中铁23档案管理办法

中铁23档案管理办法一、总则1.目的为加强中铁23档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于中铁23及其所属各单位、项目部的档案管理工作。3.档案定义本办法所称档案是指中铁23在各项活动中直接形成的对企业和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理体制与职责1.管理体制档案管理工作实行统一领导、分级管理的体制。中铁23设立综合档案室，负责全公司档案工作的统筹规划、指导监督、集中保管重要档案。所属各单位、项目部应设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.职责分工综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。负责收集、整理、鉴定、保管、统计公司本部及所属单位应集中保管的重要档案。指导、监督所属单位的档案管理工作，组织档案业务培训和交流。开发利用档案信息资源，为公司生产经营、管理决策提供服务。负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。所属单位、项目部档案管理机构或人员职责贯彻执行公司档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。负责收集、整理、保管本单位在各项活动中形成的档案，并按规定向公司综合档案室移交应集中保管的档案。积极开展档案利用工作，为单位生产经营和管理提供支持。配合公司综合档案室做好档案管理的相关工作，接受业务指导和监督检查。三、档案的形成与收集1.档案形成部门职责各部门应明确专人负责本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的齐全、完整、准确。在工作过程中，及时将办理完毕的文件材料进行分类整理，按照档案管理要求进行归档。2.收集范围行政管理类：包括公司及所属单位的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、信访材料等。工程技术类：涵盖工程项目的规划、设计、施工、监理等过程中形成的图纸、技术文件、施工组织设计、变更洽商、试验检测报告等。经营管理类：包含合同协议、招投标文件、成本核算资料、财务报表、审计报告等。物资设备类：涉及物资采购计划、合同、验收单、设备台账、维护保养记录等。党群工作类：如党组织文件、宣传资料、工会活动记录、共青团工作材料等。其他类：包括具有保存价值的声像、电子文件、实物等。3.收集要求各部门应定期将档案材料移交本单位档案管理机构或人员，确保档案收集的及时性。收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。对重要活动、重大项目等形成的档案，应进行专项收集，确保档案的系统性。四、档案的整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准行政管理类档案按年度保管期限分类，保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。工程技术类档案按工程项目分类，再按专业、阶段等进行细分。经营管理类档案按业务性质分类，如合同管理、财务管理等。物资设备类档案按物资设备类别分类，同时结合采购批次、使用情况等进行整理。党群工作类档案按年度类别分类。3.整理方法对纸质档案进行分类、编号、编目、装订等操作。编号应遵循唯一性、系统性原则，编目应准确反映档案内容和特征。对电子档案应进行分类存储，建立清晰的文件命名规则和目录结构，确保电子档案的可读性和可检索性。对声像档案应进行分类整理，标注拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并配以文字说明。对实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期等，妥善保管。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和有关领导组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准依据国家有关规定和公司实际情况，从档案的完整性、准确性、系统性、现实利用价值和历史保存价值等方面进行鉴定。3.鉴定程序档案管理部门提出档案鉴定意见，列出拟销毁档案清单。档案鉴定小组对清单进行审核，提出鉴定结论。对确无保存价值的档案，经单位主管领导批准后予以销毁。4.销毁要求档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人员和销毁人员签字确认。对涉及国家机密和企业商业秘密的档案，应按照保密规定进行销毁。六、档案的保管1.保管场所综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全保管条件，配备必要的档案装具和设施设备。所属单位、项目部应设置专门的档案库房或档案柜，确保档案妥善保管。2.保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找。建立档案保管账目，定期对档案进行核对，做到账物相符。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。加强对电子档案的存储管理，定期进行备份，防止数据丢失。七、档案的利用1.利用范围公司内部各部门、所属单位及项目部因工作需要可查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司主管领导批准。涉及国家机密和企业商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行利用。2.利用方式查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件，并做好查阅登记。借阅：借阅档案须办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅者应对档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。复制：根据利用者需求，可提供档案复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。3.利用反馈档案管理部门应定期收集利用者的反馈意见，对档案利用工作进行总结分析，不断改进档案服务质量。八、档案信息化建设1.建设目标建立覆盖公司本部及所属单位的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和智能化检索，提高档案管理效率和服务水平。2.主要任务对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。完善档案信息管理系统功能，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息安全。3.数据维护定期对电子档案数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。同时，做好数据的迁移和存储工作，防止数据丢失。九、监督与检查1.监督检查内容档案管理制度的执行情况。档案的收集、整理、保管、利用等工作质量。档案信息化建设进展情况。档案安全管理措施落实情况。2.监督检查方式定期检查：公司综合档案室每年对所属单位、项目部的档案管理工作进行一次全面检查。不定期抽查：根据工作需要，对部分单位的档案管理工作进行抽查。专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要事项进行专项检查。3.检查结果处理对监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，责令限期整改。对整改不力的单位，将进行通报批评，并追究相关人员的责任。十、附则1.本办法由中铁23综合档案