某电力公司档案管理实施办法

某电力公司档案管理实施办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制定本实施办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各基层单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.维护档案的真实性和完整性原则：档案管理人员应严格把关，保证档案内容真实可靠，不得擅自修改、伪造档案。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案的集中管理。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责接收、征集公司各部门及基层单位形成的各类档案，对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作。定期检查各部门档案收集情况，督促及时归档，确保档案收集的完整性和及时性。2.档案保管妥善保管公司档案，建立健全档案保管制度，做好档案库房的安全防护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。定期对档案进行清查、核对，确保账物相符。对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。3.档案利用服务建立档案检索系统，为公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务。按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。根据公司工作需要，积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为公司决策提供依据。4.档案信息化建设负责公司档案信息化系统的建设、维护和管理，推进档案数字化进程。将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。对电子档案进行安全管理，采取数据备份、加密存储等措施，防止电子档案数据丢失或损坏。5.档案鉴定与销毁定期对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。做好档案鉴定和销毁记录，确保档案销毁工作的规范、安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政事务管理活动中形成的文件材料，如公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.党群工作类：涵盖公司党组织建设、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。3.生产技术类：有关公司生产运行、技术研发、设备管理等业务活动产生的技术文件、图纸、操作规程等。4.经营管理类：涉及公司市场营销、财务管理、人力资源管理、物资管理等经营管理活动的文件材料。5.基本建设类：公司基本建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工决算等。6.设备仪器类：公司各类设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等过程中产生的文件材料，包括设备清单、使用说明书、维修记录等。7.会计档案类：公司财务会计核算活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等档案。8.审计档案类：公司内部审计、外部审计工作中产生的审计报告、审计工作底稿等文件材料。9.合同协议类：公司签订的各类合同、协议、意向书等文件。10.声像档案类：公司在生产经营、重大活动等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。（二）档案编号1.每大类档案赋予一个两位数字代码，如行政管理类为"01"，党群工作类为"02"等。2.大类下的二级类目根据实际情况进行细分，并赋予相应的代码。例如，行政管理类下的公司文件为"0101"，会议记录为"0102"。3.具体档案编号由档案管理部门按照分类原则和编号规则统一编制，确保编号的唯一性和系统性。编号一经确定，不得随意更改。如需更改，应办理相关手续，并在档案目录及相关检索工具中进行注明。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司各部门及基层单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，均属收集归档范围。2.公司与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料，由承办部门负责收集整理后归档。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务文件、技术资料等，如属职务行为产生的，应及时交所在部门归档。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理部门规定的时间和要求，定期将本部门形成的档案材料移交至档案管理部门。2.归档文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签署完备。文件材料应为原件，如有特殊情况需用复印件归档的，应在复印件上加盖原件保存单位公章，并注明原件存放处。3.归档文件材料应按照分类方案进行分类整理，遵循文件形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接。同一事由的文件应集中排列，密不可分。4.归档文件材料应按照规定的格式进行编目，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目，确保编目准确、清晰。（三）归档时间1.一般文件材料应在次年上半年归档完毕。2.专项工作或重大活动形成的档案，应在工作结束后一个月内整理归档。3.会计档案应按照国家有关规定定期整理归档，保管期限届满后，按照规定程序进行移交。五、档案的整理与装订（一）整理原则档案整理应遵循遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、年度、保管期限进行分类整理，同一类别的文件按照发文时间顺序排列。2.党群工作类档案：根据党群工作的不同业务类型进行分类，如党组织建设、工会工作、共青团工作等，每类再按照时间顺序排列。3.生产技术类档案：按照专业分类，如电力生产、电网建设、设备管理等，再根据项目或设备的具体情况进行细化整理，保持技术文件的系统性和完整性。4.经营管理类档案：依据经营管理的不同业务板块分类，如市场营销、财务管理、人力资源管理等，每个板块内的文件按照时间顺序或业务流程排列。5.基本建设类档案：按照项目建设程序，从项目立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收等阶段，分别整理归档，每个阶段的文件按照文件性质和时间顺序排列。6.设备仪器类档案：以每台设备仪器为单位进行整理，包括设备的购置、安装、调试、运行、维护、改造、报废等全过程形成的文件材料，按照时间顺序排列。7.会计档案类：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，会计凭证应按月装订成册，会计账簿应按年度整理归档。8.审计档案类：按照审计项目进行整理，一个审计项目形成的文件材料为一个保管单位，包括审计通知书、审计工作底稿、审计报告等，按照审计工作流程排列。9.合同协议类档案：按照合同协议的类别、签订时间顺序进行整理，每份合同协议单独成册，并在封面上注明合同名称、编号、签订日期等信息。10.声像档案类：按照照片、录音、录像等不同载体进行分类，对于照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，对于录音、录像应注明录制时间、内容摘要等信息，并按照时间顺序排列。（三）装订要求1.归档文件材料应去除金属物，如订书钉、回形针等，以防止生锈损坏文件。2.采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固，整齐美观。3.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火保险柜、温湿度计、除湿机、空调、吸尘器等，确保档案保管环境符合要求。2.对档案密集架进行定期检查和维护，确保其运行正常，防止出现故障影响档案存放安全。（三）档案保护措施1.对纸质档案进行定期清查和盘点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。2.对电子档案进行备份管理，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同地点。定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。3.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.对档案进行定期消毒，防止虫害和霉菌滋生。严禁在档案库房内吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。七、档案的利用与借阅（一）利用原则公司档案利用应遵循保密、规范、高效的原则，在确保档案安全的前提下，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请内容提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等，按期归还档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、查阅或借阅内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。负责对公司保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和公司实际情况，从档案的真实性、完整性、准确性、系统性以及历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估。对保管期满但仍具有重要参考价值或涉及未了事项的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对保管期满的档案进行逐卷审查，提出存毁意见，填写《档案鉴定销毁清册》。2.《档案鉴定销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、规范。销毁完毕后，监销人员应在《档案鉴定销毁清册》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明"已销毁"字样，并将《档案鉴定销毁清册》永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公司档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和共享利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描1.对公司存量档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为通用的图像格式，如PDF等，并进行加密处理，确保电子文件的安全性。（三）电子档案管理系统1.建立电子档案管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能。2.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立准确的索引目录，便于快速检索和查询。3.对电子档案的访问权限进行严格控制，根据不同人员的工作职责设置相应的权限，确保档案信息的安全。（四）数据备份与恢复1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如磁带库、光盘库、异地数据中心等。2.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏的情况下能够及时恢复数据，保证档案信息系统的正常运行。十、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对公司各部门及基层单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等方面。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系