展示品管理制度

展示品管理制度一、总则（一）目的为加强公司展示品的管理，规范展示品的采购、使用、维护、保管及处置等行为，确保展示品能够安全、有序、有效地服务于公司业务展示、形象宣传等需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有用于展示的各类物品，包括但不限于产品模型、样品、宣传资料、展示道具、多媒体展示设备等。（三）管理原则1.统一管理原则：展示品的管理工作由公司指定的部门或专人统一负责，确保管理的规范性和一致性。2.安全第一原则：保障展示品的安全，防止因管理不善导致展示品损坏、丢失、被盗等情况发生。3.合理使用原则：在满足公司业务需求的前提下，合理安排展示品的使用，提高使用效率，避免资源浪费。4.定期维护原则：定期对展示品进行检查、维护和保养，确保展示品始终处于良好的展示状态。二、职责分工（一）展示品管理部门1.负责制定和完善展示品管理制度，并组织实施。2.统筹规划展示品的采购、调配、使用和处置等工作。3.建立展示品管理档案，记录展示品的基本信息、采购情况、使用记录、维护保养情况等。4.定期对展示品进行盘点，确保账实相符。5.指导和监督各部门正确使用展示品，对违规行为进行纠正和处理。（二）采购部门1.根据展示品管理部门的需求，负责展示品的采购工作。2.选择合格的供应商，确保采购的展示品质量符合要求。3.负责与供应商签订采购合同，明确采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。4.及时跟进采购进度，确保展示品按时、按质、按量到货。（三）使用部门1.根据业务需要，向展示品管理部门申请使用展示品。2.负责展示品在本部门的日常使用和保管，确保展示品的安全和完好。3.在使用过程中发现展示品损坏或故障，及时通知展示品管理部门进行维修或更换。4.配合展示品管理部门做好展示品的盘点工作。（四）财务部门1.负责审核展示品采购费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度。2.参与展示品的盘点工作，对盘点结果进行财务核对。3.协助展示品管理部门做好展示品的成本核算和分析工作。（五）技术支持部门1.负责为展示品的使用提供技术支持，确保多媒体展示设备等正常运行。2.定期对展示品的技术性能进行检测和评估，提出改进建议。3.协助展示品管理部门做好展示品的技术维护和升级工作。三、采购管理（一）采购计划1.展示品管理部门应根据公司业务发展需求、市场推广计划、展会安排等，提前制定展示品采购计划。采购计划应明确展示品的名称、规格、数量、用途、预算等内容。2.采购计划需经相关部门负责人审核，报公司领导审批后实施。（二）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购需求，从供应商数据库中选择合适的供应商进行询价、比价和议价。3.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）采购实施1.采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保展示品按时、按质、按量到货。2.展示品到货后，采购部门应通知展示品管理部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括展示品的数量、规格、质量、外观等是否符合合同要求。3.验收合格的展示品，由展示品管理部门办理入库手续；验收不合格的展示品，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或处理。四、使用管理（一）使用申请1.各部门因业务需要使用展示品时，应填写《展示品使用申请表》，注明使用展示品的名称、规格、数量、使用时间、使用地点、使用目的等内容。2.《展示品使用申请表》需经部门负责人审核，报展示品管理部门审批。3.展示品管理部门根据审批结果，安排展示品的调配和发放。（二）使用培训1.对于一些特殊或复杂的展示品，展示品管理部门应组织相关人员进行使用培训，确保使用人员熟悉展示品的性能、操作方法、注意事项等。2.使用培训可采用集中培训、现场演示、操作手册等方式进行。（三）使用规范1.使用部门应按照展示品管理部门的要求和规定，正确使用展示品，不得擅自改变展示品的用途、结构或外观。2.在使用过程中，要注意保护展示品，避免因不当操作导致展示品损坏。如发现展示品有损坏迹象，应立即停止使用，并及时通知展示品管理部门。3.使用完毕后，使用部门应将展示品清理干净，归还展示品管理部门，并办理归还手续。（四）借用管理1.因工作需要临时借用展示品的，需填写《展示品借用申请表》，经部门负责人和展示品管理部门审批后，方可借用。2.