企业收付款管理制度

企业收付款管理制度总则1.1目的为加强公司收付款管理，规范收付款流程，确保公司资金安全、高效运作，保障公司合法权益，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各子公司的收付款业务。1.3基本原则1.合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.准确性原则：收付款信息应准确无误，确保资金收付的金额、对象、用途等与业务实际相符。3.及时性原则：及时办理收付款业务，避免逾期收付导致的经济损失和信用风险。4.安全性原则：采取有效措施保障资金安全，防止资金被盗、挪用等情况发生。收款管理2.1收款流程1.业务发起：业务部门在与客户签订合同或达成业务意向后，应及时将相关信息传递给财务部门，并负责跟进款项回收。2.款项通知：财务部门根据业务部门提供的信息，向客户发送收款通知，明确收款金额、收款方式、收款期限等内容。3.款项催收：业务部门负责对到期未收回的款项进行催收，财务部门予以协助。对于逾期款项，应采取相应的催收措施，如发送催款函、电话催收、上门催收等。4.款项收回：客户按照收款通知要求将款项支付至公司指定账户后，业务部门应及时通知财务部门进行确认。财务部门核对收款信息无误后，办理收款入账手续。2.2收款方式1.银行转账：这是公司主要的收款方式，客户应将款项直接转账至公司指定的银行账户。财务部门应及时核对银行到账信息，并与业务部门沟通确认款项来源。2.支票：对于收到的支票，财务部门应及时进行审核，包括支票的真实性、有效性、金额填写是否正确等。审核无误后，在规定时间内将支票存入银行，并跟进款项到账情况。3.现金：一般情况下，公司不接受现金收款。如因特殊情况需要收取现金，业务部门应提前向财务部门报备，并在收取现金后及时交至财务部门。财务部门应严格按照现金管理规定进行处理。2.3收款记录与核对1.财务部门应建立完善的收款台账：详细记录每一笔收款业务的客户名称、收款金额、收款方式、收款日期、款项来源等信息。收款台账应定期与银行对账单、业务合同等进行核对，确保账账相符、账实相符。2.定期核对：财务部门每月末应对当月收款情况进行汇总核对，与业务部门沟通不一致的款项原因，及时进行调整。对于长期未收回的款项，应重点关注，并与业务部门共同分析原因，采取相应的解决措施。付款管理3.1付款审批流程1.申请：业务部门根据业务需要填写付款申请单，详细说明付款事由、付款金额、付款对象、付款方式等信息，并附上相关的合同、发票、验收报告等证明文件。2.初审：业务部门负责人对付款申请进行初审，审核付款事项的真实性、合理性、必要性，签字确认后提交至财务部门。3.财务审核：财务部门对付款申请进行审核，重点审核付款金额的准确性、付款方式的合规性、相关证明文件的完整性等。如发现问题，应及时与业务部门沟通并要求补充或更正。审核通过后，财务部门负责人签字确认。4.审批：根据公司授权审批制度，付款申请分别提交至各级领导审批。审批人应认真审核付款事项，签署审批意见。对于重大付款事项，需经公司管理层集体决策。5.付款执行：付款申请经审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。对于银行转账付款，应准确填写付款信息，确保款项及时、准确支付至收款人账户；对于支票付款，应严格按照支票管理规定开具支票，并做好登记和跟踪工作。3.2付款方式1.银行转账：优先采用银行转账方式进行付款，以确保资金支付的安全、快捷。财务部门应根据审批后的付款申请，及时安排转账付款，并在付款后及时与银行核对付款信息。2.支票：如因特殊情况需要使用支票付款，财务部门应严格按照支票管理规定开具支票，并在支票上注明收款人名称、金额、用途等信息。支票开具后，应进行登记，并跟踪支票的使用情况，确保款项及时到账。3.现金：严格控制现金付款范围，一般情况下，1000元以上的款项不得使用现金支付。如因特殊情况需要支付现金，应经公司相关领导批准，并按照现金管理规定进行操作。3.3付款记录与核对1.财务部门应建立付款台账：详细记录每一笔付款业务的付款日期、付款金额、付款对象、付款方式、付款事由等信息。付款台账应定期与银行对账单、业务合同等进行核对，确保账账相符、账实相符。2.