陵园档案管理制度规定

陵园档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强陵园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在陵园建设、管理和服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陵园管理机构及所属各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则陵园档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映陵园各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置陵园设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定陵园档案管理制度并组织实施。2.负责陵园各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作。6.负责档案信息的开发利用，为陵园各项工作提供档案资料支持。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。三、档案的分类与编号（一）档案分类陵园档案分为以下几大类：1.行政管理类包括陵园行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类包括墓地销售档案、墓穴管理档案、祭祀活动档案、绿化养护档案、设施设备维护档案等。3.工程建设类包括陵园规划设计图纸、工程施工文件、竣工验收资料等。4.客户服务类包括客户档案、投诉处理记录、回访记录等。5.历史文化类包括陵园历史沿革资料、文化遗产资料等。（二）档案编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：1.行政管理类：XMGL0010001，其中XMGL表示行政管理类，001表示一级分类代码，0001表示该类档案的顺序号。2.业务管理类：YWGL0010001，其中YWGL表示业务管理类，001表示一级分类代码，0001表示该类档案的顺序号。3.工程建设类：GCJS0010001，其中GCJS表示工程建设类，001表示一级分类代码，0001表示该类档案的顺序号。4.客户服务类：KHFW0010001，其中KHFW表示客户服务类，001表示一级分类代码，0001表示该类档案的顺序号。5.历史文化类：LSWH0010001，其中LSWH表示历史文化类，001表示一级分类代码，0001表示该类档案的顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.与陵园相关的合同、协议、证书、批文等。3.客户提供的各类资料，如身份证复印件、购墓合同等。4.陵园举办各类活动的文件、照片、影像等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、销毁。3.对重要档案应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理方法1.按照档案分类标准对收集的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，并编制目录。3.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、规范。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年归档完毕。2.重大活动、重要项目结束后，相关档案应在一个月内归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案移交至陵园档案管理室。2.档案管理室对移交的档案进行核对、验收，办理交接手续。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映陵园历史沿革、重大事件、重要决策等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为30年，主要包括陵园一般性业务文件、客户档案等。3.短期保管：保管期限为10年，主要包括临时性文件、一般性统计报表等。（四）保管要求1.档案管理室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好。2.档案应存放在档案架上，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。4.加强档案库房的安全管理，安装防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.陵园内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经陵园档案管理部门负责人批准后，方可查阅。涉及重要档案的查阅，还须经陵园分管领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。3.查阅人员如需复印档案，应经档案管理部门负责人同意，并按规定办理复印手续。（三）借阅权限1.陵园内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人批准，方可借阅。2.外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，经陵园档案管理部门负责人批准，报陵园分管领导同意后，方可借阅。（四）借阅期限1.一般档案借阅期限为15天，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案借阅期限为7天，特殊情况需延长借阅期限的，须经档案管理部门负责人批准。（五）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。2.借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。3.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，提出鉴定意见。3.经陵园分管领导批准后，对拟销毁档案进行销毁。（四）销毁方式对纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，对电子档案应采用格式化或删除等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，由档案鉴定小组成员签字确认。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，上报陵园领导和上级档案管理部门。（二）移交工作1.按照国家有关规定，定期向当地档案行政管理部门移交档案。2.陵园因机构撤销、合并等原因，应将档案移交给指定的单位，并办理交接手续。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉陵园业务工作。2.档案管理人员应遵守档案管理规章制度，保守档案机密。3.档案管理人员应定期参加档案业务培训，不断提高业务水平。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架等。2.做好档案的安全保管工作，定期检查档案库房的安全状况，确保档案的安全。3.负责档案的查询、借阅和利用工