有关财务报销规定和流程

有关财务报销规定和流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本规定和流程。2.适用范围本规定适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构、子公司。二、报销原则1.真实性原则报销凭证必须真实、合法、有效，能够证明经济业务的实际发生。任何虚假报销行为一经发现，将严肃处理。2.合理性原则报销费用应符合公司相关规定和业务实际需要，不得铺张浪费。对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。3.及时性原则员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内完成报销。特殊情况需提前向财务部门说明。三、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应填写完整，包括公司名称、日期、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等，且与实际业务相符。发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票单位重开或更正，并在更正处加盖开票单位印章。2.收据对于确实无法取得发票的情况，可使用财政部门监制的收据或税务部门认可的其他收据，但应注明原因并经相关负责人审批。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，内容填写齐全，包括收款单位名称、日期、收款项目、金额等。3.其他凭证除发票和收据外，如车票、机票、住宿发票、会议通知等相关凭证也应作为报销的依据。这些凭证应真实、有效，能够证明业务的发生。自制的原始凭证，如借款单、差旅费报销单等，应按规定格式填写，内容完整，并有相关人员签字确认。四、费用报销分类及规定1.差旅费定义：员工因公务需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。报销标准交通工具：根据出差的实际情况和级别，选择合适的交通工具。长途出差一般可乘坐飞机经济舱、火车硬卧、高铁二等座等；特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车软卧、高铁一等座的，应提前经上级领导批准。市内交通费用可凭有效票据报销。住宿费用：根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，住宿标准相对较高；二三线城市及经济欠发达地区，住宿标准相应降低。具体标准由公司另行规定。餐饮补贴：根据出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准按照公司规定执行。餐饮补贴已包含市内出差期间的餐饮费用，不再另行报销市内餐饮发票。报销流程员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差事由、目的地、预计出差天数、乘坐交通工具等信息，经部门负责人审批后交至行政部门备案。出差归来后，应在一个月内整理好相关报销凭证，填写《差旅费报销单》，并附上出差申请表、发票、车票、机票等原始凭证，按规定审批流程签字后交财务部门报销。2.业务招待费定义：公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。报销标准业务招待费应严格控制，根据实际业务需要合理支出。招待费用应与业务相关，严禁用于与业务无关的个人消费。招待费用的报销应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间等信息，并附上消费清单或发票。对于大额招待费用（超过[具体金额]），应提前经公司领导批准。报销流程招待活动发生前，应填写《业务招待申请表》，注明招待事由、招待对象、预计费用等信息，经部门负责人审核后报公司领导审批。招待活动结束后，应及时取得发票，并填写《费用报销单》，附上业务招待申请表、发票、消费清单等原始凭证，按规定审批流程签字后交财务部门报销。3.办公费定义：公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等办公用品费用。报销标准办公费应按照公司预算进行控制，不得超支。购买办公用品应选择正规渠道，确保质量和价格合理。办公用品采购应填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后交行政部门统一采购。采购完成后，行政部门应及时办理入库手续，并提供相应的发票和入库清单。报销流程员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用登记表》，由行政部门签字确认。报销办公用品费用时，应填写《费用报销单》，附上办公用品采购申请表、发票、入库清单、领用登记表等原始凭证，按规定审批流程签字后交财务部门报销。4.通讯费定义：员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。报销标准公司根据员工的工作岗位和实际需要，制定不同的通讯费报销标准。具体标准由公司另行规定。员工应提供与工作相关的通讯费用发票，发票上的姓名应与员工本人一致。对于个人手机费用报销，应提供通讯运营商的发票明细清单，以便核实费用的真实性。