部门工作资料管理制度

部门工作资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门工作资料的规范化管理，确保工作资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门工作资料的管理，包括但不限于文件、报告、合同、协议、数据报表、图纸、记录等各类资料。（三）管理原则1.集中统一原则：公司工作资料实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责资料的收集、整理、存储、保管和检索。2.分类管理原则：按照资料的性质、用途、来源等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保工作资料的安全，防止资料泄露、丢失、损坏等情况发生，对涉及公司机密的资料严格保密。4.动态更新原则：随着工作的推进和业务的发展，及时更新和维护工作资料，保证资料的时效性和准确性。二、资料的分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、决定等。2.业务文件类：与公司业务相关的文件，如项目策划书、业务报告、市场调研报告等。3.合同协议类：公司签订的各类合同、协议、意向书等。4.财务资料类：财务报表、预算、审计报告、发票等。5.人事档案类：员工个人资料、考勤记录、培训档案、绩效考核资料等。6.技术资料类：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、研发报告等。7.客户资料类：客户信息、往来信函、合作记录等。8.其他资料类：不属于以上分类的其他工作资料。（二）编号规则1.编号组成：采用字母与数字相结合的方式，由部门代码、资料类别代码、年份代码、顺序号组成。2.部门代码：用两位大写字母表示，具体由公司统一规定。3.资料类别代码：用一位大写字母表示，对应上述分类标准中的各类别。4.年份代码：用四位数字表示资料形成的年份。5.顺序号：用四位数字表示同一类别、同一年份资料的顺序编号。例如：行政部2023年第10号文件的编号为：AD20230010三、资料的收集与整理（一）收集职责1.各部门：负责本部门工作资料的收集、整理和初步审核，确保资料的完整性和准确性，并按照规定的时间和要求将资料移交至资料管理部门。2.资料管理部门：定期对各部门提交的资料进行检查，督促各部门及时收集和整理工作资料，并负责对全公司的资料进行统一收集和汇总。（二）收集要求1.及时性：各部门应在工作完成后的规定时间内将相关资料收集齐全，不得拖延。2.完整性：收集的资料应涵盖工作的各个环节，包括但不限于原始记录、审批文件、执行情况等，确保资料完整无缺。3.准确性：资料内容应真实、准确，数据计算无误，文字表述清晰。（三）整理方法1.分类整理：按照资料的分类标准，对收集到的资料进行分类。2.编号标注：对每份资料按照编号规则进行编号标注，确保资料编号的唯一性。3.装订成册：对于纸质资料，应进行装订，确保资料整齐、牢固。4.电子归档：将整理好的资料进行电子扫描或录入，建立电子档案，方便查询和使用。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质存储：设立专门的档案柜或档案室，对纸质资料进行分类存放，并建立纸质资料目录索引，便于查找。2.电子存储：使用专用的服务器或存储设备，对电子资料进行存储，并按照分类建立文件夹结构，确保电子资料存储有序。（二）保管要求1.安全防护：档案柜和档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，确保纸质资料的安全。电子存储设备应定期进行备份，防止数据丢失，并安装防病毒软件，保障数据安全。2.专人负责：指定专人负责资料的存储与保管工作，定期对资料进行检查和盘点，确保资料的完好无损。3.环境要求：档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合相关标准要求。（三）借阅与归还1.借阅申请：因工作需要借阅资料的人员，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅用途、预计归还时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交至资料管理部门。2.审批流程：资料管理部门对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密或重要资料的借阅，需经公司分管领导审批。3.借阅登记：资料管理部门在批准借阅申请后，对借阅资料进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息，并将资料交付借阅人。4.归还检查：借阅人应在规定的时间内归还资料，资料管理部门对归还的资料进行检查，确保资料完好无损。如发现资料有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。五、资料的检索与利用（一）检索方式1.纸质检索：通过纸质资料目录索引进行查找。2.电子检索：利用电子档案管理系统，按照关键词、编号、日期等条件进行检索。（二）利用权限1.内部使用：公司内部员工因工作需要可查阅和使用相关工作资料，但应遵守公司的保密规定。2.外部提供：如需向外部单位或个人提供工作资料，应按照公司的相关规定进行审批，确保资料的提供符合公司利益和保密要求。六、资料的保密管理（一）保密范围1.公司机密信息：包括公司战略规划、业务数据、财务信息、技术秘密、客户资料等涉及公司核心利益的信息。2.重要资料：虽不属于公司机密信息，但对公司业务开展具有重要影响的资料。（二）保密措施1.人员管理：对涉及资料管理和使用的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.访问控制：对资料的访问进行权限设置，严格限制有权访问机密资料和重要资料的人员范围。3.存储加密：对电子存储的机密资料和重要资料进行加密处理，防止数据泄露。4.传递管控：在资料传递过程中，采取加密传输、专人递送等措施，确保资料安全。（三）违规处理对违反保密规定，导致公司资料泄露、丢失、损坏等情况发生的人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，同时保留追究其法律责任的权利。七、资料的销毁（一）销毁条件1.已过保存期限：资料保存期限届满，且已无继续保存价值。2.资料无效或失效：资料因业务变更、政策调整等原因已不再具有实际用途。3.公司决定销毁：经公司相关部门或领导批准，决定对某些资料进行销毁。（二）销毁流程1.申请审批：由资料管理部门填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。2.销毁实施：经批准后，资料管理部门负责组织实施资料销毁工作。对于纸质资料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料，应进行彻底删除或格式化处理。3.记录备案：在资料销毁过程中，应安排专人进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并将记录备案保存。八、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督部门，负责对各部门工作资料管理情况进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.资料收集情况：检查各部门是否按照规定及时收集工作资料，资料的完整性和准确性。2.资料整理情况：查看资料的分类是否正确，编号是否规范，装订是否整齐。3.资料存储与保管情况：检查档案柜和档案室的安全防护措施是否到位，电子存储设备的数据备份情况。4.资料检索与利用情况：评估资料检索的便捷性和利用效率。5.资料保密管理情况：检查保密制度的执行情况，是否存在资料泄露等问题。（三）