印章管理制度1

印章管理制度1一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章及其他专用章。3.印章定义本制度所指印章为公司在对外交往与对内管理中，用以证明公司身份、行使公司职权、具有法律效力的各类印章的统称。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制须由行政部门统一负责办理。行政部门应根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、使用范围等信息，并经公司法定代表人或其授权人审批同意后，方可委托具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应严格按照国家相关法律法规及公司要求进行印章刻制，确保印章质量和安全性。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章外观、尺寸、文字、图案等是否与审批要求一致，印章材质是否符合规定，印章是否具备防伪功能等。验收合格的印章，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围、保管人等信息，并附上印章印模，报公司法定代表人或其授权人审批。经审批同意后，行政部门应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围、管理要求等事项。同时，将印章启用情况记录在《印章管理台账》中。三、印章的保管1.保管原则实行专人专管制度，确保印章安全。严禁将印章交予非保管人员使用，严禁一人保管所有印章。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章带出办公区域。因工作需要携带印章外出的，须经公司法定代表人或其授权人批准，并办理相关登记手续。印章保管人员应确保印章存放环境安全，防止印章被盗、遗失或损坏。如发现印章有异常情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施。2.保管职责公章保管职责：由公司行政部门负责人指定专人保管。保管人员负责审核用印文件的合法性、合规性和完整性，确保用印符合公司规定和审批流程。在用印前，应仔细核对用印文件的内容与审批单一致，并留存审批单复印件作为用印记录。用印后，应及时在用印文件上加盖公章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。合同专用章保管职责：由公司法务部门负责人指定专人保管。保管人员负责审核合同文本的合法性、完整性和准确性，确保合同条款符合法律法规和公司利益。在用印前，应严格按照合同审批流程，对合同进行全面审核，并取得相关审批意见。用印时，应仔细核对合同文本与审批单一致，在合同指定位置加盖合同专用章，并在《合同专用章使用登记表》上详细记录合同编号、合同名称、签订日期、用印份数、用印人等信息。同时，应留存合同复印件及审批单复印件作为用印档案。财务专用章保管职责：由公司财务部门负责人指定专人保管。保管人员负责审核财务票据、文件的真实性、准确性和合规性，确保财务用印符合财务制度和相关法律法规。在用印前，应严格按照财务审批流程，对用印事项进行审核，并取得财务负责人或其授权人的审批意见。用印时，应仔细核对用印文件与审批单一致，在规定位置加盖财务专用章，并在《财务专用章使用登记表》上详细记录用印日期、凭证编号、文件名称、用印金额、用印人等信息。同时，应留存相关财务凭证复印件及审批单复印件作为用印档案。法人章保管职责：由公司法定代表人或其授权人指定专人保管。保管人员应严格按照公司法定代表人或其授权人的指示用印，确保法人章使用的合法性和准确性。在用印前，应仔细核对用印文件与授权书一致，并取得公司法定代表人或其授权人的签字确认。用印时，应在指定位置加盖法人章，并在《法人章使用登记表》上详细记录用印日期、文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。同时，应留存授权书复印件及相关文件复印件作为用印档案。部门章保管职责：由各部门负责人指定专人保管。保管人员负责审核本部门用印文件的合理性和必要性，确保用印符合部门工作需要和公司规定。在用印前，应按照部门内部审批流程，对用印事项进行审批，并取得部门负责人的同意。用印时，应仔细核对用印文件与审批单一致，在文件上加盖部门章，并在《部门章使用登记表》上详细记录用印日期、文件名称、文号、用印份数、用印人等信息。同时，应留存审批单复印件作为用印记录。四、印章的使用1.使用流程填写用印申请单：用印申请人应根据用印事项的性质和要求，填写相应的《用印申请单》。申请单应详细注明用印单位、用印日期、文件名称、文号、用印份数、用印内容摘要、申请用印理由等信息，并签字确认。