公司人事章管理制度

公司人事章管理制度总则目的为加强公司人事章的管理，规范人事章的使用流程，维护公司人事管理工作的严肃性和权威性，保障公司及员工的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构在人事管理工作中涉及人事章使用的相关事宜。定义1.人事章：指公司用于人事管理工作的印章，包括但不限于员工入职证明章、离职证明章、劳动合同专用章、人事调动章等。2.使用人：指经公司授权，有权使用人事章的部门负责人、人事专员及其他相关人员。人事章的刻制、启用与废止刻制1.人事章的刻制由公司行政部门统一负责，根据公司人事管理工作的实际需要，提出刻制申请。2.申请刻制人事章时，需填写《人事章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，并经公司分管领导审批后，交由行政部门办理刻制手续。3.人事章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交至公司人事部门，并办理交接手续。交接双方需在《人事章交接登记表》上签字确认。启用1.人事章启用前，人事部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、规格、用途、启用日期等信息。2.启用通知应抄送公司各部门及分支机构，确保相关人员知晓人事章的启用情况。3.人事章启用时，应由公司人事部门负责人在《人事章启用登记表》上签字确认，并注明启用日期。废止1.因公司人事管理工作调整、印章损坏或其他原因需要废止人事章时，由公司人事部门提出废止申请，并填写《人事章废止申请表》。2.申请废止人事章时，需详细说明废止原因，并经公司分管领导审批后，交由行政部门办理废止手续。3.人事章废止后，行政部门应及时将印章收回，并妥善保管。收回的印章应在《人事章废止登记表》上注明废止日期，并由行政部门负责人签字确认。4.人事章废止后，人事部门应在公司内部发布废止通知，明确印章的废止日期及相关事宜。废止通知应抄送公司各部门及分支机构，确保相关人员知晓人事章的废止情况。人事章的保管保管原则1.人事章应指定专人负责保管，确保印章的安全存放。2.人事章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管和使用规定。3.人事章保管人员不得将印章随意转借他人或带出公司使用，特殊情况需经公司分管领导批准。保管地点人事章应存放在公司人事部门指定的保险柜或其他安全设施内，确保印章存放环境安全、干燥、通风。保管人员职责1.负责保管人事章，确保印章的安全存放，不得擅自将印章交予他人保管。2.严格按照印章使用流程和审批权限，办理印章使用手续，对印章使用情况进行登记。3.定期检查人事章的保管情况，如发现印章损坏、丢失等异常情况，应及时报告公司人事部门负责人，并采取相应措施。4.协助公司人事部门完成与印章相关的其他工作，如印章的更换、废止等。人事章的使用使用原则1.人事章的使用必须严格按照规定的范围和流程进行，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.人事章使用前，必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。3.人事章使用时，应确保印章与文件内容一致，不得在空白纸张或其他未填写完整的文件上加盖印章。使用范围1.员工入职证明章：用于为新入职员工开具入职证明。2.离职证明章：用于为离职员工开具离职证明。3.劳动合同专用章：用于签订、解除劳动合同等相关事宜。4.人事调动章：用于员工内部调动、岗位调整等相关事宜。5.其他人事管理工作中需要使用人事章的情况，如员工晋升、奖励、处罚等相关文件的盖章。使用流程1.申请：使用人事章时，需由使用人填写《人事章使用申请表》，详细注明印章名称、使用日期、使用部门、使用事由、文件名称及文号等信息，并附上相关文件或材料。2.审批：《人事章使用申请表》经使用部门负责人签字确认后，报公司人事部门负责人审批。人事部门负责人应根据印章使用范围和审批权限，对申请事项进行审核，并签署审批意见。对于涉及重要人事决策或重大事项的印章使用申请，需报公司分管领导审批。3.盖章：经审批同意后，人事章保管人员应按照审批意见，在规定的文件或材料上加盖人事章，并确保印章清晰、端正。4.登记：人事章保管人员应在《人事章使用登记表》上详细记录印章使用情况，包括使用日期、使用部门、使用事由、文件名称及文号、盖章人等信息。登记完成后，将《人事章使用申请表》、相关文件或材料及《人事章使用登记表》一并存档保管。使用注意事项1.人事章使用时，应确保盖章位置准确无误，不得盖在文件的空白处或其他不相关的位置。2.人事章使用后，应及时将印章归还保管人员，并办理交接手续。交接双方需在《人事章使用登记表》上签字确认。3.如因特殊情况需要在异地使用人事章，应提前与人事章保管人员沟通，并按照公司相关规定办理异地使用手续。异地使用人事章时，应确保印章使用过程的安全、规范，并及时将盖章后的文件或材料寄回公司存档。人事章的监督与检查监督机制1.公司人事部门负责对人事章的使用情况进行监督检查，定期对人事章的保管和使用记录进行核对，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.公司审计部门有权对人事章的管理和使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。3.公司员工有权对人事章的管理和使用情况进行监督，如发现违规使用印章的行为，可向公司人事部门或审计部门举报。检查内容1.人事章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全、印章存放是否规范等。2.人事章的使用情况，包括使用流程是否合规、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。3.人事章的刻制、启用与废止情况，包括相关手续是否齐全、文件是否存档等。违规处理1.对于违反本制度规定使用人事章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用人事章给公司或他人造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。3.对于在人事章管理和使用过程中发现的问题，公司应及时采取措施进行整改，完善相关制度和流程，防止类似问题再次发