借用期限一般不得超过[具体期限]，如需延长借用期限，应提前办理续借手续。3.借用部门应妥善保管借用的展示品，按时归还。如因保管不善导致展示品损坏或丢失，借用部门应照价赔偿。五、维护管理（一）维护计划1.展示品管理部门应根据展示品的特点和使用情况，制定展示品维护计划。维护计划应包括维护内容、维护周期、维护责任人等。2.对于一些贵重或关键的展示品，应制定专项维护计划，确保其性能和安全。（二）日常维护1.使用部门在日常使用过程中，要注意对展示品进行清洁、保养，及时发现并处理一些小故障。2.展示品管理部门应定期对展示品进行巡查，检查展示品的使用状况、维护情况等，发现问题及时督促相关部门进行处理。（三）定期维护1.根据维护计划，展示品管理部门组织相关人员对展示品进行定期维护。定期维护的内容包括但不限于设备的调试、零部件的更换、外观的修复等。2.定期维护完成后，应填写《展示品维护记录》，记录维护时间、维护内容、维护人员等信息。（四）维修管理1.当展示品出现故障或损坏时，使用部门应及时通知展示品管理部门。展示品管理部门根据故障情况，安排维修人员进行维修。2.维修人员应详细记录故障现象、维修过程和维修结果，填写《展示品维修记录》。3.对于一些复杂或难以修复的故障，展示品管理部门应组织相关技术人员进行会诊，制定维修方案，确保展示品能够尽快恢复正常使用。六、保管管理（一）保管场所1.公司应设立专门的展示品保管场所，确保展示品的安全存放。保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。2.展示品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。（二）保管措施1.建立展示品出入库登记制度，详细记录展示品的出入库时间、名称、规格、数量、去向等信息。2.定期对展示品进行盘点，确保账实相符。盘点工作由展示品管理部门组织，财务部门、使用部门等相关人员参与。3.加强对保管场所的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。4.对易损、易腐、易燃、易爆等特殊展示品，应采取特殊的保管措施，确保其安全。（三）库存管理1.展示品管理部门应定期对库存展示品进行清理，对闲置、报废、损坏的展示品及时进行处理。2.根据业务需求和库存情况，合理控制展示品的库存数量，避免积压或短缺。七、处置管理（一）报废处理1.对于已损坏无法修复、已过使用期限、已无使用价值的展示品，由使用部门或展示品管理部门提出报废申请。2.报废申请需填写《展示品报废申请表》，注明报废展示品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等内容。3.《展示品报废申请表》经部门负责人审核，报展示品管理部门、财务部门、公司领导审批后，进行报废处理。4.报废展示品应按照公司相关规定进行处置，如变卖、销毁等，处置过程应进行记录。（二）转让处理1.对于一些仍有使用价值但公司不再需要的展示品，可进行转让处理。2.转让处理需填写《展示品转让申请表》，注明转让展示品的名称、规格、数量、购置时间、转让价格、受让方等内容。3.《展示品转让申请表》经部门负责人审核，报展示品管理部门、财务部门、公司领导审批后，按照相关程序进行转让。4.转让收入应及时足额上缴公司财务。（三）捐赠处理1.根据公司的公益活动计划或其他需要，可将部分展示品进行捐赠。2.捐赠处理需填写《展示品捐赠申请表》，注明捐赠展示品的名称、规格、数量、购置时间、捐赠对象等内容。3.《展示品捐赠申请表》经部门负责人审核，报展示品管理部门、公司领导审批后，办理捐赠手续。八、档案管理（一）档案建立1.展示品管理部门应建立展示品管理档案，对展示品的采购、使用、维护、保管、处置等全过程进行记录。2.展示品管理档案应包括展示品清单、采购合同、使用申请表、维护记录、维修记录、盘点记录、报废申请表、转让申请表、捐赠申请表等相关资料。（二）档案保管1.展示品管理档案应妥善保管，保存期限按照公司相关规定执行。2.档案保管应做到安全、完整、有序，便于查阅和使用。（三）档案查阅1.因工作需要查阅展示品管理档案的，需填写《展示品管理档案查阅申请表》，经部门负责人和展示品管理部门审批后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、损坏等。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对展示品管理工作进行审计监督，检查展示品管理制度的执行情况、采购程序的合规性、使用维护的合理性、保管处置的规范性等。2.展示品管理部门应定期对各部门展示品的使用和保管情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理