保质金管理制度

保质金管理制度一、总则（一）目的为加强公司对保质金的管理，规范保质金的收取、使用、退还等行为，保障公司利益，维护正常的业务往来秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与供应商、合作方等相关方在业务合作过程中涉及的保质金管理。（三）基本原则1.合法性原则：保质金的管理应符合国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：在保质金的收取、使用、退还等环节，应遵循公平公正的原则，确保各方权益得到保障。3.专款专用原则：保质金应专项用于与质量相关的问题处理，不得挪作他用。4.风险可控原则：通过合理设定保质金条款，有效控制因质量问题可能给公司带来的损失风险。二、保质金的收取（一）收取依据1.公司与供应商、合作方签订的合同或协议中应明确约定保质金的收取条款，包括收取比例、收取金额、收取时间等。2.对于涉及产品质量、服务质量等关键因素的业务合作，根据风险评估情况，决定是否收取保质金及收取的具体标准。（二）收取标准1.一般根据业务合作的风险程度、合作期限、合作金额等因素综合确定保质金的收取比例。风险较高、合作期限较长、合作金额较大的业务，收取比例相对较高。2.收取比例通常在合作金额的[X]%[X]%之间，具体比例由业务部门根据实际情况提出建议，经财务部门、法务部门审核，报公司管理层批准后执行。（三）收取流程1.业务部门在与供应商、合作方签订合同或协议时，应将保质金条款纳入其中，并明确告知对方。2.合同签订后，业务部门负责跟踪督促供应商、合作方按照合同约定缴纳保质金。3.供应商、合作方缴纳保质金时，应通过银行转账等方式将款项汇入公司指定的账户，并注明"保质金"字样及相关业务信息。4.财务部门收到保质金款项后，应及时进行账务处理，并向业务部门反馈收款情况。业务部门应将收款情况与合同约定进行核对，确保信息一致。三、保质金的使用（一）使用范围1.因供应商、合作方提供的产品或服务出现质量问题，导致公司遭受经济损失或产生额外费用的，可使用保质金进行赔偿或支付。2.对因质量问题给公司客户造成的损失进行赔偿，且供应商、合作方应承担相应责任的部分，可从保质金中支付。3.用于因质量问题引发的产品召回、维修、更换等费用支出。4.经公司管理层批准的其他与质量问题相关的费用支出。（二）使用审批1.当出现质量问题需要使用保质金时，业务部门应及时收集相关证据，包括质量检验报告、客户反馈、损失清单等，并填写《保质金使用申请表》。2.《保质金使用申请表》应详细说明质量问题的情况、损失金额、拟使用保质金的金额及支付方式等内容，并经业务部门负责人签字确认。3.将《保质金使用申请表》提交给财务部门审核，财务部门应核实相关费用的真实性、合理性及是否符合公司财务制度规定。4.经财务部门审核通过后，《保质金使用申请表》报法务部门进行法律合规性审查，确保使用保质金的行为符合法律法规要求。5.最后，《保质金使用申请表》报公司管理层审批。公司管理层根据业务情况、损失程度等因素进行综合判断，做出是否批准使用保质金及使用金额的决定。（三）支付流程1.经公司管理层批准使用保质金后，财务部门根据审批意见，按照合同约定及相关规定办理支付手续。2.对于需要支付给供应商、合作方的质量赔偿款等，财务部门应通过银行转账等方式将款项支付至对方指定的账户，并注明支付事由为"质量赔偿款（保质金支付）"及相关业务信息。3.对于因质量问题产生的内部费用支出，如产品召回费用、维修费用等，财务部门按照公司正常的费用报销流程进行支付。四、保质金的退还（一）退还条件1.供应商、合作方在合作期限内提供的产品或服务质量符合合同约定标准，且在质保期届满后未出现质量问题。2.对于合作项目，在项目验收合格且质保期届满后，如无质量纠纷，应退还保质金。3.因质量问题使用保质金后，供应商、合作方已按照要求采取有效措施解决问题，并经公司确认不再存在质量隐患的，可在满足一定条件下退还剩余保质金。（二）退还申请1.