食品公司存货管理制度

食品公司存货管理制度一、总则1.目的为加强公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的操作流程，确保存货安全、完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属食品生产、销售企业的存货管理。3.定义存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，包括原材料、包装材料、在产品、产成品、低值易耗品等。二、存货管理职责分工1.采购部门负责存货采购计划的制定与执行，选择合格供应商，签订采购合同，确保存货按时、按质、按量供应。2.仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作，确保存货安全存储，做好存货的日常盘点及账务记录。3.生产部门根据生产计划合理领用存货，控制生产过程中的存货消耗，提高生产效率，降低生产成本。4.销售部门根据市场需求制定销售计划，及时反馈销售信息，配合仓储部门做好存货的发出工作，确保销售订单的及时履行。5.财务部门负责存货的核算与监督，定期与仓储部门核对账目，编制存货报表，分析存货成本及资金占用情况，参与存货盘点工作。三、存货采购管理1.采购计划采购部门应根据公司销售计划、生产计划、库存状况等因素，综合考虑市场需求、价格波动、供应商交货期等，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确存货的名称、规格、数量、预计采购时间等内容，并经相关部门审核后报公司领导批准。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估和审核。定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等，对于不合格供应商及时进行淘汰或整改。3.采购合同签订采购部门应与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括存货的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同签订后，应及时将合同副本分送财务部门、仓储部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。4.采购订单下达采购部门根据采购合同和采购计划，及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购的存货明细、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保存货按时、按质、按量到货。四、存货验收入库管理1.验收准备仓储部门在接到采购部门到货通知后，应根据采购合同和采购订单，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。验收人员应熟悉存货的质量标准和验收要求，具备相应的专业知识和技能。2.数量验收验收人员应按照采购合同和采购订单的要求，对到货存货的数量进行清点核对，确保到货数量与合同约定一致。如发现数量不符，应及时与供应商联系，查明原因，并做好记录。3.质量验收验收人员应依据存货的质量标准，对到货存货的质量进行检验，包括外观、规格、性能、包装等方面。对于需要进行理化检验或抽样检验的存货，应按照相关标准和程序进行检验。如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商协商解决，并做好不合格品的标识和隔离。4.验收记录验收人员应如实填写存货验收记录，记录内容包括存货名称、规格、数量、供应商名称、到货日期、验收情况等。验收记录应妥善保存，作为存货入库的依据和后续查询的参考。5.入库手续办理经检验合格的存货，验收人员应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应一式多联，分别送交采购部门、财务部门、仓储部门等。仓储部门根据入库单将存货存入相应的仓库，并按照存货的类别、品种、规格等进行分类存放，做好标识。五、存货存储保管管理1.仓库规划与布局公司应根据存货的特点和管理要求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、包装材料区、在产品区、产成品区、不合格品区等。仓库应设置明显的标识牌，标明存货的类别、品种、规格等信息，便于存货的查找和管理。2.存货存储条件仓储部门应根据存货的特性，提供适宜的存储条件，确保存货质量不受影响。对于有特殊存储要求的存货，如冷藏、冷冻、防潮、防虫等，应采取相应的措施。定期检查仓库的存储环境，如温度、湿度、通风等，确保符合存货存储要求。3.存货保管措施仓储部门应建立健全存货保管制度，对存货进行妥善保管。存货应分类存放，码放整齐，不得随意堆放，避免损坏和变质。加强对仓库的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设施，确保仓库安全。定期对仓库进行巡查，及时发现和处理存货保管过程中出现的问题。4.库存盘点公司应定期对存货进行盘点，盘点分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点一般每年至少进行一次，不定期盘点根据实际情况适时安排。盘点前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等。盘点过程中，盘点人员应认真核对存货的数量、质量、状态等，并如实记录盘点结果。盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整处理，并追究相关人员的责任。六、存货发出管理1.领料管理生产部门根据生产计划填写领料单，注明领用存货的名称、规格、数量、用途等信息。领料单应经相关负责人审批后，交仓储部门办理领料手续。仓储部门根据领料单发放存货，并在领料单上签字确认。发放的存货应与领料单一致，确保发出存货的准确性。仓储部门应及时登记存货发出台账，记录存货发出的日期、名称、规格、数量、领用部门等信息。2.销售发货管理销售部门根据销售订单开具发货单，发货单应明确客户名称、存货名称、规格、数量、发货日期等信息。发货单经相关负责人审批后，交仓储部门安排发货。仓储部门根据发货单备货、包装，并安排运输车辆将货物发送给客户。发货过程中，应做好货物的交接和运输安全工作。销售部门应及时跟踪销售发货情况，确保货物按时、安全送达客户手中。如客户反馈货物有问题，应及时与仓储部门、生产部门等沟通协调，妥善处理。3.发出存货成本核算财务部门应按照规定的成本核算方法，对发出存货的成本进行核算。发出存货的成本计算方法一经确定，不得随意变更。对于不同批次、不同价格购入的存货，应采用先进先出法、加权平均法等方法确定发出存货的成本。七、存货清查与盘点管理1.清查盘点计划公司应制定年度存货清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员、方法、程序等内容。清查盘点计划应经公司领导批准后实施。在清查盘点前，仓储部门应组织相关人员对存货进行清理和整理，确保存货的账实相符。2.清查盘点实施清查盘点人员应按照清查盘点计划，对存货进行逐一清查盘点。清查盘点过程中，应采用实地盘点、账实核对等方法，确保存货数量、质量、状态等与账面记录一致。对于盘盈、盘亏、毁损的存货，应查明原因，填制存货盘点盈亏报告表，并及时上报公司领导。3.清查盘点结果处理公司领导应根据存货盘点盈亏报告表，组织相关部门召开会议，对清查盘点结果进行分析和研究，提出处理意见。对于盘盈的存货，应按照规定进行账务处理，增加存货账面价值；对于盘亏、毁损的存货，应查明原因，属于责任人赔偿的，由责任人赔偿；属于自然灾害等不可抗力造成的，按照规定进行核销；属于管理不善等原因造成的，应追究相关人员的责任，并按照规定进行账务处理。八、存货核算与财务监督1.存货核算原则财务部门应按照国家统一的会计制度和公司的财务管理制度，对存货进行准确核算。存货核算应遵循历史成本原则、权责发生制原则、配比原则等。财务部门应设置存货总账、明细账等账簿，对存货的收发存情况进行详细记录，确保账账相符、账实相符。2.存货成本核算方法公司应根据存货的特点和管理要求，选择合适的存货成本核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。存货成本核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司领导批准，并在财务报表附注中予以说明。3.财务监督财务部门应定期对存货的采购、验收、存储、发出、盘点等环节进行财务监督，检查存货管理制度的执行情况，确保存货管理规范、有序。财务部门应分析存货的资金占用情况，合理安排存货资金，提高资金使用效率。如发现存货积压或短缺等问题，应及时提出改进建议，并督促相关部门进行处理。九、存货风险管理1.风险识别与评估公司应建立存货风险识别与评估机制，定期对存货管理过程中可能面临的风险进行识别和评估，如市场风险、质量风险、库存积压风险、自然灾害风险等。根据风险识别与评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理调整采购计划和库存水平，避免因市场价格波动等原因造成存货损失。对于质量风险，应加强供应商管理和质量检验，确保采购的存货符合质量标准。如发现质量问题，应及