定期核对：财务部门每月末应对当月付款情况进行汇总核对，与业务部门沟通不一致的款项原因，及时进行调整。对于异常付款情况，应重点关注，并进行深入调查，查明原因，采取相应的措施。票据管理4.1发票管理1.发票开具：业务部门在发生销售业务后，应及时向客户开具发票。发票开具应按照国家税收法律法规及公司相关规定进行，确保发票内容真实、准确、完整。财务部门负责对发票开具情况进行审核，审核无误后加盖发票专用章。2.发票取得：在采购业务中，业务部门应及时取得供应商开具的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规及公司相关规定，发票内容应与实际业务相符。财务部门负责对发票的真实性、合法性、有效性进行审核，审核通过后方可作为记账凭证附件。3.发票保管：财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的购买、开具、取得、保管等工作。发票应按照号码顺序存放，确保发票的完整性和安全性。定期对发票进行盘点，做到账实相符。4.发票作废与红冲：如发生发票作废或红冲情况，业务部门应及时通知财务部门，并按照国家税收法律法规及公司相关规定办理相关手续。财务部门应在发票管理系统中进行相应的处理，并妥善保管作废或红冲发票的原件及相关证明材料。4.2其他票据管理1.支票管理：财务部门负责支票的购买、保管、开具等工作。支票应存放在保险柜中，严格按照支票管理规定进行操作。开具支票时，应认真填写支票内容，确保支票信息准确无误。对于作废的支票，应加盖"作废"戳记，并与存根联一同妥善保管。2.收据管理：业务部门因业务需要开具收据时，应向财务部门领取收据，并按照规定的格式和内容进行填写。收据开具后，应及时将收据联交付给客户，并将存根联交回财务部门。财务部门应定期对收据的使用情况进行核对，确保收据的完整性和安全性。资金风险管理5.1风险识别与评估1.财务部门应定期对公司收付款业务进行风险识别与评估：分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、资金流动性风险、票据风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.建立风险预警机制：根据风险评估结果，设定风险预警指标和阈值。当风险指标接近或超过阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。5.2风险应对措施1.客户信用管理：业务部门应在与客户签订合同前，对客户的信用状况进行调查和评估。对于信用状况不佳的客户，应采取相应的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例、缩短付款期限等。2.资金流动性管理：财务部门应合理安排资金，优化资金结构，确保公司资金的流动性。定期对公司资金状况进行分析和预测，提前做好资金安排，避免因资金短缺导致的经营风险。3.票据风险管理：加强票据的审核和管理，确保票据的真实性、合法性、有效性。严格按照票据管理规定进行操作，防范票据诈骗等风险。对于收到的票据，应及时进行背书转让或贴现，避免票据逾期导致的损失。4.内部控制：完善公司内部控制制度，加强对收付款业务的流程控制和监督检查。明确各部门在收付款业务中的职责和权限，确保收付款业务的合规性和准确性。定期对收付款业务进行内部审计，发现问题及时整改。监督与检查6.1内部审计1.公司内部审计部门应定期对收付款业务进行审计：检查收付款业务是否符合公司相关制度和流程，是否存在违规操作、资金挪用等问题。2.审计报告：内部审计部门应在审计结束后出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。被审计部门应积极配合内部审计工作，认真落实整改措施。6.2财务检查1.财务部门应定期对收付款业务进行自查：检查收款记录、付款记录、票据管理等是否规范，账账相符、账实相符情况。2.问题整改：对于自查中发现的问题，财务部门应及时进行整改，并建立长效机制，防止问题再次发生。6.3外部监督1.接受税务机关、银行等外部机构的监督检查：积极配合外部机构的工作，及时提供相关资料和信息，确保公司收付款业务合法合规。2.合