各部门的申请天购物资与否能由既有库存满足或有无替代的物资，只有既有

库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。

九、对于己申请的I采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即告

知采购部，以便采购部及时根据实际状况更改采购计划。

十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报企

业领导核准后列入采购范围。

十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。

十二、本制度自公布之日起执行。

第二节采购预算管理制度

一、目的

为加强对企业采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

二、采购预算的编制

1、采购预算的编制目H勺

（1）采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。

（2）以便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付口勺精确性与及时性。

2、采购预算的编制根据

（1）生产经营所需II勺物资数量

（2）估计物资期末库存量

（3）本期计划末结转库存帚。结转库存量由各部门根据物资的安全库存量和提前采购期进

行确认

（4）物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资欢|目前价格并结合也许影响物资价

格变化的原因进行确定

3、影响采购预算编制时原因

（1）采购环境

（2）企业销售计划

（3）物资使用清单

（4）物料原则成本H勺设定

4、编制环节

（1）采购部应采用目的数据与历史数据相结合的措施确定预算数，并以此为根据编制采

购预算，编制口勺过程中，采购部必须对预算留有合适口勺余量，以应付也许出现口勺紧急采购状况。

（2）采购部应与财务部进行协商，在充足考虑企业H勺现实状况、市场状况和企业预算整体的

基础上，综合平衡采购预算。

（3）报领导审批。

三、采购预算的执行与调整

1、采购预算的I执行

（1）经核定日勺分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办有关手续

（2）未列入预算H勺紧急采购，由使用部门领用后，补办追加有关手续

（3）采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督

（4）预算外的采购必须经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐层审批后方可执行，否

则必须按采购预算有关内容办理.

2、采购预算时调整

采购预算的I调整审批程序必须与编制审批程序保持一致，不得更改。如遇有下列状况之

一者，采购预算需要进行调整：

（1）企业经营方向发生变更

（2）受重大自然灾害H勺影响

（3）企业内部重大政策调整

（4）外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等

（5）市场经济形式发生重大变化，导致企业经营目的需要调整

四、本制度由采购部负责解释。

五、本制度自公布之日起执行。

第三节月度采购计划管理制度

一、目的

为加强月度采购计划H勺编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购计划进行审

批，指导采购作业，有效减少采购成本，满足生产经营日勺需求，现结合企业的实际状况，特制

定本制度。

二、月度采购计划的制定与审批

1、采购部应及时跟有关需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息

2、超预算采购计划须经主管经理、财务总监审核

3、本月计划物资应在本月内采购

4、月采购计划的制定程序

（1）采购部根据生产计划制定物料需求计划

（2）采购部每月29日根据各需求部门提交的年度采购计划调整申请和仓管提交的收发存

报表，以及企业物资需求计划和年度采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提前编

制月度采购计划

（3）采购部根据历史交易价格和供应商信息，在月度采购计划上填制价格信息和估计到

货E,提交正式的月度采购计划

5、月度采购计划口勺审批程序

采购部将月度采购计划于每月5日前上报企业财务部审核，经财务部审核后递送主管副

总；主管副总如不一样意月度采购计划，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购计划。

三、月度采购计划增补办理

1、需求部门的增补采购计划须经部门主管同意

2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购计划

3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购H勺物资

4、增补采购计划必须附详细阐明

5、非生产类采购计划增补申请：

（1）非生产类采购计划增补由需求部门申请人员根据需要编制“增补需求计划申请表”，依

次递交部门主管、财务、主管经理审核

（2）需求有关部门申请人员将审核同意的“增补需求计划申请表”递交采购部

6、仓储安全预警

（1）仓管发现库存低于安全库存预警线时应及时告知采购猛，并递送目前库存量

（2）采购部根据目前库存量判断阅读采购计划与否已执行完毕，分析原因并及时进行处理

7、当出现下列状况之一时，有关人员须补报“增补需求计划申请表”

（1）需求部门临时订单

（2）不可预期设备损坏

（3）生产、经营临时需求

（4）月度采购计划已执行完毕又接到安全库存预警

四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。

五、木制度自公布之日起执行。

第三章采购计划管理流程

一、采购计划工作流程（如国）:

有关部门采购部财务部主管副总

二、月度采购计划增补流程（如图）:

有关部门有关部门主管采购部财务部主管副总

第四章有关表格

一、购置申请单

XXXX化学建材有限企业

采购申请单

年月

日

申请部门需求时间

申请理由

名称规格单位数量单价合计金额备注

采购项目

描述

年度预算已用预算部门可用预第尚余预算

预算状况

董事长：总经理：分管副总：会计：部门主管：申请人:

XXXX化学建材有限企业

生产请购单

年月

B

采购对象□原料□物料口设备口零配件□其他

名称规格单位数量单价合计金额备注

采购项目

描述

库存量可用天数需求时间

参照资料

董事长：总经理：分管副总：会计：部门主管：申请人：

二、紧急采购申请单

XXXX化学建材有限企业

紧急采购申请单

年后

日

董事长：总经理:分管副总:财务部：部门主管：申请人:

紧急采购原因需求时间

计划

序号物资名称型号/规格用途单位单价合计金额备注

数量

三、物资采购计划表

XXXX化学建材有限企业

物资采购计划表

部门

年月日

每月采购计划

1月2月3月4月

物资名称规格整年采购总量单价金额

数金数金数数金

量额量额量额量额

四、年度预算采购表

XXXX化学建材有限企业

年度采购预算表

年月

年度预算总额

季度第一季度第二季度第三季度第四季度备注

预算

11

采购1012

1月2月3月4月5月6月7月8月9月合计

项目月月月

五、采购变更申请审批表

XXXX化学建材有限企业

采购变更审批表

部

门：