资料对外提供管理制度

资料对外提供管理制度一、总则（一）目的为规范公司资料对外提供行为，确保公司资料的安全、合理使用，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在对外提供公司资料过程中的相关行为。（三）定义1.公司资料：指公司在经营管理活动中形成的各类文件、数据、信息、技术资料、商业秘密等，包括但不限于合同协议、财务报表、业务报告、技术方案、客户资料等。2.对外提供：指向公司外部的单位、个人提供公司资料的行为，包括但不限于提供纸质文件、电子文档、口头告知、数据传输等方式。二、资料分类及保密级别设定（一）资料分类1.业务资料：与公司业务运营直接相关的资料，如销售数据、市场调研报告、项目策划书等。2.财务资料：涉及公司财务状况和财务交易的资料，如财务报表、预算报告、成本核算资料等。3.技术资料：公司拥有的技术研发成果、技术方案、工艺流程等资料。4.客户资料：包括客户信息、交易记录、合作协议等与客户相关的资料。5.管理资料：公司内部管理文件、制度、流程、会议纪要等资料。（二）保密级别设定1.绝密：包含公司核心商业秘密、关键技术信息、重大战略决策等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密：涉及公司重要业务信息、财务数据、客户敏感信息等，泄露后会给公司带来较大损害。3.秘密：一般业务信息、普通管理资料等，泄露可能对公司产生一定影响。三、资料对外提供审批流程（一）提出申请1.部门或员工如需对外提供公司资料，应填写《资料对外提供申请表》，详细说明资料提供的目的、内容、接收方信息、使用期限等。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保申请的必要性和合理性。（二）保密审查1.申请提交后，由公司保密管理部门对申请提供的资料进行保密审查。2.根据资料的保密级别，评估对外提供可能带来的风险，并提出相应的保密要求和措施建议。（三）审批决策1.根据保密审查结果及申请事项的重要性，由公司分管领导或总经理进行审批决策。2.对于涉及绝密级资料的对外提供，须经总经理批准，并采取严格的额外保密措施。（四）签订协议1.如审批通过，对于重要资料的对外提供，应与接收方签订保密协议。2.保密协议应明确双方的权利和义务，包括保密范围、保密期限、违约责任等。（五）资料提供1.申请人按照审批意见和保密协议要求，向接收方提供资料。2.提供资料时应进行登记，记录资料名称、数量、提供时间、接收方等信息。四、资料使用限制与要求（一）使用目的限制接收方只能将公司资料用于申请时明确的目的，不得擅自扩大使用范围。（二）保密要求1.接收方应严格遵守保密协议，对公司资料予以保密，不得向任何第三方泄露。2.在使用公司资料过程中，应采取必要的安全措施，防止资料丢失、损坏或被非法获取。（三）期限限制资料使用应在规定的期限内进行，期满后应及时归还或销毁。如需延长使用期限，应重新履行审批手续。（四）不得擅自复制未经公司书面同意，接收方不得擅自复制公司资料。如需复制，应另行申请并获得批准。五、监督与检查（一）定期检查1.公司保密管理部门定期对资料对外提供情况进行检查，包括资料使用记录、保密措施执行情况等。2.检查可采取查阅资料、实地走访接收方等方式进行。（二）违规处理1.如发现接收方违反保密协议或本制度规定使用公司资料，应及时要求其纠正，并采取相应的补救措施。2.对于造成公司资料泄露或其他损失的，应依法追究接收方的法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的损失。3.对于公司内部员工违规对外提供资料的行为，按照公司相关规定给予纪律处分；情节严重的，依法解除劳动合同，并追究其法律责任。六、资料回收与销毁（一）资料回收1.在资料使用期限届满后，接收方应按照约定及时将公司资料归还公司。2.如因特殊原因无法按时归还，应提前向公司申请延期，并说明理由。（二）资料销毁1.对于不再需要使用或已过保密期限的公司资料，由公司指定专人负责销毁。2.销毁方式应确保资料无法恢复，可采用粉碎、焚烧等方式进行。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、资料名称、数量等信息。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织公司员工参加资料对外提供管理及保密知识培训，提高员工的保密意识和规范操作能力。2.培训内容包括本制度解读、保密协议签订要点、资料使用风险防范等。（二）宣传1.通过内部宣传渠道，如公司内部刊物、宣传栏等，宣传资料对外提供管理的重要性和相关规定。2.鼓励