报销流程员工每月应按时收集通讯费用发票，并填写《通讯费报销单》，注明手机号码、费用期间等信息。经部门负责人审核后，按规定审批流程签字后交财务部门报销。5.差旅费定义：员工因公司业务需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。报销标准交通费用：根据出差的实际情况和级别，选择合适的交通工具。长途出差一般可乘坐飞机经济舱、火车硬卧、高铁二等座等；特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车软卧、高铁一等座的，应提前经上级领导批准。市内交通费用可凭有效票据报销。住宿费用：根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，住宿标准相对较高；二三线城市及经济欠发达地区，住宿标准相应降低。具体标准由公司另行规定。餐饮补贴：根据出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准按照公司规定执行。餐饮补贴已包含市内出差期间的餐饮费用，不再另行报销市内餐饮发票。报销流程员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差事由、目的地、预计出差天数、乘坐交通工具等信息，经部门负责人审批后交至行政部门备案。出差归来后，应在一个月内整理好相关报销凭证，填写《差旅费报销单》，并附上出差申请表、发票、车票、机票等原始凭证，按规定审批流程签字后交财务部门报销。五、报销流程1.费用报销流程员工填写费用报销单或差旅费报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关原始凭证。将填写好的报销单及原始凭证提交给部门负责人进行初审，部门负责人应审核费用的真实性、合理性以及与业务的相关性，并签字确认。初审通过后，报销单依次提交给财务部门审核。财务部门主要审核报销凭证的合法性、完整性以及报销金额是否符合公司规定，如有问题，财务部门有权要求员工补充或更正相关信息。财务审核通过后，报销单提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司财务制度和实际情况，对报销费用进行最终审批。审批通过后，员工将报销单交回财务部门，财务部门根据审批结果进行报销款项的支付。报销款项一般通过银行转账的方式支付到员工个人银行账户。2.借款流程员工因业务需要借款时，应填写《借款单》，注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息，并经部门负责人审批。部门负责人审批通过后，《借款单》提交给财务部门审核。财务部门审核借款金额是否合理、借款用途是否符合公司规定等。财务审核通过后，《借款单》提交给公司领导进行审批。公司领导审批同意后，财务部门根据审批结果发放借款。员工应在借款到期日前及时归还借款。如需延期还款，应提前向财务部门说明原因，并办理相关延期手续。3.固定资产购置及报销流程各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，填写《固定资产购置申请表》，注明购置资产的名称、规格型号、数量、预算金额等信息，并经部门负责人审批。部门负责人审批通过后，《固定资产购置申请表》提交给行政部门审核。行政部门负责审核资产购置的必要性、配置标准等，并签字确认。行政部门审核通过后，《固定资产购置申请表》提交给财务部门审核。财务部门主要审核预算金额是否合理、资金来源是否充足等。财务审核通过后，《固定资产购置申请表》提交给公司领导进行审批。公司领导审批同意后，由行政部门负责组织采购。固定资产购置完成后，行政部门应及时办理验收手续，并填写《固定资产验收单》。同时，采购人员应取得合法有效的发票，并填写《费用报销单》，附上固定资产购置申请表、验收单、发票等原始凭证，按规定审批流程签字后交财务部门报销。财务部门根据审批结果进行固定资产入账及报销款项的支付。固定资产入账后，应按照公司固定资产管理制度进行管理和折旧计提。六、审批权限1.一般费用报销审批权限单次报销金额在[具体金额]以下的，由部门负责人审批。单次报销金额在[具体金额]至[具体金额]之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。单次报销金额在[具体金额]以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。2.重大事项费用报销审批权限对于涉及公司重大项目、大额资金支出等重大事项的费用报销，除按照上述一般费用报销审批权限执行外，还需经公司董事会或相关决策机构审批。具体审批流程和权限由公司另行规定。3.借款审批权限单次借款金额在[具体金额]以下的，由部门负责人审批。单次借款金额在[具体金额]至[具体金额]之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。单次借款金额在[具体金额]以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。七、报销时间规定1.公司原则上每周[具体日期]集中办理报销业务。员工应在集中报销日之前将整理好的报销凭证提交给财务部门。2.对于紧急情况需要提前报销的，员工可向财务部门说明原因，经财务部门同意后，可随时办理报销手续。八、其他规定1.员工应妥善保管好报销凭证，如有遗失，应及时向财务部门说明情况。如因个人原因导致报销凭证遗失无法报