防止过期管理制度

防止过期管理制度一、总则（一）目的为加强公司对各类物品、文件、信息等的管理，防止过期情况的发生，确保公司运营的正常秩序，保障公司各项工作的高效开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位及涉及的各类物品、文件、信息等相关管理活动。（三）基本原则1.预防为主原则：通过建立完善的预警机制和管理流程，提前对可能出现过期的情况进行识别和防范。2.责任明确原则：明确各部门、岗位在防止过期管理中的职责，确保工作落实到人。3.动态管理原则：根据公司业务发展和实际情况，及时调整和完善防止过期管理措施。二、管理职责（一）行政部门1.负责制定和完善防止过期管理制度，并监督制度的执行情况。2.对公司各类物品的有效期进行统一登记和管理，建立物品有效期台账。3.定期组织对公司内各类物品进行清查，提醒相关部门和人员及时处理即将过期的物品。4.负责公司文件、档案的整理和归档，确保文件资料的完整性和准确性，并按照规定的保存期限进行妥善保管，防止文件过期失效。（二）各业务部门1.负责本部门涉及的各类物品、文件、信息等的有效期管理，指定专人负责相关工作。2.配合行政部门做好物品有效期的清查和处理工作，及时反馈本部门物品的使用和过期情况。3.对本部门产生的文件、信息等按照规定进行分类、编号、存储，确保文件资料的时效性，并在有效期届满前及时进行清理或归档。（三）财务部门1.根据防止过期管理制度，审核相关费用的报销，对于因过期导致的损失不予报销。2.协助行政部门对过期物品的报废处理进行财务核算和监督。三、物品防止过期管理（一）物品分类1.办公用品：如文具、纸张、墨盒、硒鼓等。2.办公设备及耗材：电脑、打印机、复印机、传真机等设备及对应的耗材。3.劳保用品：安全帽、工作服、手套、防护鞋等。4.食品及饮品：员工福利食品、会议室饮品等。5.化学品：清洁剂、消毒剂、油墨等。6.其他物品：如绿植、灭火器等。（二）有效期标识与登记1.采购部门在采购物品时，应确保物品标注有清晰的生产日期、保质期或有效期等信息。2.行政部门收到物品后，对具有有效期的物品进行统一登记，记录物品名称、规格型号、采购日期、有效期至等信息，建立物品有效期台账。3.各部门领用物品时，应检查物品的有效期，并在领用登记表上签字确认。（三）库存管理与清查1.仓库管理人员应按照物品的性质和有效期要求，合理安排存放位置，确保物品存放环境符合要求，避免因环境因素导致物品提前过期。2.行政部门定期（每月至少一次）组织对公司库存物品进行清查，核对物品有效期台账与实际库存情况。3.对于即将过期的物品，仓库管理人员应填写《物品过期预警通知单》，通知相关部门及时处理。通知单应注明物品名称、规格型号、采购日期、有效期至、剩余数量等信息。（四）过期物品处理1.各部门收到《物品过期预警通知单》后，应在规定时间内（一般为接到通知后的[X]个工作日）对过期物品进行处理。2.对于可回收利用的过期物品，如纸张、金属等，由行政部门统一安排回收处理。3.对于不可回收且存在安全风险的过期物品，如化学品、食品等，应按照相关法律法规的要求进行妥善处理，如交由有资质的环保处理公司进行处理，并保存好处理记录。4.对于因过期导致的资产损失，相关部门应及时查明原因，属于人为因素造成的，应追究相关人员的责任。四、文件防止过期管理（一）文件分类1.公司制度文件：包括公司章程、各项管理制度、规定等。2.业务文件：如合同、协议、项目文档、业务报告等。3.财务文件：会计凭证、财务报表、审计报告等。4.人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录等。5.其他文件：如会议纪要、通知、函件等。（二）文件编号与存储1.行政部门负责对公司各类文件进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于文件的识别和查找。2.文件应按照分类进行存储，可采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子文件应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份；纸质文件应存放在专门的文件柜中，按照编号顺序排列。3.对于重要文件，应进行加密存储或采取其他安全措施，防止文件泄露或损坏。（三）文件有效期规定1.公司制度文件应根据法律法规的变化和公司业务发展的需要，定期进行修订和更新，修订后的文件应重新确定有效期。2.业务文件的有效期根据合同、项目的执行期限等确定，一般与业务活动的存续期一致。3.财务文件按照国家财务法规和公司财务管理制度的要求，保存规定的年限，过期后按照档案管理规定进行销毁。4.人事文件的有效期根据员工的在职状态和相关法律法规的要求确定，如员工离职后，其相关档案资料应按照规定进行妥善保管。（四）文件清查与更新1.行政部门定期（每季度至少一次）对公司文件进行清查，核对文件的编号、存储位置、有效期等信息，确保文件的完整性和准确性。2.对于即将过期的文件，行政部门应提前通知相关部门进行评估和处理。如需继续使用，应及时进行修订和更新；如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。3.各部门应及时关注文件的有效期，在文件有效期届满前，对本部门产生的文件进行整理和更新，确保文件的时效性。五、信息防止过期管理（一）信息分类1.市场信息：行业动态、竞争对手信息、市场趋势等。2.技术信息：产品技术资料、研发成果、技术标准等。3.客户信息：客户资料、客户需求、客户反馈等。4.内部管理信息：公司运营数据、财务信息、人力资源信息等。（二）信息收集与整理1.各部门负责收集与本部门业务相关的各类信息，指定专人负责信息的收集、整理和分析工作。2.信息收集应确保来源可靠、内容准确，收集到的信息应及时进行整理和分类，建立信息数据库或文档记录。3.对于重要信息，应进行备份存储，防止信息丢失或损坏。（三）信息有效期与更新1.市场信息应保持及时性和准确性，定期（每周至少一次）进行更新，确保信息反映最新的市场动态。2.技术信息随着技术的发展和产品的更新换代，应及时进行修订和补充，确保技术资料的有效性。3.客户信息应根据客户的变化情况及时更新，如客户联系方式、需求变化等，以便更好地为客户提供服务。4.内部管理信息应按照公司管理要求和财务、人力资源等相关制度的规定，定期进行统计和分析，确保信息的时效性和决策支持作用。（四）信息清查与处理1.行政部门定期（每半年至少一次）对公司信息进行清查，检查信息的完整性、准确性和时效性。2.对于过期或无效的信息，应及时进行清理和删除，避免占用存储空间和影响信息查询效率。3.各部门应积极配合行政部门的信息清查工作，对本部门的信息进行自查自纠，确保信息的质量。六、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对公司防止过期管理制度的执行情况进行日常监督，定期检查各部门物品、文件、信息的有效期管理工作。2.公司设立内部审计部门，不定期对各部门防止过期管理情况进行专项审计，检查是否存在违规操作或管理漏洞。3.鼓励员工对发现的过期情况进行举报，对于举报属实的员工给予一定的奖励。（二）考核办法1.将防止过期管理工作纳入各部门绩效考核体系，考核指标包括物品过期率、文件过期处理及时率、信息更新及时率等。2.对于在防止过期管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于因工作不力导致出现较多过期情况的部门和个人，进行批评教育，并根据情节轻重扣减绩效分数或给予相应的经济处罚。七、培训与宣传（一）培训计划1.行政部门制定年度防止过期管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容包括防止过期管理制度、物品有效期识别方法、文件和信息管理要求等。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展培训活动，可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种方式进行培训。2.培训结束后，对培训效果进行评估，可通过考试、实际操作等方式检验员工对培训内容的掌握程度，对于未通过