行政预订酒店管理制度

行政预订酒店管理制度一、总则（一）目的为了规范公司行政预订酒店的相关流程，确保酒店预订工作的高效、准确、合理，满足公司业务需求，同时保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有因业务需要预订酒店的行政活动，包括但不限于商务出差、会议接待、培训安排等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及酒店行业相关规定进行酒店预订。2.合理性原则：根据实际业务需求，合理选择酒店，确保资源有效利用，避免浪费。3.高效性原则：优化预订流程，提高预订效率，确保预订信息及时准确传达，不影响业务开展。4.保密性原则：对涉及的预订信息、公司差旅安排等予以严格保密，防止信息泄露。二、预订流程（一）预订申请1.需求发起：各部门因业务需要预订酒店时，由相关负责人填写《酒店预订申请表》，详细说明预订原因、入住时间、退房时间、所需房间数量及房型要求、特殊需求等信息。2.审批流程：一般预订申请由部门经理审批签字，确认需求合理性及预算范围。涉及重要客户接待、大型会议等特殊情况的预订申请，需经分管领导审批同意。对于超出预算标准的预订申请，还需财务部门审核通过。（二）预订执行1.预订专员：行政部门指定专人负责酒店预订工作，预订专员收到经审批的《酒店预订申请表》后，应立即开展预订工作。2.选择酒店：预订专员根据申请表中的要求，通过公司指定的预订渠道（如在线预订平台、与酒店的直接合作等）进行酒店筛选。优先选择公司协议酒店，若协议酒店无法满足需求，再考虑其他合适的酒店。在选择酒店时，要综合考虑酒店的地理位置、设施设备、服务质量、价格等因素。确保酒店距离公司办公地点、会议举办场地、活动地点等较近，交通便利；酒店设施齐全，能够满足业务活动的各项需求；服务质量良好，能够提供优质的住宿、餐饮、会议等服务；价格合理，符合公司预算标准。3.预订确认：与选定的酒店沟通预订事宜，确认房间数量、房型、价格、入住及退房时间、特殊要求等信息无误后，获取酒店预订确认函，并及时将确认函扫描件发送给申请部门相关负责人。若在预订过程中遇到问题（如酒店无房、价格变动等），预订专员应及时与酒店协商解决，并将情况反馈给申请部门，提出替代方案供其参考。（三）预订变更与取消1.变更申请：若因业务变化需要变更酒店预订信息（如入住或退房时间调整、房间数量或房型变更等），申请部门需提前填写《酒店预订变更申请表》，说明变更原因及具体变更内容，按照原审批流程进行审批。2.变更执行：预订专员收到经审批的变更申请表后，及时与酒店联系办理变更手续，并将变更结果告知申请部门。3.取消申请：若因业务取消或其他原因需要取消酒店预订，申请部门应提前填写《酒店预订取消申请表》，注明取消原因，按照原审批流程进行审批。4.取消责任：对于因公司原因取消预订给酒店造成损失的，由公司承担相应责任。若因申请部门未提前足够时间通知取消预订，导致酒店收取违约金等损失的，由申请部门自行承担。三、酒店选择标准（一）地理位置1.距离公司主要办公地点、业务活动场所较近，便于员工出行和开展工作。2.周边交通便利，有公共交通站点（如地铁站、公交站），或距离机场、火车站等交通枢纽较近。（二）设施设备1.房间设施齐全，包括但不限于床品舒适、卫生条件良好、有独立卫生间、空调、电视、无线网络等。2.具备满足业务需求的会议设施，如会议室大小合适、音响设备清晰、投影仪正常运行等。3.酒店有完善的餐饮设施，能够提供早餐、午餐、晚餐等服务，且菜品质量有保障。（三）服务质量1.酒店员工服务态度热情、周到，能够及时响应客人需求。2.提供24小时前台服务，确保入住和退房手续办理顺畅。3.具备良好的安全保障措施，包括门禁系统、监控设备等，保障客人的人身和财产安全。（四）价格标准1.严格按照公司制定的酒店预订价格标准进行选择，确保预订费用在预算范围内。2.关注酒店的价格波动情况，在满足业务需求的前提下，尽量选择性价比高的酒店。四、费用管理（一）预算控制1.各部门在申请酒店预订时，应根据业务实际需求编制合理的预算，并在《酒店预订申请表》中明确预算金额。2.财务部门负责审核各部门的酒店预订预算，确保费用支出合理合规，避免超预算情况发生。（二）费用报销1.员工完成酒店住宿后，应按照公司财务报销制度及时整理并提交相关报销凭证，包括酒店发票、入住登记单、消费明细等。2.报销凭证应真实、合法、有效，且与预订信息及实际消费情况相符。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后按照规定进行报销支付。（三）费用分析1.行政部门定期对酒店预订费用进行统计分析，对比不同时间段、不同地区、不同酒店的费用支出情况。2.根据费用分析结果，总结经验教训，为后续的酒店预订工作提供参考，优化预订策略，降低费用成本。五、监督与考核（一）内部监督1.行政部门定期对酒店预订工作进行自查，检查预订流程是否规范执行、预订信息是否准确完整、费用支出是否合理等。2.财务部门对酒店预订费用进行定期审计，监督费用报销的合规性，发现问题及时督促整改。（二）考核机制1.建立酒店预订工作考核指标体系，对预订专员的工作质量、效率、费用控制等方面进行考核。2.考核指标包括预订准确率、预订及时率、酒店满意度、费用节约率等。3.根据考核结果，对表现优秀的预订专员给予奖励，对存在问题的进行相应的处罚，激励员工不断提高工作水平。六、信息管理（一）预订信息存档1.预订专员应将每次酒店预订的相关信息进行详细记录和存档，包括预订申请表、预订确认函、变更记录、取消记录等。2.存档信息应按照时间顺序和业务类别进行分类整理，便于查询和追溯。（二）数据统计与分析1.定期对酒店预订信息进行数据统计，如不同时间段的预订量、各酒店的预订频率、预订费用分布等。2.通过数据分析，为公司的差旅管理、业务决策等提供数据支持，如优化酒店合作协议、调整预订策略等。（三）信息安全1.严格保护酒店预订信息的安全，防止信息泄露。预订专员应妥善保管涉及的各类信息资料，不得随意向无关人员透露。2.加强对预订系统及相关网络环境的安全防护，定期进行安全检查和维护，防止信息被恶意窃取或篡改。七、与酒店合作管理（一）协议签订1.行政部门负责与符合公司需求的酒店洽谈合作事宜，签订酒店合作协议。2.合作协议应明确双方的权利和义务，包括房价、优惠政策、预订流程、服务标准、违约责任等内容。（二）合作沟通1.定期与合作酒店进行沟通，了解酒店的经营情况、服务改进措施等信息，同时反馈公司的需求和意见。2.对于合作过程中出现的问题或纠纷，及时与酒店协商解决，维护良好的合作关系。（三）合作评估1.每年对合作酒店进行综合评估，评估指标包括酒店服务质量、设施设备维护情况、价格合理性、合作配合度等