行政合同管理制度通知

行政合同管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司行政合同管理，规范行政合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范行政合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与自然人、法人或其他组织签订的行政合同，包括但不限于政府采购合同、国有土地出让合同、特许经营合同、行政委托合同等。（三）基本原则1.合法合规原则行政合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方在签订行政合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分协商，明确双方的权利和义务。3.风险防控原则加强行政合同风险评估和防控，对合同履行过程中可能出现的风险进行预测和分析，采取有效的防范措施，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则行政合同实行统一管理，由公司指定的部门负责合同的审核、签订、履行、监督等工作，确保合同管理工作的规范化、标准化。二、管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，作为行政合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，负责审议重大行政合同，决策合同管理中的重大事项。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责行政合同的日常管理工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等。其主要职责如下：1.制定和完善行政合同管理制度，并组织实施；2.参与行政合同项目的调研、谈判、招标等前期工作；3.负责行政合同文本的起草、审核，确保合同条款合法、合规、公平、合理；4.组织行政合同的签订，对合同签订过程进行监督；5.跟踪行政合同的履行情况，及时协调解决合同履行中出现的问题；6.负责行政合同的变更、解除等事宜的办理，并及时向合同管理委员会报告；7.建立行政合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行登记和统计；8.负责行政合同档案的整理、归档和保管工作。（三）业务部门业务部门负责行政合同项目的具体实施，包括项目的调研、可行性分析、谈判、招标等前期工作，以及合同履行过程中的具体业务操作。其主要职责如下：1.负责行政合同项目的前期调研和可行性分析，提出项目建议；2.参与行政合同的谈判、招标等工作，提供相关业务资料和技术支持；3.按照合同约定组织项目实施，确保项目质量和进度；4.及时向合同管理部门报告合同履行过程中出现的问题，并协助合同管理部门解决问题；5.负责与合同相对方的沟通协调，维护公司与合同相对方的良好合作关系。（四）法务部门法务部门负责对行政合同进行法律审查，提供法律意见和建议，防范法律风险。其主要职责如下：1.对行政合同文本进行法律审查，确保合同条款符合法律法规的规定；2.参与行政合同的谈判、签订等工作，提供法律支持；3.对合同履行过程中出现的法律问题进行分析和研究，提出解决方案；4.协助合同管理部门处理合同纠纷，维护公司合法权益。三、合同签订管理（一）合同立项业务部门根据公司业务需要，提出行政合同立项申请，填写《行政合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、内容、金额、期限、合同相对方等基本情况，并附项目可行性分析报告、相关业务资料等。合同立项申请经部门负责人审核后，报合同管理部门。（二）合同起草合同管理部门根据合同立项申请，指定专人负责合同文本的起草工作。起草合同文本时，应遵循相关法律法规和公司制度的规定，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、公平、合理。合同文本应包括以下主要内容：1.合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；2.合同标的的名称、规格、数量、质量等；3.合同价款或报酬及其支付方式、支付期限；4.合同履行的期限、地点和方式；5.合同双方的权利和义务；6.合同的变更、解除、终止条件及违约责任；7.争议解决方式；8.其他需要约定的事项。（三）合同审核合同文本起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织业务部门、法务部门等相关人员对合同文本进行审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、公平性、合理性以及合同风险防控措施等。审核人员应在《行政合同审核表》上签署审核意见，并注明审核日期。（四）合同审批经审核通过的合同文本，报合同管理委员会审批。合同管理委员会应根据合同的性质、金额、风险程度等因素，对合同进行审议，并作出审批决定。合同审批通过后，由合同管理部门负责办理合同签订手续。（五）合同签订合同签订前，合同管理部门应与合同相对方进行沟通，确认合同文本的内容和条款。合同签订时，应由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给业务部门、法务部门等相关部门，并建立合同管理台账。四、合同履行管理（一）履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将合同履行计划报合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督合同管理部门应定期跟踪行政合同的履行情况，及时了解合同履行过程中出现的问题，并协调解决。业务部门应按照合同履行计划组织实施合同项目，确保合同履行的质量和进度。在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施。（三）变更与解除管理1.合同变更行政合同在履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出合同变更申请，填写《行政合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附相关证明材料。合同变更申请经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门应组织业务部门、法务部门等相关人员对合同变更申请进行审核，并报合同管理委员会审批。合同变更申请经审批通过后，由合同管理部门负责办理合同变更手续。2.合同解除行政合同在履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，需要解除合同的，业务部门应及时提出合同解除申请，填写《行政合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据、对合同履行的影响等，并附相关证明材料。合同解除申请经部门负责人审核后，报合同管理部门。合同管理部门应组织业务部门、法务部门等相关人员对合同解除申请进行审核，并报合同管理委员会审批。合同解除申请经审批通过后，由合同管理部门负责办理合同解除手续。（四）争议解决在行政合同履行过程中，如发生争议，合同双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。业务部门应及时向合同管理部门报告争议情况，并协助合同管理部门处理争议。合同管理部门应组织法务部门等相关人员对争议事项进行分析和研究，制定争议解决方案，并报合同管理委员会审批。争议解决方案经审批通过后，由合同管理部门负责组织实施。五、合同归档管理（一）归档范围行政合同签订、履行过程中形成的各种文件、资料，包括合同文本、立项申请表、审核表、审批表、变更申请表、解除申请表、履行计划、往来函件、会议纪要、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行归档。（二）归档要求1.合同档案应按照合同编号顺序进行整理和归档，确保档案的完整性和系统性。2.合同档案应使用统一的档案袋或文件夹进行装存，并在档案袋或文件夹上注明合同名称、编号、归档日期等信息。3.合同档案中的文件、资料应齐全、完整、清晰，如有破损或缺失，应及时进行修复或补充。4.合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。（三）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《行政合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得将档案带出指定地点。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。六、监督与考核（一）监督检查合同管理部门应定期对行政合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。公司审计部门应定期对行政合同管理情况进行审计，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订和履行的合法性、合规性等。（二）考核评价公司建立行政合同管理考核