门店引导物料管理制度

门店引导物料管理制度一、总则（一）目的为加强公司门店引导物料的管理，规范物料的使用、制作、维护及更新，确保引导物料准确传达公司信息，提升门店形象，为顾客提供清晰、便捷的指引，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的引导物料管理，包括但不限于招牌、指示牌、宣传海报、电子显示屏、展示架等各类用于引导顾客的物料。（三）管理原则1.统一规范原则：引导物料的设计、制作、设置应遵循公司统一的视觉识别系统（VIS），确保风格一致、信息准确。2.实用高效原则：以满足顾客引导需求为出发点，合理设置引导物料，提高顾客在门店内的通行效率和购物体验。3.安全可靠原则：引导物料的制作、安装及使用应符合相关安全标准，确保无安全隐患。4.及时更新原则：根据公司业务发展、门店布局调整及顾客需求变化，及时对引导物料进行更新维护，保证信息的时效性。二、职责分工（一）市场部1.负责制定门店引导物料的整体规划和设计方案，确保物料符合公司品牌形象和营销需求。2.根据业务发展和市场变化，定期提出引导物料的更新建议，并组织相关部门进行评估和实施。3.负责与外部设计公司、制作供应商沟通协调，审核引导物料的设计稿、制作样品及最终成品，确保质量和效果符合要求。4.收集、整理和分析门店引导物料的使用反馈信息，为持续优化物料管理提供数据支持。（二）运营部1.根据门店实际运营情况，向市场部反馈引导物料的使用需求和问题，协助市场部进行物料规划和设计优化。2.负责组织门店引导物料的安装、摆放及日常维护工作，确保物料正常使用和展示效果良好。3.监督门店员工正确使用引导物料，对违规行为及时进行纠正和处理。4.配合市场部做好引导物料的更新更换工作，确保新物料及时准确地替换到位。（三）财务部1.负责审核门店引导物料的采购预算、费用报销等财务事项，确保费用支出合理合规。2.对引导物料的成本进行核算和控制，定期进行财务分析，为物料管理提供成本数据支持。（四）门店店长1.全面负责本门店引导物料的日常管理工作，确保物料完好、整洁、正常使用。2.组织门店员工学习引导物料的使用规范和维护要求，提高员工对物料管理的重视程度和执行能力。3.及时向运营部反馈门店引导物料存在的问题和损坏情况，配合做好维修、更换等工作。4.根据门店实际情况，提出关于引导物料优化调整的建议和意见。三、引导物料的设计与制作（一）设计要求1.遵循品牌形象：引导物料的设计应严格按照公司视觉识别系统（VIS）的规范要求，体现公司品牌的核心价值和特色，确保品牌形象的一致性和连贯性。2.信息准确清晰：物料内容应准确传达关键信息，如门店布局、商品分类、服务项目、活动信息等，文字表述应简洁明了、易于理解，避免出现模糊、歧义或误导性内容。3.风格统一协调：各类引导物料在风格、色彩、字体、排版等方面应保持统一协调，形成整体视觉效果，避免出现风格冲突或杂乱无章的情况。4.考虑实用性与美观性：在保证信息准确传达的前提下，注重引导物料的设计美感，使其具有一定的艺术表现力和吸引力，能够吸引顾客的注意力并提升门店环境品质。5.符合使用场景：根据不同的使用场景和位置，合理设计引导物料的形式和尺寸，确保其在实际使用中能够清晰展示、易于操作，且不影响顾客的正常通行和购物体验。（二）制作流程1.需求提报：市场部、运营部或门店店长根据业务需求，填写《引导物料制作申请表》，详细说明物料的名称、用途、规格、数量、设计要求、制作时间等信息，并提交至市场部。2.设计审核：市场部收到申请表后，安排专业设计师进行设计。设计初稿完成后，提交相关部门负责人审核，审核内容包括设计是否符合品牌形象、信息是否准确、风格是否统一等。如审核通过，由申请部门负责人签字确认；如存在问题，设计师根据反馈意见进行修改，直至审核通过。3.供应商选择：市场部根据审核通过的设计稿，通过招标、询价、比价等方式选择合格的制作供应商。选择供应商时，应综合考虑其制作能力、质量水平、价格优势、售后服务等因素，确保选择到性价比高的供应商。4.合同签订：与选定的供应商签订制作合同，明确双方的权利义务、制作要求、价格条款、交货时间、质量标准、验收方式等内容。合同签订后，市场部将合同副本分发给相关部门备案。5.