钥匙管理制度管理制度

钥匙管理制度管理制度目的为加强公司钥匙的管理，保障公司办公区域、设施设备及资产的安全，规范钥匙的使用、保管、借用及归还流程，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有办公场所、仓库、机房、车辆等涉及公司钥匙管理的相关区域和设备。职责分工1.行政部门负责制定和完善钥匙管理制度，并监督执行。统一管理公司各类钥匙的台账，记录钥匙的领取、使用、归还等情况。定期对钥匙管理情况进行检查和盘点，确保钥匙的安全和完整。负责办公区域公共区域钥匙的保管和发放，如门禁钥匙、会议室钥匙等。2.使用部门负责本部门使用钥匙的日常管理，包括保管、维护和正确使用。按规定办理钥匙的借用、归还手续，确保钥匙的正常流转。发现钥匙丢失、损坏或异常情况时，及时向行政部门报告。3.个人对所领取和使用的钥匙负有保管责任，不得随意转借他人或私自配制。在离职或岗位调动时，及时将所使用的钥匙归还行政部门。钥匙分类及管理办公区域钥匙1.门禁钥匙办公区域各楼层门禁钥匙由行政部门统一保管和发放。员工因工作需要开启门禁时，需到行政部门填写《门禁钥匙借用登记表》，说明借用原因和预计归还时间，经行政部门负责人批准后领取。借用人员应妥善保管门禁钥匙，不得擅自将其交予非本公司人员使用。如有遗失，应立即向行政部门报告，并承担相应的补办费用。门禁钥匙使用完毕后，应及时归还行政部门，行政部门负责核对钥匙数量和完整性，并在《门禁钥匙借用登记表》上注明归还时间。2.办公室钥匙各部门办公室钥匙由部门负责人指定专人保管。新员工入职时，由所在部门负责人或指定人员向其发放办公室钥匙，并在《办公室钥匙发放登记表》上签字确认。员工离职或岗位调动时，所在部门负责人应收回其办公室钥匙，并在《办公室钥匙发放登记表》上注明收回时间。如钥匙遗失，需由员工本人承担相应的赔偿责任。部门内部因工作需要临时借用办公室钥匙的，应填写《办公室钥匙借用申请表》，经部门负责人批准后借用，并在规定时间内归还。机房钥匙1.机房重地，钥匙由信息部门指定专人严格保管。2.未经信息部门负责人批准，任何人不得擅自进入机房，不得私自借用机房钥匙。3.因工作需要进入机房的人员，必须由信息部门相关人员陪同，并在《机房出入登记表》上详细记录进入时间、人员姓名、事由等信息。4.机房钥匙如有遗失或损坏，信息部门应及时报告行政部门，并采取相应的安全措施，如更换门锁等，以确保机房安全。仓库钥匙1.仓库钥匙由仓库管理人员负责保管。2.仓库管理人员应妥善保管钥匙，不得随意放置，确保钥匙随时可使用。3.因业务需要进入仓库的人员，需经仓库主管批准后，由仓库管理人员陪同开启仓库门，并在《仓库出入登记表》上做好记录。4.仓库管理人员离职时，应将仓库钥匙完整归还公司，并办理交接手续。车辆钥匙1.公司车辆钥匙由行政部门统一管理，建立车辆钥匙台账。2.驾驶员领取车辆钥匙时，需在《车辆钥匙领取登记表》上签字确认，并负责车辆的日常使用和保管。3.车辆钥匙不得随意转借他人，如因特殊情况需要转借，必须经行政部门负责人批准，并做好记录。4.驾驶员在车辆使用完毕后，应及时将车辆钥匙交回行政部门保管，并确保车辆停放安全。5.车辆维修、保养时，驾驶员应将车辆钥匙交予维修人员，并在维修工单上签字确认。维修人员完成维修后，应及时归还车辆钥匙。钥匙借用与归还借用流程1.员工因工作需要借用钥匙时，应填写相应的《钥匙借用申请表》，详细说明借用原因、借用时间、预计归还时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人审核签字，如涉及重要区域或设备的钥匙借用，还需经相关部门负责人或公司领导批准。3.申请人持批准后的申请表到行政部门领取钥匙，行政部门工作人员根据申请表内容发放钥匙，并在《钥匙借用登记表》上记录相关信息。归还流程1.借用人员应在规定的归还时间内将钥匙归还行政部门。如因特殊原因需要延期归还，应提前向行政部门提出申请，并说明原因。2.行政部门工作人员在收到归还的钥匙后，应仔细核对钥匙的数量和完整性，确认无误后在《钥匙借用登记表》上注明归还时间。3.如发现钥匙丢失、损坏或有其他异常情况，借用人员应承担相应的责任，并按照公司规定进行赔偿或处理。钥匙盘点与检查盘点周期1.行政部门应定期对公司各类钥匙进行盘点，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点内容包括钥匙的数量、种类、保管情况等，确保账实相符。检查内容1.检查钥匙的保管是否安全，是否存在丢失、损坏或被盗的风险。2.查看钥匙借用、归还记录是否完整、准确，是否存在逾期未归还的情况。3.检查钥匙的使用情况，是否存在因钥匙管理不善导致的安全隐患或工作不便。盘点与检查结果处理1.盘点和检查结束后，行政部门应编制《钥匙盘点报告》，详细记录盘点和检查情况。2.如发现钥匙数量不符、丢失、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。如属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。3.对于因工作需要新增或更换的钥匙，应及时更新钥匙台账和相关管理制度。钥匙的维护与更换维护要求1.钥匙保管人员应定期对钥匙进行清洁和保养，保持钥匙的良好状态。2.如发现钥匙有生锈、变形、损坏等情况，应及时进行处理或更换。3.对于电子钥匙或智能钥匙，应按照设备使用说明书的要求进行维护和管理，确保其正常运行。更换流程1.当钥匙出现无法正常使用的情况时，保管人员应及时填写《钥匙更换申请表》，说明更换原因和钥匙所属类别。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报行政部门审批。3.行政部门批准后，负责安排更换钥匙的相关工作，如联系厂家制作新钥匙、更换门锁等，并确保更换后的钥匙能正常使用。4.更换完成后，行政部门应及时更新钥匙台账和相关记录。特殊情况处理钥匙遗失处理1.如发现钥匙遗失，借用人员应立即向行政部门报告，并详细说明遗失的时间、地点、钥匙类型等信息。2.行政部门接到报告后，应及时采取措施，如通知相关部门加强安全防范、更换门锁等，以防止因钥匙遗失造成的安全隐患。3.遗失钥匙的借用人员应承担相应的责任，包括但不限于补办钥匙的费用、因钥匙遗失可能导致的经济损失赔偿等。具体赔偿标准按照公司相关规定执行。紧急情况处理1.在遇到火灾、地震等紧急情况时，如钥匙无法正常开启相关区域或设备，应立即联系行政部门或相关负责人员，采