公司进销库管理制度

公司进销库管理制度一、总则（一）目的为加强公司进销库管理，规范进销库流程，确保公司物资的安全、准确、高效流转，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及物资采购、入库、存储、出库等进销库业务的部门和人员。（三）基本原则1.准确性原则：确保物资数量、质量、规格等信息准确无误，账实相符。2.及时性原则：物资的采购、入库、出库等环节要及时处理，避免延误影响生产经营。3.安全性原则：保障物资存储安全，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。4.责任明确原则：明确各部门和人员在进销库业务中的职责，做到责任到人。二、采购管理（一）采购计划1.需求部门提交：各需求部门应根据生产经营计划和实际需求，提前向采购部门提交物资采购申请计划，注明物资名称、规格、数量、需求时间等详细信息。2.采购部门审核：采购部门收到采购申请计划后，对其进行审核，评估需求的合理性和必要性，结合库存情况，确定最终的采购计划。3.计划调整：如因生产经营变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时通知采购部门，采购部门重新审核并调整采购计划。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行综合评估，包括其信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面，筛选出合格的供应商。2.供应商准入：对于新的供应商，采购部门需对其进行实地考察，填写供应商准入申请表，提交相关资质证明文件，经审批通过后方可准入。3.供应商评估与考核：定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商合作策略，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据采购计划与选定的供应商起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核：采购合同初稿完成后，提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.合同签订：经审批后的采购合同，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖公司公章。（四）采购执行与跟踪1.订单下达：采购部门根据采购合同向供应商下达采购订单，明确订单编号、物资信息、交货时间、交货地点等要求。2.采购跟踪：采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如出现交货延迟、质量问题等异常情况，应及时采取措施解决，并向相关部门汇报。3.到货验收准备：在物资到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。三、入库管理（一）到货通知1.供应商通知：供应商发货后，应及时通知采购部门和仓库管理部门物资预计到货时间、数量、规格等信息。2.采购部门通知：采购部门收到供应商到货通知后，及时转发给仓库管理部门，并跟进到货情况。（二）验收流程1.数量验收：仓库验收人员根据送货单或采购订单核对物资的数量，确保到货数量与订单一致。如发现数量不符，应及时与供应商沟通解决。2.质量验收：按照相关质量标准对物资的质量进行检验，包括外观、性能、规格等方面。对于重要物资或有质量争议的物资，可委托专业检测机构进行检验。3.验收记录：验收人员填写物资验收单，详细记录物资的名称、规格、数量、质量状况、验收时间、验收人员等信息。验收合格的物资，验收单经相关人员签字确认后作为入库依据；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。（三）入库手续办理1.入库单填写：仓库管理人员根据验收合格的物资验收单填写入库单，注明物资名称、规格、数量、入库时间、存放位置等信息。2.入库单审核：入库单经仓库主管审核后，交财务部门进行账务处理。财务部门核对入库单与采购合同、发票等相关凭证，确保数据一致。3.物资入库：仓库管理人员按照入库单上的存放位置，将物资搬运至指定仓库区域进行存放，并做好标识。四、存储管理（一）仓库规划1.仓库布局：根据物资的类别、特性、出入库频率等因素，对仓库进行合理布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、不合格品区等。2.存储方式：根据物资的特点选择合适的存储方式，如货架存储、堆垛存储、特殊物资专用存储等，确保物资存储安全、有序。（二）物资保管1.日常巡查：仓库管理人员应定期对仓库物资进行巡查，检查物资的存储状况、质量状况、标识情况等，及时发现并处理异常情况。2.温湿度控制：对于有温湿度要求的物资，应配备相应的温湿度调节设备，确保存储环境符合要求。3.防虫防潮防火防盗：采取有效的防虫、防潮、防火、防盗措施，如设置防虫网、干燥剂、消防设备、监控系统等，保障物资安全。（三）库存盘点1.盘点计划制定：定期制定库存盘点计划，明确盘点范围、时间、人员、方法等。盘点时间一般分为月度小盘点、季度大盘点等。2.盘点实施：盘点人员按照盘点计划对仓库物资进行逐一清点，记录实际库存数量。盘点过程中如发现账实不符，应及时查明原因，并填写盘点差异表。3.盘点结果处理：根据盘点差异表，分析差异原因，提出处理意见。对于盘盈物资，经审批后调整库存账目；对于盘亏物资，查明责任，属于人为原因造成的，由责任人负责赔偿；属于其他原因造成的，经审批后进行相应处理。五、出库管理（一）出库申请1.需求部门提交：各需求部门根据生产经营需要，填写物资出库申请单，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。2.审批流程：出库申请单提交至仓库管理部门，仓库主管根据库存情况进行审核，审核通过后报相关领导审批。（二）出库流程1.备货准备：仓库管理人员接到经审批的出库申请单后，按照要求准备物资，核对物资的名称、规格、数量等信息。2.出库发放：物资准备好后，仓库管理人员与领料人员共同核对物资，办理出库手续，在出库单上签字确认。领料人员应妥善保管所领取的物资，如有丢失、损坏等情况，应承担相应责任。3.出库记录：仓库管理人员及时更新库存台账，记录物资的出库时间、数量、去向等信息，确保账实相符。（三）特殊物资出库管理对于贵重物资、危险物资等特殊物资的出库，应严格按照相关规定办理审批手续，采取双人核对、专车运输等特殊措施，确保物资安全。六、信息化管理（一）进销库系统建设1.系统选型：选择适合公司业务需求的进销库管理系统，确保系统具备物资采购、入库、存储、出库、库存查询、报表生成等功能。2.系统实施：组织相关人员进行进销库系统的实施，包括系统安装、数据初始化、用户培训等工作，确保系统顺利上线运行。（二）数据录入与维护1.数据录入：仓库管理人员应及时、准确地将物资采购、入库、出库等业务数据录入进销库系统，确保系统数据与实际业务一致。2.数据审核：定期对系统数据进行审核，检查数据的准确性和完整性，发现问题及时进行调整和修正。3.数据备份：建立数据备份机制，定期对进销库系统数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应妥善存储，以备不时之需。（三）系统应用与查询1.业务操作：各部门人员通过进销库系统进行物资采购申请、入库验收、出库发放等业务操作，提高工作效率和准确性。2.库存查询：公司领导、采购部门、仓库管理部门等相关人员可通过进销库系统实时查询物资库存情况，为决策提供依据。3.报表生成：进销库系统能够自动生成各类库存报表、采购报表、销售报表等，满足公司内部管理和外部统计的需求。七、监督与考核（一）监督机制1.内部审计：定期开展内部审计工作，对进销库业务进行审计监督，检查制度执行情况、流程合规性、数据准确性等，发现问题及时提出整改意见。2.日常检查：采购部门、仓库管理部门等相关部门应加强对进销库业务的日常检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核指标1.采购指标：考核采购计划完成率、采购成本控制情况、供应商交货及时率等指标。2.入库指标：考核入库物资验收合格率、入库及时率、账实相符率等指标。3.存储指标：考核库存盘点准确率、库存周转率、物资损耗率等指标。4.出库指标：考核出库物资发放准确率、出库及时率等指标。（三）考核方式与结果应用1.考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，对各部门和人员的进销库业务进行