公司行政管理制度图

公司行政管理制度图一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政管理工作，确保各项行政事务有序开展，提高工作效率，为公司的稳定运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：行政管理活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.规范化原则：各项行政工作应遵循明确的流程和标准，确保工作的一致性和准确性。3.高效性原则：以提高工作效率为核心，优化行政流程，减少不必要的环节和资源浪费。4.服务性原则：行政部门要树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的服务。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设行政总监一名，下辖行政经理、行政专员、前台接待、后勤保障等岗位。（二）各岗位职责1.行政总监全面负责行政部门的管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。参与公司重大决策，提供行政支持和建议。负责行政费用的预算编制和控制，合理分配行政资源。2.行政经理协助行政总监开展工作，负责行政部门日常事务的管理和执行。制定和完善行政管理制度和流程，并监督执行情况。负责公司文件、档案的管理工作，确保文件资料的安全和完整。组织安排公司会议、活动等，做好会议记录和活动策划。负责公司办公用品、固定资产的采购、管理和维护工作。3.行政专员协助行政经理完成各项行政工作任务，如文件起草、资料整理、信息发布等。负责公司证照的办理、年审等工作，确保公司证照的合法性和有效性。参与公司行政费用的核算和报销工作，提供相关数据支持。协助处理公司对外联络和接待工作，维护公司良好形象。4.前台接待负责公司前台的日常接待工作，热情、礼貌地接待来访人员，并及时通知相关人员。负责公司电话的接听、转接和记录工作，确保信息传递准确及时。负责公司门禁管理，严格执行访客登记制度，保障公司安全。负责公司前台区域的卫生清洁和物品整理工作，保持前台环境整洁。5.后勤保障负责公司办公区域的环境卫生维护工作，定期进行清洁消毒，为员工提供良好的工作环境。负责公司食堂、宿舍等生活设施的管理和维护工作，确保员工生活便利。负责公司车辆的调度、维修和保养工作，保障车辆的正常使用。负责公司各类物资的采购、库存管理和发放工作，确保物资供应及时、充足。三、办公环境管理（一）办公区域规划1.根据公司业务需求和人员规模，合理规划办公区域，划分不同的功能区域，如办公区、会议室、接待区、休息区等。2.明确各功能区域的标识，便于员工和来访人员识别。（二）办公环境要求1.保持办公区域整洁卫生，每天定时进行清扫，垃圾及时清理。2.办公桌面物品摆放整齐，文件资料分类存放，保持工作区域的有序性。3.爱护办公设施设备，如有损坏及时报修，不得擅自拆卸或改装。4.保持办公区域安静，避免大声喧哗，影响他人工作。（三）公共区域管理1.公共区域的卫生由专人负责定期清洁，确保环境整洁。2.公共区域的设施设备要定期检查和维护，保证正常使用。3.禁止在公共区域吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等不文明行为。四、办公用品与固定资产管理（一）办公用品管理1.办公用品的采购行政部门定期统计办公用品需求，根据库存情况编制采购计划。采购人员按照采购计划进行采购，选择质量可靠、价格合理的供应商。办公用品采购回来后，由专人负责验收，确保数量和质量符合要求。2.办公用品的发放建立办公用品领用制度，员工根据工作需要填写领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门按照审批后的申请表发放办公用品，并做好发放记录。3.办公用品的使用与节约员工应合理使用办公用品，避免浪费。鼓励员工自带水杯等用品，减少一次性用品的使用。（二）固定资产管理1.固定资产的购置各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，经行政部门审核、公司领导审批后进行采购。固定资产购置后，行政部门负责组织验收，填写验收报告，并登记固定资产台账。2.固定资产的日常管理行政部门定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。固定资产的使用部门负责日常维护和保管，如有损坏及时报修。3.固定资产的报废与处置固定资产达到报废条件时，使用部门提出报废申请，经行政部门鉴定、公司领导审批后进行报废处理。