资料交接流转管理制度

资料交接流转管理制度一、总则（一）目的为了规范公司资料交接流转流程，确保公司各类资料在传递过程中的准确性、完整性和及时性，避免资料丢失、延误或泄露，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位之间以及与外部合作伙伴之间涉及的各类资料交接流转工作。（三）定义1.资料：指公司在运营过程中产生的各类文件、报告、数据、图表、合同、协议、档案等信息载体。2.交接：指资料从原持有人向接收人转移的过程，包括当面交接、邮寄交接、电子传输等方式。3.流转：指资料在公司内部各部门、各岗位之间按照规定流程进行传递和处理的过程。二、资料分类及管理职责（一）资料分类1.行政类资料：包括公司规章制度、会议纪要、通知公告、行政文件、印章管理记录等。2.财务类资料：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、预算文件等。3.业务类资料：根据公司业务范畴进一步细分，如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料、市场调研报告等。4.人力资源类资料：包括员工档案、考勤记录、培训资料、绩效考核文件、薪酬福利报表等。5.技术类资料：如研发文档、技术图纸、工艺文件、技术标准、软件代码等。（二）管理职责1.资料产生部门负责本部门各类资料的及时整理、分类和归档，确保资料的准确性和完整性。在资料产生后，按照规定的格式和要求进行标注，明确资料的密级、有效期、流转范围等关键信息。根据资料的流转需求，发起资料交接流转流程，填写详细的交接清单，并向接收部门提供必要的资料说明和解释。2.资料接收部门指定专人负责资料的接收工作，确保接收资料的真实性和完整性。在接收资料后，对资料进行核对和确认，如发现问题及时与交接部门沟通解决。按照规定对接收的资料进行妥善保管和处理，根据工作需要进行进一步的流转或归档。3.综合管理部门（如行政部）负责制定和完善公司资料交接流转管理制度，并监督制度的执行情况。定期对公司各类资料的交接流转情况进行检查和统计分析，发现问题及时提出改进措施。负责公司重要资料的备份和存储管理，确保资料的安全性和可追溯性。协调各部门之间的资料交接流转工作，解决跨部门资料交接过程中出现的争议和问题。4.保密管理部门（如法务部或专门的保密管理机构）负责审查资料交接流转过程中的保密措施是否到位，确保涉及公司机密的资料得到妥善保护。对资料的密级进行审核和确定，监督各部门按照规定的密级进行管理和流转。对违反保密规定的资料交接流转行为进行调查和处理，追究相关责任人的责任。三、资料交接流程（一）交接准备1.资料整理：资料产生部门在进行交接前，应对资料进行全面整理。按照资料分类标准，将相关资料进行分类、编号，并编制详细的目录清单。确保资料内容完整、清晰，无缺页、破损或模糊不清的情况。2.交接清单填写：交接双方应共同填写《资料交接清单》，清单内容应包括资料名称、编号、数量、密级、有效期、交接时间、交接双方签字等信息。交接清单应一式两份，双方各执一份，作为资料交接的凭证。3.沟通协调：交接双方应提前沟通交接的时间、地点和方式等细节。接收部门如有特殊要求或疑问，应及时与交接部门协商解决。对于重要资料或涉及多个部门的资料交接，交接双方可组织相关人员召开交接协调会，明确各方职责和交接流程。（二）当面交接1.交接过程：交接双方应在约定的时间和地点进行当面交接。交接时，交接人员应向接收人员逐一介绍资料的内容、用途和注意事项，并对接收人员提出的问题进行解答。接收人员应对资料进行认真核对，确保资料的数量、内容与交接清单一致。2.签字确认：当面交接完成后，交接双方应在《资料交接清单》上签字确认。如接收人员发现资料存在问题，应在清单上注明详细情况，并要求交接人员进行补充或更正。交接人员应按照要求及时处理，处理完毕后重新进行交接和签字确认。（三）邮寄交接1.邮寄准备：如需通过邮寄方式进行资料交接，交接部门应选择具有良好信誉的快递公司，并妥善包装资料，确保资料在运输过程中不受损坏。同时，应在资料外包装上注明"重要资料，请勿挤压"等字样，并填写清楚收件人和寄件人的详细信息。2.快递单号记录：交接部门应记录快递单号，并及时将快递单号告知接收部门。接收部门可通过快递公司官网或客服电话查询快递物流信息，跟踪资料的运输情况。3.签收确认：资料送达后，接收人员应在快递签收单上签字确认。如发现资料有损坏或丢失情况，接收人员应及时与交接部门和快递公司联系，并保留相关证据，以便进行调查和处理。交接部门应根据快递反馈情况，及时采取措施，如补发资料等。（四）电子传输交接1.传输方式选择：根据资料的性质和安全要求，选择合适的电子传输方式，如公司内部网络共享平台、电子邮件、加密文件传输工具等。