省会议管理制度

省会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司在省区域内各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司在省区域内召开的各类会议，包括但不限于全省工作会议、部门会议、专项会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.务实管用原则：会议内容要紧密围绕公司业务目标，注重实际效果，解决实际问题。3.充分准备原则：会前要做好充分准备，明确会议主题、议程、参会人员等，确保会议顺利进行。4.规范有序原则：会议组织、记录、纪要等工作要严格按照规定程序进行，保证会议的规范性和严肃性。二、会议分类及职责分工（一）全省工作会议1.定义：由公司高层领导主持，全省各部门负责人及相关人员参加的综合性会议，传达公司战略方针、部署阶段性工作任务等。2.职责分工会议组织部门：行政部负责会议的整体策划、筹备工作，包括确定会议时间、地点、议程、参会人员名单等。协调会议场地布置、设备调试、资料准备等相关事宜。负责会议期间的服务保障工作，如餐饮、住宿安排等。会议主持：公司高层领导负责会议的开场致辞、主题阐述、工作部署等。引导会议讨论，把控会议节奏和方向。会议记录：行政部指定专人准确记录会议内容，包括领导讲话要点、讨论内容、决议事项等。会后及时整理会议记录，形成会议纪要初稿。会议纪要审核：公司分管领导对会议纪要初稿进行审核，提出修改意见。确保会议纪要准确反映会议精神和决议事项。（二）部门会议1.定义：各部门自行组织召开的部门内部会议，传达公司相关要求，安排本部门工作等。2.职责分工会议组织部门：各部门负责确定会议时间、地点、议程等，并提前通知本部门参会人员。负责会议场地布置、资料准备等工作。组织会议讨论，记录会议内容。会议主持：部门负责人主持会议，传达公司要求，部署本部门工作任务。引导部门成员讨论工作问题，提出解决方案。会议记录：部门指定专人记录会议讨论内容、工作安排及成员发言要点。会后整理会议记录，形成部门会议纪要，报部门负责人审核。（三）专项会议1.定义：针对公司特定业务领域或专项工作召开的会议，如项目推进会、业务研讨会等。2.职责分工会议组织部门：相关业务部门或专项工作牵头部门负责提出会议需求，明确会议主题、议程、参会人员范围等。负责会议筹备工作，包括资料收集、报告撰写、场地预订等。组织会议召开，协调参会人员，确保会议顺利进行。会议主持：根据会议性质确定，一般由相关业务负责人或专项工作负责人担任阐述会议主题，介绍会议目的和议程安排。引导参会人员围绕专项工作进行深入讨论，分析问题，提出解决措施。会议记录：牵头部门指定专人详细记录会议讨论内容、重要观点、决策事项等。会后及时整理会议纪要，经牵头部门负责人审核后，分发给相关部门和人员。三、会议筹备（一）会议计划制定1.根据公司工作安排和实际需要，各部门提前[X]周提出会议申请，填写《会议申请表》，详细说明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。2.行政部对各部门提交的会议申请进行汇总审核，结合公司整体工作情况，制定公司月度会议计划，报公司领导审批。3.经审批后的会议计划应严格执行，如需调整或取消会议，需提前[X]个工作日向行政部提出申请，说明原因，经批准后方可变更。（二）会议通知1.行政部根据会议计划，提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知。会议通知可采用邮件、短信、内部办公系统等方式发送，确保通知内容准确、清晰，包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等。2.对于全省工作会议、重要专项会议等，必要时可附上相关会议资料，如会议报告、议程草案等，以便参会人员提前准备。3.各部门应及时将会议通知传达给本部门参会人员，并确保参会人员按时收到通知。如因特殊原因无法参会，需提前向会议组织部门请假，并说明理由。（三）会议资料准备1.根据会议主题和议程，会议组织部门负责准备相关会议资料，如工作报告、业务数据、政策文件、讨论提纲等。2.会议资料应内容准确、逻辑清晰、格式规范，提前[X]个工作日准备好，并确保纸质版和电子版资料齐全。3.对于重要会议，会议组织部门应安排专人负责资料的分发和回收工作，确保参会人员人手一份资料，并在会议结束后及时收回资料，进行整理归档。（四）会议场地及设备准备1.根据会议规模和需求，行政部负责预订合适的会议场地。会议场地应具备良好的通风、采光条件，设施设备齐全，环境整洁舒适。2.提前[X]个工作日完成会议场地的布置工作，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪及幕布安装、茶水饮品准备等。3.确保会议设备正常运行，如发现设备故障，应及时联系技术人员进行维修，保证会议期间设备无故障。