部门广告合同管理制度

部门广告合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司广告合同管理，规范广告合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的所有广告合同，包括但不限于平面广告、电视广告、网络广告、户外广告等各类形式的广告合作。（三）基本原则1.依法合规原则：广告合同的签订、履行必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防范原则：加强对广告合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则：广告合同实行统一归口管理，确保合同管理的规范性和一致性。二、合同签订流程（一）合同立项1.各部门根据业务需要，提出广告投放需求，填写《广告合同立项申请表》，详细说明广告投放的目的、形式、预算、时间要求等内容。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至市场部。市场部对申请进行初步评估，判断其必要性和可行性。3.对于重大广告项目，市场部组织相关部门进行联合评审，形成评审意见，报公司主管领导审批。（二）合同起草与审核1.经审批通过的广告合同立项申请，由市场部负责起草广告合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、广告内容、投放时间、费用支付方式、违约责任等关键条款。2.合同起草完成后，市场部将合同文本提交至法务部进行审核。法务部从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法合规，避免法律风险。3.法务部审核通过后，合同文本返回市场部，同时抄送至财务部。财务部对合同中的费用条款进行审核，确保费用预算合理、支付方式明确。（三）合同签订1.市场部将审核通过的合同文本提交至合作方，双方就合同条款进行协商。如双方达成一致意见，在合同上签字盖章。2.合同一式多份，双方各执一份，公司内部根据需要留存相关部门。市场部负责将签订后的合同副本分发给财务部、法务部等相关部门，以便各部门履行相应职责。三、合同履行管理（一）广告投放执行1.市场部负责按照合同约定，组织广告投放工作。投放过程中，应严格监控广告投放的质量和效果，确保广告按照合同要求进行投放。2.广告投放执行过程中，如出现与合同约定不符的情况，市场部应及时与合作方沟通协调，采取措施予以纠正。如无法协商解决，应及时上报公司主管领导。（二）费用支付管理1.财务部根据合同约定的费用支付方式和时间，审核市场部提交的付款申请。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。2.付款申请应附合同副本、广告投放证明（如广告投放截图、监测报告等）等相关资料，确保付款依据充分。（三）合同变更管理1.广告合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，应由合同双方协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并经公司内部相关部门审核通过。市场部负责将变更协议副本分发给财务部、法务部等相关部门。（四）合同终止管理1.广告合同履行完毕后，合同自动终止。市场部应及时对合同履行情况进行总结评估，形成总结报告。2.如合同提前终止，应由合同双方协商一致，并签订书面的合同终止协议。市场部负责将终止协议副本分发给财务部、法务部等相关部门。同时，财务部应按照合同约定和公司财务制度，办理相关费用结算手续。四、合同档案管理（一）档案收集1.市场部负责收集广告合同履行过程中产生的各类文件资料，包括合同文本、立项申请表、审批文件、变更协议、终止协议、广告投放证明、付款凭证等。2.收集的文件资料应确保真实、完整、有效，并按照时间顺序和类别进行整理。（二）档案整理与归档1.市场部将整理好的文件资料移交至公司档案室。档案室按照档案管理规定，对文件资料进行分类、编号、装订等整理工作，并建立电子和纸质档案。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅广告合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.档案查阅和借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、复印、转借或丢失档案。查阅和借阅完毕后，应及时归还档案。五、合同监督与考核（一）监督机制1.公司建立广告合同监督机制，由市场部、法务部、财务部等相关部门组成监督小组，定期对广告合同的签订、履行情况进行检查。2.监督小组应重点检查合同条款的执行情况、广告投放效果、费用支付情况、合同变更与终止手续办理情况等，及时发现问题并提出整改意见。（二）考核指标1.合同签订及时率：考核广告合同从立项到签订的时间间隔，确保合同签订不延误业务开展。2.合同履行准确率：考核广告合同的实际履行情况与合同约定的符合程度，确保广告投放达到预期效果。3.费用支付合规率：考核广告合同费用支付的合规性，确保费用支付符合合同约定和公司财务制度。4.合同纠纷发生率：考核广告合同履行过程中发生的纠纷数量，降低合同纠纷对公司造成的损失。（三）考核方式与结果应用1.公司定期对各部门的广告合同管理工作进行考核，考核方式包括查阅档案、数据分析、实地检查等。2.考核结果与部门绩效挂钩，对于广告合同管理工作表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；对于存在问题的部门和个人，责令限期整改，并根据情节轻重给予相应的处罚。六、合同风险防范（一）风险识别1.市场部、法务部、财务部等相关部门应定期对广告合同进行风险识别，重点关注合同主体资格、合同条款合法性、广告内容合规性、费用支付风险、违约责任等方面的风险。2.对于识别出的风险，应进行详细记录，并分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对广告合同风险进行评估，确定风险等级。风险等级一般分为高、中、低三个等级。2.风险评估应综合考虑风险发生的可能性和影响程度，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取严格的控制措施，如加强合同审核、增加担保条款等；对于中等风险，应采取适当的防范措施，如定期跟踪合同履行情况、加强沟通协调等；对于低风险，应进行日常监控，确保风险处于可控状态。2.风险应对