对于涉及公司机密的资料，应采用加密传输方式，并确保传输过程的安全性。2.文件命名与标注：在进行电子资料传输前，应对文件进行规范命名和标注。文件名应包含资料名称、日期、版本号等关键信息，便于接收人员识别和管理。同时，应在文件中注明资料的密级、有效期、流转范围等信息。3.接收确认：接收人员收到电子资料后，应及时进行确认。可通过回复电子邮件、在共享平台上进行确认操作等方式，告知交接人员资料已成功接收。接收人员应对电子资料进行完整性和准确性检查，如发现问题应及时与交接人员沟通解决。四、资料流转流程（一）内部流转1.流转发起：资料产生部门根据工作需要，确定资料的流转范围和接收部门，并发起资料内部流转流程。可通过公司内部办公系统提交流转申请，填写流转原因、资料名称、编号、数量、流转路径等信息。2.审批流程：流转申请提交后，按照公司规定的审批流程进行审批。审批人应认真审核流转申请的必要性、资料的准确性和完整性等，如发现问题应及时退回并要求补充或更正。对于涉及重要资料或跨部门的流转申请，可能需要经过多级审批。3.流转执行：审批通过后，资料按照设定的流转路径进行流转。流转过程中，各部门应按照规定的时间节点进行处理，确保资料不延误。接收部门收到资料后，应及时进行确认和反馈，如发现资料不符合要求或无法满足工作需要，应及时与流转发起部门沟通协调。4.流转记录：公司内部办公系统应对资料的流转过程进行详细记录，包括流转时间、流转环节、审批意见、处理结果等信息。流转记录应可追溯，便于查询和统计分析，以监控资料流转的效率和准确性。（二）与外部合作伙伴流转1.合作协议约定：在与外部合作伙伴开展业务合作前，应签订合作协议，明确双方在资料交接流转方面的权利和义务。协议中应规定资料的提供方式、交接时间、保密责任、违约责任等内容，确保资料交接流转工作有章可循。2.交接流程：与外部合作伙伴进行资料交接时，参照公司内部资料交接流程执行。对于涉及公司机密的资料，应要求合作伙伴签署保密协议，并采取加密传输、专人送达等安全措施进行交接。交接过程中，应注意对资料的备份和留存，以备后续查询和核对。3.跟踪与反馈：建立与外部合作伙伴的沟通机制，定期跟踪资料的使用和处理情况。对于合作伙伴提出的资料需求或问题，应及时给予回应和解决。如发现合作伙伴存在违反资料交接流转规定的行为，应及时采取措施，如暂停合作、追究责任等。五、资料保管与存储（一）保管责任1.部门保管：各部门负责本部门接收资料的保管工作，应指定专人负责资料的存储和管理，确保资料存放有序、易于查找。2.分类保管：按照资料分类标准，对保管的资料进行分类存放。不同类别的资料应分开存放，并建立相应的索引和标识，便于快速检索和使用。3.安全保管：采取必要的安全措施，保护资料的安全。如设置资料保管场所的门禁系统、安装防盗报警装置、配备防火防潮设备等。对于重要资料和机密资料，应采取加密存储、限制访问权限等措施，防止资料泄露。（二）存储方式1.纸质资料存储：对于纸质资料，应存放在专门的文件柜或档案架中，并按照档案管理要求进行装订、编号和归档。建立纸质资料目录清单，便于查询和盘点。2.电子资料存储：电子资料应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份。对于重要电子资料，应采用异地备份或云存储等方式，确保数据的安全性和可靠性。同时，对电子资料进行分类命名和文件夹管理，建立清晰的存储结构，方便查找和使用。3.存储期限：根据资料的性质和公司规定，确定资料的存储期限。一般情况下，行政类、财务类资料的存储期限较长，业务类资料根据项目周期或业务需求确定存储期限。超过存储期限的资料，应按照公司档案销毁规定进行处理。六、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部员工因工作需要查阅资料时，应按照规定的权限进行申请。一般情况下，员工可查阅与其工作相关的资料。如需查阅其他部门或涉及公司机密的资料，应经过相关部门负责人或保密管理部门的审批。2.外部查阅：外部单位或个人因合作、审计、调研等原因需要查阅公司资料时，必须经过公司高层领导审批，并签订保密协议。查阅过程中，应安排专人陪同，严格限制查阅范围，确保资料安全。（二）查阅流程1.申请：查阅人应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅原因、查阅时间等信息，并提交给所在部门负责人或相关审批人。2.审批：审批人根据查阅人的权限和查阅资料的性质进行审批。对于涉及公司机密的资料，审批应更加严格。审批通过后，申请表应流转至资料保管部门。3.查阅：资料保管部门根据审批通过的申请表，为查阅人提供相应的资料，并安排专人协助查阅。