营销礼品发放管理制度

营销礼品发放管理制度一、总则（一）目的为规范公司营销礼品的发放管理，确保礼品发放的公平、公正、合理，充分发挥营销礼品在业务拓展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有营销礼品的采购、存储、发放及相关管理活动。（三）基本原则1.合规性原则：礼品发放应符合国家法律法规及公司相关规定。2.必要性原则：根据营销业务实际需求发放礼品，避免浪费。3.公平性原则：确保礼品发放过程公平公正，不偏袒任何个人或部门。4.成本效益原则：在控制礼品成本的同时，实现营销效果最大化。二、礼品采购管理（一）采购需求调研1.营销部门应定期收集市场信息，了解竞争对手礼品策略及客户对礼品的喜好和需求。2.根据业务目标和客户特点，结合市场调研结果，提出礼品采购需求建议，详细说明礼品类型、数量、预算等。（二）采购流程1.营销部门将礼品采购需求建议提交至行政部门。2.行政部门审核采购需求的合理性，核实预算，并与财务部门沟通资金安排。3.行政部门根据审核结果，制定礼品采购计划，明确采购渠道、采购时间等。4.通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，签订采购合同。5.采购人员按照合同要求跟进礼品采购进度，确保按时、按质、按量到货。（三）采购验收1.礼品到货后，行政部门组织相关人员进行验收。2.验收内容包括礼品的数量、质量、规格、型号等是否与合同一致。3.如发现礼品存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商沟通解决，直至验收合格。三、礼品存储管理（一）存储地点设立专门的礼品仓库，用于存放各类营销礼品。仓库应具备安全、防潮、防火、防盗等条件。（二）存储方式1.按照礼品的类别、规格、型号等进行分类存放，便于管理和查找。2.建立礼品库存台账，详细记录礼品的出入库情况，包括礼品名称、数量、出入库时间、领用部门等。（三）库存盘点1.定期对礼品仓库进行盘点，确保账实相符。2.盘点周期为[具体周期]，盘点结束后，编制库存盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行说明，并提出处理建议。四、礼品发放管理（一）发放对象1.主要针对公司营销活动中涉及的客户、合作伙伴、潜在客户等。2.根据业务需求和营销重点，可对不同类型的对象制定差异化的礼品发放标准。（二）发放标准1.根据客户级别、合作项目规模、购买金额等因素，制定礼品发放的具体标准。2.例如，对于重要客户，可赠送较高价值的礼品；对于一般客户，可发放相对较为实用的普通礼品。（三）发放流程1.营销人员填写礼品发放申请表，详细说明发放对象、礼品名称、数量、发放原因等，并提交上级审批。2.审批通过后，营销人员持礼品发放申请表到礼品仓库领取礼品。3.仓库管理人员根据申请表发放礼品，并在库存台账上记录礼品的发放情况。4.营销人员负责将礼品及时、准确地发放给相应对象，并做好发放记录，包括发放时间、地点、接收人等。（四）特殊情况处理1.如因特殊原因需要临时增加礼品发放对象或调整发放标准，需经相关领导特批。2.对于已发放的礼品，如因质量问题或其他原因需要更换或收回，应按照规定程序进行处理。五、礼品使用管理（一）使用范围营销礼品仅用于公司的营销活动，不得挪作他用。（二）使用监督1.行政部门定期对营销礼品的使用情况进行监督检查，确保礼品使用符合规定。2.营销人员应及时反馈礼品使用效果及客户反馈，以便公司调整礼品策略。六、礼品费用管理（一）预算管理1.财务部门根据公司营销计划和业务需求，编制礼品采购预算。2.礼品采购预算应明确各项礼品的采购金额、总预算额度，并报公司管理层审批。（二）费用核算1.礼品采购费用按照实际发生额进行核算，计入营销费用。2.财务部门应定期对礼品费用进行统计分析，监控费用支出情况，确保不超出预算。（三）报销管理1.礼品采购报销时，应提供采购合同、发票、验收报告等相关凭证。2.报销流程按照公司财务报销制度执行，确保报销手续合规、齐全。七、礼品发放记录与档案管理（一）发放记录1.营销人员应详细记录礼品发放的相关信息，包括发放对象、礼品名称、数量、发放时间等。2.发放记录应妥善保存，以便查询和追溯。（二）档案管理1.行政部门负责建立营销礼品管理档案，将礼品采购合同、验收报告、发放申请表、发放记录等相关资料归档保存。2.档案保存期限为[具体期限]，期满后按照公司档案管理规定进行销毁或存档。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自发放礼品。2.虚报礼品发放对象或数量。3.挪用礼品或私自将礼品用于非营销活动。4.在礼品采购过程中谋取私利。（二）处理措施1.对于违规行为，一经查实，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.涉及违法违规的，移交司法机关依法处理。3