制作跟踪：在制作过程中，市场部应与供应商保持密切沟通，定期跟踪制作进度，及时解决制作过程中出现的问题。如因特殊原因需要调整制作进度或修改制作要求，应及时与供应商协商并签订补充协议。6.样品验收：制作完成后，供应商应提供样品供市场部、运营部等相关部门进行验收。验收内容包括物料的材质、工艺、尺寸、颜色、文字内容、图案清晰度等是否符合设计要求和合同约定。如样品验收合格，由相关部门负责人签字确认；如存在问题，供应商应按照要求进行整改，直至样品验收通过。7.批量生产：样品验收通过后，供应商按照样品标准进行批量生产。市场部应安排专人对批量生产过程进行抽检，确保产品质量稳定一致。8.成品验收：物料制作完成并运输至门店后，由运营部组织门店店长、市场部等相关人员进行成品验收。验收内容包括物料的安装位置是否正确、展示效果是否良好、是否存在损坏或质量问题等。验收合格后，填写《引导物料验收单》，各方签字确认。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或更换，直至验收通过。四、引导物料的安装与摆放（一）安装规范1.安装位置选择：根据门店布局和顾客通行路线，合理选择引导物料的安装位置，确保物料能够清晰地展示目标信息，且不妨碍顾客的正常通行和活动。2.安装高度设置：招牌、指示牌等悬挂式引导物料的安装高度应根据安装位置和观看距离合理确定，一般以顾客平视或稍仰视即可清晰看到为宜，确保信息展示效果良好。对于地面站立式或墙面张贴式物料，应保证其安装高度便于顾客观看和操作。3.安装牢固性：引导物料的安装必须牢固可靠，能够承受一定的外力作用，如风吹、日晒、雨淋等自然因素以及人员碰撞等人为因素。对于大型招牌、电子显示屏等较重的物料，应采取必要的固定措施，防止发生坠落等安全事故。4.安装安全要求：在安装引导物料过程中，应严格遵守相关安全操作规程，确保安装人员的人身安全。如需登高作业，必须配备合格的安全防护设备，并由专业人员进行操作。涉及电气安装的物料，如电子显示屏、照明灯具等，必须由专业电工按照电气安装规范进行施工，确保用电安全。（二）摆放原则1.便于顾客观看：引导物料应摆放在顾客易于发现和观看的位置，如门店入口、通道交汇处、电梯口、楼梯间、各楼层主要区域等，确保顾客在行走过程中能够及时获取所需信息。2.保持通道畅通：物料的摆放不得占用门店的主要通道、疏散通道、安全出口等位置，确保通道畅通无阻，满足紧急情况下人员疏散的要求。3.分类分区摆放：根据引导物料的功能和用途，进行分类分区摆放。例如，将门店布局图、楼层索引牌等放在显眼位置，方便顾客了解整体布局；将商品分类指示牌、促销活动指示牌等放置在相应区域，引导顾客前往特定区域购物。4.整齐有序美观：物料的摆放应整齐有序，保持良好的视觉效果。同类型的物料应排列整齐，高度一致，间距均匀；不同类型的物料之间应合理搭配，避免出现混乱或不协调的情况。同时，要注意物料表面的清洁卫生，定期进行擦拭和维护，确保展示效果良好。五、引导物料的使用与维护（一）使用规范1.员工培训：运营部应组织门店员工进行引导物料使用规范的培训，使员工了解物料的功能、位置、信息内容等，掌握正确的使用方法和维护要求，确保员工能够为顾客提供准确、有效的引导服务。2.信息更新：门店员工应及时关注公司发布的各类信息，如商品调整、活动变更、服务升级等，并按照要求及时更新相应引导物料上的信息内容。对于临时性的活动或信息，应在活动开始前提前更换相关物料，确保信息的时效性和准确性。3.正确引导顾客：门店员工在为顾客提供引导服务时，应合理利用引导物料，根据顾客的需求和位置，准确指示顾客前往目标区域。同时，要注意语言表达清晰、礼貌，为顾客提供热情、周到的服务。4.禁止擅自改动：未经市场部书面批准，任何部门或个人不得擅自对引导物料进行改动、拆除、移动或损坏。如因业务需要必须对物料进行调整，应提前向市场部提出申请，经批准后由专业人员按照规定进行操作。（二）维护责任1.日常维护：门店店长负责组织门店员工对本门店的引导物料进行日常维护，包括定期清洁、检查物料的完好情况、及时处理表面污渍、划痕等问题。发现物料有损坏或故障时，应及时填写《引导物料维修申请表》，提交至运营部。2.