审批：用印申请单应按照公司规定的审批流程进行流转审批。审批人应根据各自的职责权限，对用印事项的合法性、合规性、必要性进行审核，并签署审批意见。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项，需经公司分管领导、财务负责人、法务负责人等相关部门负责人审核后，报公司法定代表人或其授权人审批。用印：经审批同意后，用印申请人应将用印申请单及相关文件提交给印章保管人员。印章保管人员应认真核对用印申请单与相关文件的一致性，包括文件内容、签字、日期等。核对无误后，在文件规定位置加盖相应印章，并在用印申请单上注明用印情况，同时在《印章使用登记表》上进行详细记录。用印完毕后，应将用印申请单、相关文件及用印后的文件原件妥善整理保存。文件归档：用印完成后，用印申请人应将用印申请单、相关文件复印件及用印后的文件原件按照公司档案管理规定进行归档保存。档案管理人员应定期对用印档案进行整理、装订和保管，确保档案资料的完整性和可追溯性。2.使用范围公章使用范围：用于公司对外正式文件、报告、函件、合同协议、授权委托书、资质证书、营业执照副本等重要文件的盖章；用于公司对外签订的各类合同、协议、意向书等法律文件的盖章；用于公司对外报送的各类报表、统计资料、财务审计报告等文件的盖章；用于公司出具的各类证明文件、介绍信等的盖章；用于公司参加各类会议、活动、招投标等事项的相关文件盖章；其他经公司法定代表人或其授权人批准需要加盖公章的事项。合同专用章使用范围：专门用于公司对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件盖章。不得用于其他非合同类文件的盖章。财务专用章使用范围：用于公司财务票据、凭证、报表、账簿等财务文件的盖章；用于公司对外支付款项的支票、汇票、本票等票据的盖章；用于公司办理银行开户、销户、账户变更等业务的相关文件盖章；用于公司财务审计、税务申报、缴纳税款等事项的相关文件盖章；其他经公司财务负责人或其授权人批准需要加盖财务专用章的事项。法人章使用范围：用于公司法定代表人在各类法律文件、合同协议、授权委托书等重要文件上的签字盖章；用于公司法定代表人授权他人办理相关业务的授权书上的签字盖章；其他经公司法定代表人或其授权人批准需要加盖法人章的事项。部门章使用范围：用于本部门内部文件、报告、通知、函件等的盖章；用于本部门与其他部门之间的工作联系、业务往来等文件的盖章；用于本部门办理的各类业务手续、证明文件等的盖章；其他经本部门负责人批准需要加盖部门章的事项。部门章不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件盖章。五、印章的停用与销毁1.印章停用因公司机构调整、名称变更、印章损坏、遗失等原因，需要停用印章的，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并附上需要停用的印章印模。《印章停用申请表》经公司法定代表人或其授权人审批同意后，由行政部门负责通知相关部门和人员印章停用事宜。同时，在公司内部发布印章停用公告，明确停用印章的名称、停用日期及相关注意事项。印章保管人员在收到印章停用通知后，应立即停止使用该印章，并将印章妥善保管。在停用印章未完成销毁手续前，不得随意丢弃或交予他人。2.印章销毁对于停用的印章，行政部门应定期组织进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、停用日期、销毁原因等信息，并附上需要销毁的印章印模。《印章销毁申请表》经公司法定代表人或其授权人审批同意后，行政部门应指定专人负责印章销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员、销毁人员在《印章销毁登记表》上签字确认。印章销毁方式可采用粉碎、熔毁等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁后的印章应妥善处理，不得随意丢弃或流入社会。同时，行政部门应将印章销毁情况记录在《印章管理台账》中，并将相关销毁资料归档保存。六、印章管理的监督与检查1.定期检查公司行政部门应定期对印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管情况、使用流程执行情况、用印记录档案保存情况等。检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，报送公司领导。2.不定期抽查公司领导及相关部门可根据工作需要，对印章管理情况进行不定期抽查。抽查内容包括印章使用的合规性、审批流程的执行情况、印章保管的安全性等。对于抽查中发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改，并跟踪整改情况。3.违规处理对于违反本制度