查阅人应在规定的时间和地点进行查阅，不得擅自将资料带出指定场所。查阅过程中，应遵守资料保管部门的相关规定，不得对资料进行涂改、损坏或泄露。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将资料归还给资料保管部门，并在《资料查阅登记表》上签字确认。资料保管部门应对归还的资料进行检查，确保资料完整无损。（三）借阅管理1.借阅申请：因工作需要长期使用资料的，可办理借阅手续。借阅人应填写《资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的名称、编号、借阅期限、用途等信息，并提交给所在部门负责人或相关审批人。2.审批流程：审批人按照借阅审批权限进行审批，对于重要资料或涉及公司机密的资料，审批应更加谨慎。审批通过后，申请表流转至资料保管部门。3.借阅登记：资料保管部门根据审批通过的申请表，对借阅资料进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅资料名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。同时，向借阅人发放借阅资料，并要求借阅人签字确认。4.借阅期限：根据资料的性质和工作需要，合理确定借阅期限。一般情况下，借阅期限不得超过[x]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人应提前办理续借手续。5.归还提醒：在借阅期限届满前[x]个工作日，资料保管部门应向借阅人发出归还提醒通知。借阅人应按时归还资料，如有特殊情况需要延期归还，应提前向资料保管部门说明原因，并办理延期手续。6.归还检查：借阅人归还资料时，资料保管部门应对资料进行仔细检查，确保资料完整无损、无遗失或损坏情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通解决，并按照公司规定追究相关责任。七、资料保密管理（一）保密责任1.全员保密义务：公司全体员工都有保守公司资料秘密的义务，应严格遵守公司保密制度，不得泄露公司资料的内容和信息。2.部门保密职责：各部门负责人是本部门资料保密工作的第一责任人，应加强对本部门员工的保密教育和培训，确保员工了解保密规定和要求，并监督员工履行保密义务。3.保密管理部门职责：保密管理部门负责制定和完善公司保密制度，组织开展保密宣传教育和培训活动，定期对公司保密工作进行检查和评估，及时发现和处理保密隐患和违规行为。（二）保密措施1.人员管理：对涉及公司机密资料的人员进行严格的背景审查和权限管理。与相关人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任。对离职人员，应及时收回其掌握的公司机密资料，并进行离职审计和保密提醒。2.物理隔离：对于存放机密资料的场所，采取物理隔离措施，如设置专门的保密室、安装门禁系统、配备监控设备等，防止无关人员进入。3.技术防护：采用先进的信息技术手段，对公司机密资料进行加密存储和传输。设置不同级别的访问权限，对资料的访问进行严格控制。定期更新系统密码和安全防护软件，防止信息泄露。4.标识与警示：对涉及公司机密的资料，应明确标注密级和保密标识，提醒员工注意保密。在资料保管场所和办公区域张贴保密警示标语，营造保密氛围。（三）保密监督与检查1.定期检查：保密管理部门定期对公司各部门的资料保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、资料存储与保管情况、人员保密意识等。对发现的问题及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。2.不定期抽查：保密管理部门不定期对公司重点部门、重点岗位的资料保密工作进行抽查，加强对关键环节和重要资料的保密监督。对抽查中发现的违规行为，及时进行调查和处理。3.举报机制：建立公司保密举报机制，鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报。对举报属实的员工给予奖励，对被举报的违规行为进行严肃查处。八、资料销毁（一）销毁范围1.过期资料：对于已超过存储期限且无继续保存价值的资料，应进行销毁处理。2.废止资料：因公司业务调整、政策变更等原因导致不再使用或已废止的资料，应及时销毁。3.涉密载体：对涉及公司机密但已不再需要的纸质文件、电子存储介质等涉密载体，应按照保密规定进行销毁。（二）销毁流程1.申请审批：资料保管部门或使用部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请