2025【管理】合同专用章使用规范

2025【管理精选】合同专用章使用规范管理精选2025合同专用章使用规范第一章总则为规范合同专用章的使用和管理，确保合同签署的合法性和有效性，防范法律风险，维护我司合法权益，根据相关法律法规及我司实际管理需求，特制定本规范。第一条本规范所称合同专用章，是指我司在签订合同及相关法律文件时使用的印章。合同专用章不得用于非合同类文件的盖章。第二条合同专用章由我司**（填写部门名称）**统一管理，未经授权，其他部门和个人不得擅自使用。合同专用章的使用和管理应严格遵守本规范。第三条合同专用章的管理实行专人负责制，具体管理人员负责印章的日常保管、使用登记以及监督工作。管理人员应定期接受法律和合同管理相关培训，提升专业素质。第二章合同专用章的使用范围第四条合同专用章仅限于以下情形使用：我司与其他法人、自然人或非法人组织签订的合同、协议及其他具有法律效力的文件；合同履行过程中涉及的补充协议、变更协议或终止协议；其他经我司法定代表人或授权代表审批同意的合同类文件。第五条下列情形不得使用合同专用章：未经过法律审查的合同文本；合同内容违反我司规章制度或国家法律法规的文件；修改或补充合同内容未履行审批程序的文件；非合同类文件，包括但不限于证明材料、介绍信、授权委托书等。第六条合同专用章不得用于以下目的：作为财务付款依据；在空白合同文本上预先加盖；在非正式文件或草稿上使用。第三章合同专用章的使用权限和审批程序第七条合同专用章的使用实行分级审批制度：普通合同的使用，需经**（填写部门名称）**负责人审批；重大合同的使用，需经**（填写部门名称）**负责人初审后，报公司分管领导审批；特殊情况需使用合同专用章的，由总经理办公会议审议决定。第八条重大合同的标准如下：合同金额超过人民币**（填写金额）**元的；涉及我司核心技术和知识产权的；涉及我司战略合作伙伴关系的；其他对企业发展具有重大影响的合同。第九条合同专用章使用申请程序：申请部门填写《合同专用章使用申请表》，明确合同名称、金额、对方当事人、使用用途等内容；申请部门负责人审核签字；法律合规部门对合同文本进行审查并签署意见；审批权限人签字批准后，方可使用合同专用章。第四章合同专用章的使用程序和要求第十条合同专用章的使用程序：确定使用合同专用章的合同文本已通过法律审查；确定合同文本已由双方签字或盖章完毕；确定合同文本内容与审批通过版本一致；根据审批权限完成审批流程后，方可加盖合同专用章。第十一条合同专用章的使用要求：合同专用章应盖在合同文本的落款处，确保清晰可辨；合同专用章应与对方当事人签章相对应，避免重叠或覆盖；盖章时必须确保文本内容完整，不得有缺失或涂改；禁止在空白合同文本上预先加盖合同专用章；禁止在未完成审批程序的合同文本上加盖合同专用章；禁止在非正式文件或草稿上使用合同专用章；禁止将合同专用章带离公司办公场所使用。第十二条合同专用章的监印要求：合同专用章的使用必须由两名监印人员共同监印；监印人员需对盖章文件的内容、审批流程及用章数量进行核对；监印人员需在《合同专用章使用登记表》上签字确认；监印人员不得将监印职责委托给他人。第五章合同专用章的保管和交接第十三条合同专用章的保管要求：合同专用章必须存放在保险柜或带锁文件柜中，钥匙由专人保管；合同专用章的管理人员应定期检查印章状态，确保印章清晰可用；合同专用章的管理人员应定期盘点印章数量，确保无丢失或损坏；合同专用章的管理人员应定期清理印章使用记录，确保记录完整。第十四条合同专用章的交接要求：合同专用章的交接必须在监印人员的监督下进行；交接双方需当场核对印章状态及使用记录；交接双方需在《合同专用章交接登记表》上签字确认；合同专用章的交接记录需存档备查。第六章合同专用章使用的信息化管理第十五条我司建立合同专用章使用的信息化管理系统，实行在线审批、电子存档和实时监控。合同专用章的使用需通过该系统完成申请、审批和登记。第十六条合同专用章使用信息管理系统的主要功能：合同文本的电子存档；合同专用章使用的在线审批；合同专用章使用记录的实时监控；合同专用章使用风险预警。第十七条合同专用章使用记录的存档要求：合同专用章使用记录应按月汇总，按季度存档；合同专用章使用记录应包括但不限于：盖章时间、合同名称、合同编号、对方当事人、盖章数量、使用人、监印人等信息；合同专用章使用记录应由专人管理，定期备份存档；任何人员不得擅自修改或删除合同专用章使用记录。第七章违规处理第十八条有下列情形之一的，视为违规使用合同专用章：未经审批擅自使用合同专用章的；超越审批权限使用合同专用章的；使用合同专用章在空白合同文本上预先盖章的；使用合同专用章在非合同类文件上盖章的；未按本规范要求监印的；保管不善导致合同专用章丢失或损坏的；其他违反本规范的行为。第十九条违反本规范使用合同专用章的，视情节轻重，可给予以下处理：给予违规人员通报批评；扣减违规人员绩效奖金；给予违规人员降职或免职处理；解除劳动关系；违反国家法律法规的，依法移交司法机关处理。第二十条违规使用合同专用章造成经济损失或法律风险的，相关责任人员需承担相应的赔