局活动管理制度

局活动管理制度一、总则（一）目的为了规范本局各类活动的组织与管理，确保活动的顺利开展，提高活动质量和效果，丰富员工的业余生活，促进团队建设和文化交流，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本局组织的各类内部活动，包括但不限于会议、培训、团建、文体活动等。（三）活动原则1.合法性原则：活动的组织和开展应符合国家法律法规及相关政策要求。2.安全第一原则：始终将员工的安全放在首位，确保活动场所、设施设备及活动流程不存在安全隐患。3.效益原则：注重活动的实际效果，以提升员工素质、增强团队凝聚力、促进工作开展为目标，合理安排活动内容和资源。4.全员参与原则：鼓励全体员工积极参与活动，营造良好的活动氛围，体现团队合作精神。二、活动组织与策划（一）活动发起1.局内各部门根据工作需要或员工兴趣，可提出举办活动的建议，并填写《活动申请表》，详细说明活动主题、内容、时间、地点、参与人员、预算等信息。2.局领导根据工作安排和实际情况，有权决定发起特定的活动。（二）活动策划1.活动申请经批准后，由发起部门或指定的活动策划小组负责制定活动策划方案。策划方案应包括活动目的、活动流程、活动内容、人员分工、时间安排、场地布置、物资准备、安全保障措施等详细内容。2.活动策划方案应充分征求相关部门和员工的意见，进行必要的修改和完善，确保活动的可行性和吸引力。3.对于涉及多个部门参与的大型活动，应成立专门的活动筹备委员会，负责统筹协调活动的各项筹备工作。（三）活动审批1.活动策划方案制定完成后，需提交至局领导审批。审批内容包括活动的必要性、可行性、安全性、预算合理性等。2.局领导应在规定时间内对活动策划方案进行审批，并给予明确的批示。如方案需要修改，应根据批示意见及时进行调整，重新提交审批。3.未经审批或审批未通过的活动不得擅自组织开展。三、活动实施（一）活动准备1.场地准备：根据活动策划方案，提前预订合适的活动场地，并确保场地的环境、设施设备满足活动要求。如需要进行场地布置，应按照设计方案进行精心布置，营造良好的活动氛围。2.物资准备：根据活动内容和参与人数，准备所需的物资，如办公用品、宣传资料、奖品、餐饮、道具等。物资采购应遵循相关规定，确保物资质量和数量。3.人员安排：明确活动各环节的工作人员职责，进行合理分工。工作人员应提前熟悉活动流程和自己的工作任务，做好充分准备。4.通知发布：提前向参与活动的人员发布活动通知，告知活动的时间、地点、内容、注意事项等信息。通知应确保传达准确、及时，让员工有足够的时间做好准备。（二）活动现场管理1.签到入场：活动现场应安排专人负责签到工作，确保参与人员按时签到入场。签到表应记录参与人员的姓名、部门等信息，以便后续统计和管理。2.活动组织：按照活动策划方案有序组织活动进行，确保活动流程顺畅。工作人员应密切关注活动进展情况，及时解决出现的问题，保证活动的顺利进行。3.安全保障：加强活动现场的安全管理，确保活动场所、设施设备及活动过程不存在安全隐患。安排专人负责安全巡查，做好应急处置准备，如发生突发事件，应及时采取有效措施进行处理，并向上级报告。4.氛围营造：通过现场布置、音乐播放、互动环节等方式，营造积极活跃的活动氛围，提高员工的参与度和积极性。（三）活动记录1.安排专人负责活动记录，记录活动的过程、内容、参与人员表现等情况。记录方式可以包括文字记录、照片拍摄、视频录制等。2.活动记录应及时整理归档，作为活动总结和后续活动参考的重要资料。四、活动预算与费用管理（一）预算编制1.活动策划方案确定后，由发起部门或财务部门负责编制活动预算。预算内容应包括场地租赁费用、物资采购费用、餐饮费用、交通费用、奖品费用、宣传费用、工作人员劳务费用等各项支出。2.预算编制应遵循合理、节约的原则，充分考虑活动的实际需求和资源状况，确保预算的准确性和可行性。（二）费用审批1.活动预算编制完成后，提交至局领导审批。审批通过后的预算作为活动费用控制的依据。2.活动过程中如需调整预算，应提前提交书面申请，说明调整原因和金额，经局领导审批后方可执行。（三）费用报销1.活动结束后，参与活动的工作人员应及时整理活动费用报销凭证，按照本局财务报销制度的要求填写报销单。报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。2.报销单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门进行审核。