公司供销部管理制度

公司供销部管理制度一、总则（一）目的为加强公司供销部的管理，规范供销业务流程，提高工作效率，确保公司物资供应与产品销售的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司供销部全体员工及相关业务活动。（三）基本原则1.以市场为导向，满足公司生产经营需求，提高公司经济效益。2.诚实守信，依法经营，维护公司良好形象。3.分工协作，相互配合，确保供销业务高效运转。4.严格遵守公司各项规章制度，保守公司商业秘密。二、岗位职责（一）供销部经理1.全面负责供销部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。2.组织市场调研，分析市场动态，为公司决策提供依据。3.负责供应商和客户的开发、维护与管理，建立良好的合作关系。4.审核供销业务合同，监督合同执行情况，协调解决合同纠纷。5.负责部门员工的培训、考核与激励，提高员工业务水平和工作积极性。6.完成公司领导交办的其他工作任务。（二）采购主管1.根据公司生产经营需求，制定采购计划并组织实施。2.负责供应商的筛选、评估与采购谈判，确保采购物资的质量、价格和交货期。3.建立供应商档案，维护供应商关系，定期对供应商进行评价。4.审核采购订单，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购物资的验收、入库工作，确保物资符合要求。6.参与采购成本控制，提出降低采购成本的建议和措施。（三）销售主管1.制定销售计划并组织实施，完成公司销售目标。2.负责市场推广与销售渠道的开拓，提高公司产品的市场占有率。3.收集市场信息和客户需求，反馈给公司相关部门，为产品研发和改进提供依据。4.组织销售团队进行客户拜访、销售谈判，签订销售合同。5.负责销售订单的跟踪与管理，协调发货、收款等工作，确保销售业务顺利完成。6.分析销售数据，总结销售经验，提出改进销售工作的建议和措施。（四）采购员1.根据采购计划，负责具体采购业务的执行。2.寻找、筛选、联系供应商，索取报价单和样品，进行采购谈判。3.下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。4.负责采购物资的催交、运输、验收等工作，处理采购过程中的异常情况。5.协助采购主管建立供应商档案，维护供应商关系。（五）销售员1.负责公司产品的销售工作，完成个人销售任务。2.了解客户需求，向客户介绍公司产品，提供技术支持和解决方案。3.进行客户拜访，建立客户关系，开拓新客户，维护老客户。4.签订销售合同，跟踪销售订单执行情况，协调发货、收款等工作。5.收集市场信息和客户反馈，及时向销售主管汇报。（六）仓库管理员1.负责仓库物资的出入库管理，确保物资收发准确、及时。2.对仓库物资进行分类存放、标识管理，定期盘点，保证账实相符。3.做好仓库的安全管理工作，防火、防盗、防潮、防虫，确保物资安全。4.协助采购人员进行物资验收，对不合格物资及时反馈。5.负责仓库区域的环境卫生维护。三、采购管理（一）采购计划1.采购主管应根据公司生产经营计划、库存状况和物资消耗定额，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。3.采购计划需经供销部经理审核，报公司领导批准后实施。（二）供应商管理1.采购主管负责供应商的开发与筛选，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面，确定合格供应商名单。3.定期对供应商进行评价，评价指标包括产品质量、交货期、价格、服务等。根据评价结果，调整供应商等级，对不合格供应商及时淘汰。4.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、违约责任等。（三）采购流程1.采购员根据采购计划，寻找合适的供应商，向其发送采购询价单，索取报价单和样品。2.对供应商的报价进行比较和分析，选择最优供应商进行采购谈判。3.谈判达成一致后，采购员起草采购订单，明确采购物资的详细信息、价格、交货期、付款方式等条款。4.采购订单经采购主管审核后，报供销部经理审批，批准后发送给供应商。5.采购员跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通，确保按时、按质、按量到货。6.物资到货前，采购员通知仓库管理员做好验收准备。物资到货时，仓库管理员会同相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。7.验收合格的物资办理入库手续，仓库管理员填写入库单，注明物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。验收不合格的物资，采购员及时与供应商协商退换货事宜。8.采购完成后，采购员整理采购资料，包括采购订单、报价单、发票、验收报告等，归档保存。（四）采购成本控制1.采购主管应定期分析采购成本，寻找降低成本的机会和措施。2.通过与供应商谈判、招标采购、集中采购等方式，争取更优惠的采购价格。3.优化采购批量，降低采购频次，减少采购费用。4.加强采购过程中的成本核算和控制，避免不必要的浪费和损失。四、销售管理（一）销售计划1.销售主管根据公司年度经营目标，制定年度、季度和月度销售计划。2.销售计划应明确销售产品的名称、规格、型号、销售目标、销售区域、销售策略等内容。3.销售计划需经供销部经理审核，报公司领导批准后实施。（二）市场推广1.销售主管负责制定市场推广计划，组织实施市场推广活动。2.收集市场信息和竞争对手资料，分析市场动态和客户需求，为市场推广提供依据。3.通过参加行业展会、举办产品发布会、广告宣传、网络推广等方式，提高公司产品的知名度和美誉度。4.与客户建立良好的沟通渠道，了解客户需求和反馈，及时调整市场推广策略。（三）销售流程1.销售员通过各种渠道寻找潜在客户，收集客户信息，建立客户档案。2.对潜在客户进行拜访，介绍公司产品和服务，了解客户需求，提供解决方案。3.