项目采购管理制度模板

项目采购管理制度模板一、总则（一）目的为规范公司项目采购工作，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保项目所需物资和服务的及时供应，保证项目顺利实施，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目的采购活动，包括但不限于工程建设项目、设备采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目的采购策略、预算、供应商选择等重要事项。（二）采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选、评估和选择供应商。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护供应商档案。（三）相关部门职责1.需求部门提出项目采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购供应商的评估和选择。协助采购部门进行采购合同的验收工作。2.财务部门审核采购预算和采购成本。负责采购资金的支付和核算。对采购活动进行财务监督。3.质量部门制定采购物资的质量检验标准。参与采购物资的检验和验收工作。三、采购流程（一）采购需求提出1.项目需求部门根据项目进度和实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核后，提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购需求申请表》后，结合库存情况和采购周期，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容。采购计划报采购决策委员会审批后实施。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。建立供应商信息库，收录供应商的基本信息、经营范围、产品或服务质量、价格水平、信誉等情况。2.供应商筛选与评估根据采购需求，对潜在供应商进行筛选，确定符合基本条件的供应商名单。采购部门会同需求部门、质量部门等相关部门，对筛选后的供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。采用打分制等方式对供应商进行量化评估，根据评估结果确定合格供应商名单。3.供应商管理与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。根据考核结果对供应商进行奖惩，如增加或减少采购份额、暂停合作等。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门根据采购计划，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前应充分准备，明确谈判目标、策略和底线。采购谈判应包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在谈判过程中，应争取有利的采购条件，维护公司利益。采购谈判达成一致意见后，形成《采购谈判纪要》，双方签字确认。2.合同签订根据《采购谈判纪要》，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法律部门审核后，提交给采购决策委员会审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购合同执行与监控1.合同执行采购部门将采购合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，各部门按照合同要求履行各自的职责。供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付采购物资或服务。采购部门应跟踪供应商的交货情况，及时与供应商沟通协调，确保采购合同的顺利执行。2.验收管理需求部门会同质量部门等相关部门按照采购合同约定的验收标准对采购物资或服务进行验收。验收合格后，填写《采购验收单》。如发现采购物资或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施。如协商不成，可按照采购合同约定的争议解决方式处理。3.付款管理财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。采购部门应及时向财务部门提供采购合同执行情况的相关信息，协助财务部门做好采购款项的支付管理工作。（六）采购后评估1.采购项目完成后，采购部门应对采购活动进行总结评估。评估内容包括采购计划执行情况、采购成本控制情况、供应商管理情况、采购合同执行情况等方面。2.根据采购后评估结果，总结经验教训，提出改进措施和建议，不断完善采购管理制度和流程。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据采购计划，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购价格、采购金额等内容。2.采购预算草案经财务部门审核后，提交给采购决策委员会审批。审批通过后的采购预算作为采购活动的控制依据。（二）预算执行与监控1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、项目需求变更等原因需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、内容和金额。2.《采购预算调整申请表》经财务部门审核后，提交给采购决策委员会审批。审批通过后，按照调整后的采购预算执行采购活动。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场价格动态，通过招标、询价、谈判等多种方式，选择合适的采购时机，降低市场价格波动对采购成本的影响。与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行考核评价，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。如要求供应商提供履约保证金，以降低供应商违约风险。3.质量风险应对制定严格的采购物资质量标准，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量标准。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施。4.合同风险应对加强采购合同管理，确保合同条款明确、合法、有效。在签订合同前，应进行法律审核。跟踪采购合同执行情况，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。如出现合同纠纷，应按照合同约定的争议解决方式处理。5.法律风险应对加强采购人员的法律意识培训，提高法律素养。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。如涉及重大法律问题，应及时咨询公司法律顾问。六、采购信息管理（一）信息收集1.采购部门负责收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购项目进度信息等。2.通过多种渠道收集信息，如网络搜索、行业报告、供应商提供、内部沟通等。（二）信息整理与分析1.采购部门对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据。如分析市场价格走势，评估供应商的综合实力等。（三）信息共享1.采购信息数据库应实现与公司内部相关部门的信息共享，需求部门、财务部门、质量部门等可根据权限查询和使用采购信息。2.通过内部信息系统、邮件、会议等方式及时发布采购信息，确保各部门之间信息畅通。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的控制情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部的监督