质保期届满或满足退还条件后，供应商、合作方如需退还保质金，应向公司业务部门提交《保质金退还申请表》。2.《保质金退还申请表》应包括合作项目名称、合同编号、收取保质金金额、已使用保质金金额、申请退还保质金金额等信息，并加盖供应商、合作方公章。（三）审核流程1.业务部门收到供应商、合作方的《保质金退还申请表》后，应对合作期间的产品或服务质量情况进行核实，确认是否符合退还条件。2.如业务部门认为符合退还条件，应在《保质金退还申请表》上签署审核意见，并提交给质量部门进行质量复查。3.质量部门应根据业务部门提供的信息及相关记录，对产品或服务质量进行复查，如复查结果合格，在《保质金退还申请表》上签署意见。4.财务部门收到经业务部门和质量部门审核通过的《保质金退还申请表》后，核对相关账目及款项情况，确认无误后，报公司管理层审批。（四）退还流程1.经公司管理层批准后，财务部门按照合同约定及相关规定办理保质金退还手续。2.对于以银行转账方式收取保质金的，财务部门应通过银行转账将退还的保质金款项汇入供应商、合作方原缴纳保质金的账户。3.如供应商、合作方原缴纳保质金的账户信息发生变更，应及时向公司提供新的账户信息，确保退还资金准确无误地支付到对方账户。五、账务管理（一）账目设置1.财务部门应设立专门的保质金账目，对保质金的收取、使用、退还等情况进行详细记录。2.保质金账目应按照供应商、合作方及业务项目进行明细核算，确保每一笔保质金业务都有清晰的记录。（二）账务处理1.收取保质金时，财务部门应借记"银行存款"等科目，贷记"其他应付款保质金[供应商/合作方名称]"科目。2.使用保质金时，根据实际支付情况，借记"其他应付款保质金[供应商/合作方名称]"科目，贷记"银行存款"等科目；同时，按照费用性质，借记相关成本费用科目，贷记相应科目。3.退还保质金时，财务部门应借记"其他应付款保质金[供应商/合作方名称]"科目，贷记"银行存款"等科目。（三）定期核对1.财务部门应定期与业务部门核对保质金账目，确保账目记录与业务实际情况相符。2.每月末，财务部门应编制保质金收支情况报表，报送公司管理层及相关部门，以便及时掌握保质金的管理动态。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对保质金的管理情况进行审计监督，检查保质金的收取、使用、退还等环节是否符合本制度规定及公司相关流程要求。2.审计部门应重点关注保质金的收支合规性、账目记录准确性、使用合理性等方面，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受相关政府部门、行业监管机构等的监督检查，积极配合提供有关保质金管理的资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真对待，及时整改，确保公司保质金管理工作符合法律法规及监管要求。七、违约责任（一）供应商、合作方违约责任1.若供应商、合作方未按照合同约定缴纳保质金，应按照合同约定承担违约责任，包括但不限于支付逾期违约金等。2.在质保期内，因供应商、合作方提供的产品或服务出现质量问题，导致公司使用保质金进行赔偿或支付相关费用的，供应商、合作方除承担质量问题的直接责任外，还应按照合同约定赔偿公司因此遭受的其他损失。3.若供应商、合作方在申请退还保质金时提供虚假信息或隐瞒质量问题等情况，公司有权拒绝退还保质金，并追究其法律责任。（二）公司违约责任1.若公司未按照合同约定或本制度规定及时收取、使用、退还保质金，给供应商、合作方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.因公司原因导致保质金账目混乱、记录错误等情况，影响供应商、合作方权益的，公司应及时采取措施予以纠正，并承担由此产生的相关责任。八、争议解决（一）协商解决在保质金管理过程中，如公司与供应商、合作方之间发生争议，首先应通过友好协商的方式解决。双方应本着平等、互利、诚信的原则，就争议事项进行沟通协商，寻求达成一致的解决方案。（二）仲裁或诉讼若协商不成，任何一方均可根据合同约定或