与客户进行销售谈判，协商产品价格、交货期、付款方式等条款，签订销售合同。4.销售合同签订后，销售员将合同副本提交给相关部门，协调生产、发货等环节，确保按时、按质、按量发货。5.跟踪销售订单执行情况，及时与客户沟通，了解货物运输情况和客户使用反馈。6.负责货款的催收工作，确保公司资金及时回笼。对于逾期未付款的客户，及时采取催款措施，必要时通过法律手段解决。7.销售完成后，销售员整理销售资料，包括销售合同、客户反馈、发票等，归档保存。（四）客户管理1.销售主管负责客户关系的维护与管理，定期对客户进行回访，了解客户满意度。2.建立客户投诉处理机制，及时处理客户投诉和纠纷，提高客户满意度。3.分析客户需求和购买行为，对客户进行分类管理，制定个性化的营销策略。4.加强与客户的沟通与合作，不断拓展业务领域，提高客户忠诚度。五、仓库管理（一）物资入库1.仓库管理员根据采购订单和送货单，核对物资的名称、规格、型号、数量、质量等信息。2.对物资进行外观检查，确保物资无损坏、无缺陷。3.验收合格的物资办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息。入库单需经仓库管理员、采购员签字确认。4.将入库物资按照规定的存储位置分类存放，做好标识管理，便于查找和盘点。（二）物资存储1.仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保物资存储安全。2.根据物资的特性和要求，采取相应的存储措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。3.定期对物资进行盘点，确保账实相符。盘点时，仓库管理员应填写盘点表，记录物资的实际数量、存放位置等信息。4.对盘点中发现的问题，及时查明原因，进行处理，并调整库存账目。（三）物资出库1.仓库管理员根据销售订单或领料单，办理物资出库手续。2.核对出库物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保与单据一致。3.发放物资时，应遵循先进先出的原则，保证物资质量。4.物资出库后，仓库管理员填写出库单，注明物资名称、规格、型号、数量、领用部门、出库日期等信息。出库单需经仓库管理员、领料人签字确认。5.及时更新库存账目，确保库存信息准确。（四）库存控制1.采购主管和销售主管应定期分析库存状况，根据生产经营需求和市场变化，合理控制库存水平。2.制定库存预警机制，设定库存上下限。当库存低于下限或高于上限时，及时发出预警信息，提醒相关人员采取措施。3.对于滞销物资或长期积压物资，应及时与相关部门沟通，采取促销、退货、报废等措施进行处理，减少库存占用资金。六、合同管理（一）合同签订1.供销业务合同必须采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同文本由供销部负责起草，经法务部门审核后，报公司领导审批。3.合同签订前，应确保双方当事人具有合法的主体资格，合同内容符合法律法规和公司规定。4.合同签订时，双方当事人应签字盖章，确保合同生效。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便执行和监督。（二）合同执行1.合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供销部负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。3.对于合同履行过程中出现的纠纷，应及时与对方沟通协商解决。协商不成的，可通过法律途径解决。供销部应及时收集相关证据，配合公司做好诉讼或仲裁工作。（三）合同归档1.合同签订后，供销部应及时将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管。2.合同档案应包括合同文本、补充协议、往来信函、订单、发货单、发票、验收报告等与合同相关的资料。3.合同档案的保管期限按照公司档案管理制度执行，期满后如需销毁，应按照规定程序办理审批手续。七、绩效考核（一）考核指标1.采购主管考核指标：采购计划完成率、采购成本降低率、物资质量合格率、供应商满意度等。2.销售主管考核指标：销售目标完成率、市场占有率、客户满意度、货款回收率等。3.采购员考核指标：采购任务完成情况、采购物资质量、采购成本控制、供应商管理等。4.销售员考核指标：销售任务完成情况、客户开发与维护、销售合同执行情况、货款回收等。5.仓库管理员考核指标：物资收发准确率、库存账实相符率、仓库安全管理、物资保管质量等。（二）考核周期绩效考核周期为月度考核与年度考核相结合。月度考核于次月上旬进行，年度考核于次年1月中旬进行。（三）考核方式1.月度考核：由供销部经理根据员工当月工作表现，对照考核指标进行评分。评分结果作为月度奖金发放的依据。2.年度考核：由供销部经理组织，成立考核小组，对员工进行全面考核。考核方式包括员工自评、上级评价、同事评价和客户评价等。考核结果作为员工年度奖金发放、晋升、调薪等的依据。（四）考核结果应用1.根据考核结果，对表现优秀的员工给予表彰和奖励，包括奖金、晋升、培训机会等。2.对考核不合格的员工，进行诫勉谈话，提出改进措施。如连续两次考核不合格，公司将视情况予以降职、调岗或辞退。八、培训与发展（一）培训计划1.供销部经理应根据部门员工的岗位需求和业务发展需要，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面的安排。3.培训计划需经公司领导批准后实施。（二）培训内容1.业务知识培训：包括采购业务、销售业务、仓库管理等方面的专业知识和技能。2.法律法规培训：学习与供销业务相关的法律法规，如合同法、消费者权益保护法等。3.沟通技巧培训：提高员工与供应商、客户及内部部门之间的沟通能力。4.团队建设培训：增强团队凝聚力和协作能力。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的员工或邀请外部专家进行授课。2.外部培训：选派员工参加专业培训机构举办的培