规范档案文书管理制度

规范档案文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文书管理，确保档案文书的完整、准确、系统和安全，提高档案文书的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案文书由公司综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案文书应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法规，对涉及公司机密的档案文书进行保密管理。4.便捷利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案文书管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案文书管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案文书，包括但不限于行政文件、人事档案、财务档案、业务合同等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门档案文书的形成、积累和整理工作，并定期移交综合管理部门归档。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.熟练掌握档案管理信息系统，为档案利用提供高效服务。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。三、档案文书的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司内部的规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。5.员工的人事档案材料，包括入职登记表、劳动合同、考核记录、培训证书等。6.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.业务档案，如市场调研报告、客户资料、项目文档等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，定期移交综合管理部门。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料，应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学，编号规范，排列有序。（四）整理方法1.按照档案的类别进行分类，如行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.在每一类档案中，再按照时间顺序、重要程度等进行排列。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案文书的归档（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理归档。2.对一些重要的、临时性的档案材料，应随时形成随时归档。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对本部门整理好的档案材料进行初步审核，确保档案材料齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.将档案材料连同档案移交清单一并移交综合管理部门。4.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行再次审核，审核无误后进行归档。五、档案文书的保管（一）保管期限1.公司档案文书的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、公司年度财务报告等。3.长期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括重要的业务合同、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括一般性的文件、资料等。（二）保管要求1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，异地存放。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）档案库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、喝水、吃东西等。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。3.档案库房应安装门禁系统，严格限制非档案管理人员进入。六、档案文书的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。3.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一鉴定。（二）销毁程序1.对鉴定后确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、数量、销毁日期等信息。2.档案销毁清单经公司领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在档案销毁清单上签字确认。5.销毁后的档案销毁清单应妥善保存，以备查考。七、档案文书的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导审批。3.外部单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，并经公司分管领导审批。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。3.查阅人员如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案查阅和利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、利用情况等。2.档案利用登记应定期进行整理和归档，以便统计分析档案利用情况。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案管理信息系统应具备用户管理、权限管理、档案录入、查询统计、借阅管理、备份恢复等功能模块。（二）数据录入1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案信息录入档案管理信息系统。2.录入的数据应准确、完整、规范，确保与纸质档案一致。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系