报废固定资产的处置应按照相关规定进行，确保资产的安全和合理利用。五、会议与活动管理（一）会议管理1.会议分类公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议等。2.会议组织行政部门负责会议的组织安排，包括会议时间、地点、议程、参会人员等的确定。会议前，行政部门应提前通知参会人员，并准备好会议所需的资料和设备。会议期间，行政部门安排专人负责会议记录，记录会议内容、决议等。3.会议纪要会议结束后，行政部门及时整理会议纪要，经相关领导审核后发送给参会人员，并跟踪会议决议的执行情况。（二）活动管理1.活动策划公司组织的各类活动，如年会、团建活动、培训活动等，由行政部门负责策划。活动策划应充分考虑活动目的、参与人员、预算等因素，制定详细的活动方案。2.活动组织与实施行政部门按照活动方案组织实施活动，负责活动现场的布置、物资准备、人员安排等工作。活动期间，行政部门要做好安全保障和服务工作，确保活动顺利进行。3.活动总结活动结束后，行政部门及时对活动进行总结，收集反馈意见，为今后的活动改进提供参考。六、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等。2.文件起草与审批文件起草部门应按照公司规定的格式和要求起草文件，确保文件内容准确、规范。文件起草后，经部门负责人审核，报相关领导审批。3.文件发放与存档行政部门负责文件的编号、打印、发放和存档工作。文件发放时，应做好签收记录，确保文件传递的准确性和及时性。（二）档案管理1.档案分类公司档案分为人事档案、财务档案、业务档案等。2.档案收集与整理各部门负责本部门档案的收集和整理工作，定期将档案移交至行政部门。行政部门对接收的档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的完整性和规范性。3.档案保管与查阅行政部门设立专门的档案库房，配备必要的保管设施，确保档案的安全。档案查阅应按照规定的流程进行，查阅人员需填写查阅申请表，经审批后在指定地点查阅。七、印章与证照管理（一）印章管理1.印章分类公司印章分为公章、合同专用章、财务专用章等。2.印章使用印章使用应严格按照公司规定的审批流程进行，未经批准不得擅自使用印章。使用印章时，应在印章使用登记簿上进行登记，注明使用时间、用途、使用人等信息。3.印章保管印章由专人负责保管，保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。印章保管人员不得将印章转借他人或带出公司使用。（二）证照管理1.证照分类公司证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.证照办理与年审行政部门负责公司证照的办理、年审等工作，确保证照的合法性和有效性。证照办理和年审过程中，要及时关注相关政策法规的变化，按照要求准备和提交资料。3.证照保管证照由行政部门专人负责保管，建立证照保管台账，记录证照的领取、使用、归还等情况。八、车辆管理（一）车辆调度1.行政部门负责公司车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆使用。2.员工因工作需要使用车辆，应提前向行政部门提交用车申请，注明用车时间、地点、事由等信息。3.行政部门根据车辆使用情况和申请顺序进行调度，优先保障重要工作和紧急任务的用车需求。（二）车辆维修与保养1.车辆维修车辆出现故障时，驾驶员应及时报告行政部门，行政部门安排维修人员进行检查和维修。车辆维修前，维修人员应填写维修申请单，经行政部门负责人审批后进行维修。维修费用报销时，应提供维修发票、维修清单等相关资料，经审核后按照公司财务制度进行报销。2.车辆保养行政部门制定车辆保养计划，定期安排车辆进行保养。车辆保养时，维修人员应按照保养手册的要求进行操作，确保车辆性能良好。（三）车辆安全管理1.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保行车安全。2.定期对车辆进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.车辆发生交通事故时，驾驶员应立即报告行政部门，并保护好现场，配合交警部门进行处理。九、保密管理（一）保密范围1.公司商业秘密，包括技术秘密、经营秘密、客户信息等。2.公司文件、资料、数据等涉及公司机密的信息。（二）保密措施1.加强员工保密教育，提高员工保密意识。2.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。3.对涉及公司机密的文件、资料、数据等进行分类管理，严格控制访问权限。4.办公区域设置保