财务部门应严格按照预算和报销制度进行审核，对不符合规定的报销凭证予以退回。3.审核通过后的报销单经局领导审批后，由财务部门进行报销支付。五、活动效果评估（一）评估方式1.问卷调查：活动结束后，通过发放问卷调查的方式收集参与人员对活动内容、组织安排、活动效果等方面的意见和建议。问卷调查应设计合理的问题，确保能够全面了解参与人员的反馈。2.现场访谈：选取部分参与人员进行现场访谈，深入了解他们对活动的感受和体会，以及对活动改进的想法。3.数据分析：对活动参与人数、参与度、活动记录等数据进行分析，评估活动的影响力和实际效果。（二）评估内容1.活动目标达成情况：评估活动是否达到了预期的目的，如是否提升了员工的知识技能、增强了团队凝聚力、促进了工作开展等。2.活动组织与策划：评价活动的组织安排是否合理、有序，策划方案的执行情况是否良好，是否存在需要改进的地方。3.活动内容与形式：考察活动内容是否丰富、有趣，形式是否新颖、多样，是否能够吸引员工积极参与。4.员工满意度：了解员工对活动的满意度，包括对活动场地、物资准备、餐饮服务、工作人员等方面的评价。（三）评估报告1.根据评估结果，撰写活动效果评估报告。报告应包括评估的基本情况、评估内容与结果、存在的问题及改进建议等内容。2.评估报告提交至局领导和相关部门，作为今后活动策划和组织的参考依据。对于活动中存在的问题，应及时采取措施进行改进，不断提高活动质量和效果。六、活动安全管理（一）安全责任1.活动组织部门负责人为活动安全第一责任人，负责全面落实活动安全管理工作。2.活动现场工作人员应按照分工，认真履行安全职责，确保活动现场的安全秩序。3.参与活动的人员应遵守活动安全规定，配合工作人员做好安全工作。（二）安全措施1.场地安全检查：活动前对活动场地进行全面安全检查，确保场地建筑结构安全、消防设施完好、电气设备正常、通道畅通等。对存在安全隐患的场地，应及时进行整改或更换场地。2.设施设备安全：对活动中使用的设施设备进行检查和调试，确保其安全可靠。如涉及特种设备，应确保设备具备合法有效的使用证件，并由专业人员操作。3.消防安全：配备必要的消防器材，设置明显的消防安全标志。活动现场应保持消防通道畅通，严禁在活动场地内吸烟和使用明火。如有需要动火作业，应提前办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。4.人员安全管理：对参与活动的人员进行安全教育，告知活动中的安全注意事项。活动现场应安排专人负责维持秩序，防止拥挤、踩踏等事故发生。对于可能存在危险的活动环节，应设置警示标识，并安排专人进行指导和保护。5.应急预案制定：制定完善的活动安全应急预案，明确突发事件的应急处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高工作人员和参与人员的应急处置能力。（三）安全事故处理1.如发生安全事故，现场工作人员应立即采取有效措施进行救援和处置，并及时向上级报告。2.局领导接到报告后，应迅速组织相关人员赶赴事故现场，指挥协调救援工作，配合有关部门进行事故调查和处理。3.对安全事故进行严肃调查，查明原因，分清责任。对事故责任单位和责任人依法依规进行处理，并及时总结经验教训，采取改进措施，防止类似事故再次发生。七、活动档案管理（一）档案内容1.活动申请表、策划方案、审批文件等活动筹备过程中的相关资料。2.活动现场照片、视频、签到表、活动记录等活动实施过程中的资料。3.活动预算编制、费用报销凭证等活动财务资料。4.活动效果评估报告、问卷调查结果、现场访谈记录等活动评估资料。（二）档案整理1.活动结束后，由活动组织部门负责对活动档案进行整理。按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.对纸质档案资料进行编号、装订，对电子档案资料进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和管理。（三）档案保管1.活动档案由局综合档案室统一保管，保管期限按照本局档案管理制度的规定执行。2.档案保管人员应妥善保管活动档案，确保档案资料的安全和完整。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.因工作需要查阅活动档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合档案室办理查