财务凭证文档管理制度

财务凭证文档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务凭证文档的管理，确保财务凭证的真实性、完整性、准确性和安全性，规范财务凭证的归档、保管、查阅和销毁等流程，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务凭证文档管理工作。（三）定义1.财务凭证：指公司在经济业务活动中取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭证、记账凭证等各类会计凭证。2.文档管理：涵盖财务凭证的收集、整理、装订、归档、存储、查阅、借阅、保管和销毁等一系列工作。二、财务凭证的分类与编号（一）分类1.原始凭证外来原始凭证：如发票、收据、银行回单、对账单等。自制原始凭证：如入库单、出库单、领料单、报销单、工资表等。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，按照会计科目分类，记录经济业务的会计分录。（二）编号1.原始凭证编号按照业务发生的先后顺序，每月从1号开始连续编号。对于同类型的原始凭证，如发票，应在编号中体现发票号码段。2.记账凭证编号采用统一的编号方式，每月从1号开始连续编号。编号应清晰、准确，便于查找和核对。三、财务凭证的填制与审核（一）填制要求1.内容完整：原始凭证应具备凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等要素；记账凭证应具备日期、编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章等要素。2.书写规范：字迹清晰、工整，不得涂改、挖补。金额数字应符合规范，大写与小写金额必须一致。3.手续完备：原始凭证如有错误，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。记账凭证填制错误的，应重新填制。（二）审核要点1.真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数据等是否真实可靠。2.合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规、公司内部规定，是否履行了必要的审批手续。3.准确性审核：审核原始凭证的内容是否准确无误，记账凭证的会计分录是否正确，金额计算是否准确。4.完整性审核：审核原始凭证和记账凭证的各项要素是否齐全，手续是否完备。四、财务凭证的收集与整理（一）收集1.业务部门职责：各业务部门在经济业务发生后，应及时将取得的原始凭证传递给财务部门。传递过程中应确保凭证的完整性和准确性，并做好交接记录。2.财务部门职责：财务部门指定专人负责财务凭证的收集工作，定期对业务部门传递的原始凭证进行核对和签收。对于不符合要求的原始凭证，应及时退回业务部门要求更正或补充。（二）整理1.分类整理：财务人员按照财务凭证的分类标准，对收集到的原始凭证进行分类整理。将同类原始凭证放在一起，并按照时间顺序排列。2.粘贴与折叠：对于纸张大小不一致的原始凭证，应进行粘贴或折叠，使其规格统一，便于装订。粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉等金属制品。3.编号与标注：对整理好的原始凭证进行编号标注，确保每一张凭证都有唯一的标识，便于查找和核对。同时，在原始凭证上注明所属记账凭证的编号，以便相互对应。五、财务凭证的装订（一）装订时间每月终了后，应及时对当月的财务凭证进行装订。装订工作应在财务凭证整理完毕后尽快完成，确保财务凭证的及时性和完整性。（二）装订要求1.顺序排列：记账凭证在前，原始凭证在后，按照编号顺序排列整齐。2.厚度适中：装订后的凭证厚度应适中，一般以不超过2.5厘米为宜，便于翻阅和保管。3.装订牢固：使用专用的装订机或线绳将凭证装订牢固，防止凭证散落。装订线应在凭证的左上角或左侧，不得影响凭证的翻阅。4.封面与封底：凭证应加装封面和封底，封面应注明公司名称、凭证所属年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等信息，并由装订人员和会计主管人员签字盖章。六、财务凭证的归档（一）归档部门财务凭证由财务部门负责归档保管。财务部门应设立专门的档案室或档案柜，用于存放财务凭证档案。（二）归档方式1.年度归档：每年终了后，将全年的财务凭证按照年度进行归档。每个年度的财务凭证应单独存放，并建立相应的档案目录。2.分类归档：在年度归档的基础上，按照财务凭证的类别（如原始凭证、记账凭证）进行分类存放，便于查找和管理。（三）档案目录编制编制详细的财务凭证档案目录，包括凭证年度、月份、凭证种类、起止号码、归档日期等信息。档案目录应一式两份，一份存放在档案室，一份作为索引便于查阅。七、财务凭证的保管（一）保管期限1.原始凭证：一般保管期限为15年，但涉及外事和对私改造的会计凭证应永久保存。2.记账凭证：保管期限为15年。（二）保管要求1.安全存放：档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保财务凭证的安全存放。财务凭证应存放在专用的档案柜中，按照类别和年度顺序排列整齐。2.专人负责：指定专人负责财务凭证的保管工作，保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉财务凭证的保管流程和要求。3.定期检查：定期对财务凭证进行检查，查看凭证是否完好无损，是否存在丢失、损坏等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。4.电子备份：对于重要的财务凭证，应进行电子备份。电子备份应存储在安全的介质上，并定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。八、财务凭证的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员：公司内部因工作需要查阅财务凭证的，应填写《财务凭证查阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将凭证带出档案室。2.外部审计、税务等机构：外部审计、税务等机构因审计、检查等工作需要查阅财务凭证的，应持有相关单位的介绍信，并经公司财务部门负责人和公司主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制财务凭证。（二）借阅规定1.借阅申请：公司内部人员因特殊原因需要借阅财务凭证的，应填写《财务凭证借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，并经所在部门负责人、财务部门负责人和公司主管领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还财务凭证，归还时应确保凭证完好无损。如发现凭证有损坏或丢失的情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。九、财务凭证的销毁（一）销毁条件财务凭证保管期满，需要销毁时，应按照国家有关规定和公司内部程序进行审批。对于涉及未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.提出申请：由财务部门提出财务凭证销毁申请，填写《财务凭证销毁申请表》，说明销毁凭证的年度、类别、数量等信息，并附销毁清单。2.审批流程：《财务凭证销毁申请表》经财务部门负责人、公司主管领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁实施：由财务部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保财务凭证无法恢复。4.监督与签字：销毁过程应有公司