定期巡检：运营部应定期对各门店的引导物料进行巡检，检查物料的安装、使用、维护等情况，及时发现并解决存在的问题。巡检周期根据实际情况确定，一般每月至少进行一次全面巡检。3.专项维护：对于一些特殊的引导物料，如电子显示屏、大型招牌等，运营部应根据其使用特点和维护要求，制定专项维护计划，安排专业人员进行定期维护和保养，确保设备正常运行和物料的长期稳定性。（三）维修与更换1.维修流程：运营部收到门店提交的《引导物料维修申请表》后，根据物料的损坏情况，安排维修人员或联系供应商进行维修。维修人员在维修过程中应做好记录，包括维修时间、维修内容、更换部件等信息。维修完成后，由运营部组织相关人员进行验收，验收合格后在申请表上签字确认。2.更换流程：对于损坏严重无法维修或已达到使用寿命需要更换的引导物料，由运营部填写《引导物料更换申请表》，提交至市场部审核。市场部审核通过后，按照物料制作流程进行采购和更换。更换完成后，同样需要进行验收，并填写验收单。3.报废处理：对于已损坏且无维修价值或已完成使用使命的引导物料，由运营部提出报废申请，经财务部审核、公司领导批准后进行报废处理。报废物料应进行妥善保管，统一回收处理，避免造成环境污染或资源浪费。六、引导物料的更新与优化（一）更新依据1.业务发展变化：随着公司业务的拓展、门店规模的扩大、经营品类的调整等，原有的引导物料可能无法满足新的业务需求，需要及时进行更新。例如，新开设了楼层或区域，需要增加相应的指示牌；调整了商品布局，需要更新布局图和分类指示牌等。2.品牌形象升级：当公司进行品牌形象升级，包括品牌标识、色彩体系、视觉风格等方面的调整时，引导物料也应同步进行更新，以确保与新的品牌形象保持一致，提升品牌传播效果。3.顾客需求反馈：通过收集顾客意见、市场调研、数据分析等方式，了解顾客对引导物料的使用体验和需求变化。如顾客反映某区域的指示不够清晰，或对某种类型的引导物料需求增加等，根据反馈情况及时对物料进行优化更新。4.技术发展进步：随着科技的不断发展，新的展示技术和材料不断涌现。例如，更清晰、节能的电子显示屏技术，更耐用、美观的新型制作材料等。当这些新技术、新材料能够显著提升引导物料的展示效果和使用寿命时，应适时进行更新应用。（二）优化流程1.需求收集：市场部、运营部及各门店应定期收集关于引导物料优化的需求信息，包括内部员工的建议、顾客的反馈、市场动态变化等。同时，关注行业内的先进经验和优秀案例，为物料优化提供参考依据。2.方案制定：市场部根据收集到的需求信息，结合公司品牌战略和业务发展规划，制定引导物料的优化更新方案。方案内容应包括优化目标、具体措施、实施计划、预算安排等，并提交相关部门进行评审。3.评审决策：组织市场部、运营部、财务部、门店代表等相关人员对优化方案进行评审。评审过程中，各部门应从不同角度对方案进行分析和评估，提出意见和建议。根据评审结果，由公司领导做出最终决策，确定是否实施优化方案。4.实施执行：优化方案通过评审后，由市场部负责组织实施。按照物料制作、安装、摆放等相关流程要求，确保优化后的引导物料及时准确地应用到各门店。在实施过程中，要严格控制质量、进度和成本，确保达到预期效果。5.效果评估：优化更新后的引导物料投入使用一段时间后，市场部应组织相关人员对其效果进行评估。评估内容包括顾客对物料的关注度、理解度、接受度，以及对门店运营效率、顾客满意度等方面的影响。通过收集数据、问卷调查、现场观察等方式，全面了解优化效果，并根据评估结果总结经验教训，为后续的物料管理提供参考。七、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司设立专门的物料管理监督小组，成员包括市场部、运营部、财务部等相关部门人员。监督小组定期对各门店的引导物料管理情况进行检查，包括物料的安装、使用、维护、更新等方面，及时发现问题并督促整改。2.顾客监督：通过在门店设置意见箱、开展顾客满意度调查、收集顾客反馈等方式，接受顾客对引导物料的监督。对于顾客提出的问题和建议，及时进行处理和反馈，不断改进物料管理工作，提升顾客体验。（二）考核办法1.考核指标：制定门店引导物料管理考核指标体系，主要包括物料完好率、信息准确率、更新及时率、顾客满意度等方面。具体指标如下：物料完好率：指门店内完好无损的引导物料数