四、会议组织（一）会议签到1.会议开始前[X]分钟，会议组织部门应安排专人在会议入口处负责会议签到工作。2.参会人员应按时到达会议现场，在签到表上签到，注明姓名、部门、职务等信息。3.会议组织部门应及时统计参会人员签到情况，对于未按时签到或未签到的人员，会后要及时了解原因，并向会议组织部门反馈。（二）会议开场1.会议主持人应提前到达会议现场，做好会前准备工作。会议开始时，主持人应简要介绍会议目的、议程安排和参会人员。2.主持人应宣布会议纪律，要求参会人员将手机调至静音或关机状态，保持会议秩序，避免随意走动、交头接耳等行为。3.按照会议议程，依次进行会议各项内容的汇报、讨论和决策。（三）会议讨论1.主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，鼓励大家积极发言，充分发表意见和建议。2.参会人员应认真倾听他人发言，尊重他人观点，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地表达自己的看法，并阐述理由。3.对于讨论中出现的分歧和争议，主持人应及时进行协调和引导，确保讨论围绕会议主题有序进行，避免出现争吵或混乱局面。（四）会议决策1.对于会议讨论中达成共识的事项，主持人应及时进行总结和归纳，形成会议决议。会议决议应明确决议事项、责任部门、完成时间等内容。2.对于重要决策事项，应进行表决。表决方式可根据会议实际情况选择举手表决、投票表决等方式，确保决策过程公平、公正、公开。3.会议决议形成后，主持人应要求参会人员对决议进行确认，如有异议，应及时提出。如无异议，应在会议记录上签字确认。（五）会议结束1.会议结束时，主持人应简要总结会议内容，强调会议决议的重要性和执行要求。2.主持人宣布会议结束后，参会人员应有序离开会议现场。会议组织部门应安排专人清理会议场地，整理会议设备和资料。3.会议组织部门应及时对会议效果进行评估，收集参会人员的反馈意见，以便改进后续会议组织工作。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议记录人员应集中精力，认真记录会议内容，确保记录准确、完整。记录内容应包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言内容、讨论情况、决议事项等。2.会议记录可采用文字记录、录音记录等方式，但应以文字记录为主。记录过程中，应尽量使用原话，准确记录发言人的观点和意见。3.会议记录人员应及时对记录内容进行整理和补充，确保记录内容清晰、易懂。在会议期间，如发现记录有误，应及时更正。（二）会议纪要1.会议结束后，会议记录人员应在[X]个工作日内完成会议纪要的撰写工作。会议纪要应突出会议重点，准确概括会议讨论内容和决议事项，语言简洁明了，逻辑严谨。2.会议纪要初稿完成后，应提交给会议组织部门负责人进行审核。审核通过后，报会议主持领导审批。3.经审批后的会议纪要应及时分发给参会人员及相关部门，确保会议精神和决议事项得到有效传达和落实。会议纪要应作为公司重要文件进行存档，以备查阅。六、会议跟进与执行（一）责任落实1.根据会议决议，明确各项决议事项的责任部门和责任人。责任部门和责任人应按照会议要求，制定具体的工作计划和措施，确保决议事项得到有效执行。2.责任部门和责任人应定期向会议组织部门汇报决议事项的执行进展情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。（二）监督检查1.会议组织部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，定期或不定期对责任部门和责任人的工作进展进行督促和指导。2.对于执行不力的部门和责任人，会议组织部门应及时提出整改意见，要求其限期整改。如整改后仍未达到要求，应按照公司相关规定进行严肃处理。（三）结果反馈1.责任部门和责任人应在决议事项规定的完成时间内，将执行结果及时反馈给会议组织部门。执行结果应包括工作完成情况、取得的成效、存在的问题及改进措施等内容。2.会议组织部门应及时将执行结果向公司领导汇报，并在公司内部进行通报，确保公司上下了解会议决议事项的执行情况。七、会议纪律与保密（一）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况需要请假，应按照规定程序提前办理请假手续。2.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意接听电话、收发短信或进行其他与会议无关的活动。3.参会人员应认真倾听他人发言，积极参与会议讨论，不得在会议期间交头接耳、大声喧哗、随意走动或做与会议无关的事情。4.参会人员应尊重会议主持人和其他参会人员，不得发表不当言论或进行人身攻击。对于会议讨论内容和决议事项，未经允许不得擅自外传。（二）会议保密1.涉及公司机密信息的会议，参会人员应严格遵守公司保密制度，对会议内容和相关资料予以保密。2.