企业内发票管理制度

企业内发票管理制度总则1.目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，防范税务风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司经营活动相关的发票管理工作。3.职责分工财务部门负责制定和完善公司发票管理制度，并组织实施。负责发票的购买、保管、开具、核销等工作。指导和监督各部门及员工正确取得和使用发票，对不符合规定的发票有权拒收，并及时向相关部门和人员反馈。定期对公司发票管理情况进行检查和总结，及时发现和解决存在的问题。业务部门负责在经营活动中按照规定取得合法有效的发票，并及时传递给财务部门。对本部门取得的发票的真实性、合法性、完整性负责，确保发票内容与实际业务相符。协助财务部门做好发票管理相关工作，配合财务部门接受税务机关等部门的检查。其他部门配合财务部门和业务部门做好发票管理工作，在涉及发票相关事宜时，提供必要的支持和协助。按照本制度规定使用发票，不得擅自违规开具、使用或转让发票。发票的种类及适用范围1.发票种类增值税专用发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务向购买方收取增值税额时开具，购买方为增值税一般纳税人的，可凭此发票抵扣进项税额。增值税普通发票：包括折叠票、卷票和电子普通发票。适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务向购买方收取款项时开具，购买方为小规模纳税人或个人等不能抵扣进项税额的，开具此发票。其中，电子普通发票与纸质发票具有同等法律效力。机动车销售统一发票：公司销售机动车时开具，是购买方办理车辆注册登记、缴纳车辆购置税等手续的重要凭证。通用机打发票：在税务机关规定的特定行业或业务范围内使用，如部分小规模纳税人经营业务较为简单，可使用通用机打发票开具相关收入。其他特殊行业发票：如公司涉及建筑安装、餐饮服务、住宿服务等特殊行业，根据国家税收法规及行业管理要求，需使用相应的行业发票，如建筑业统一发票、餐饮发票、住宿发票等。2.适用范围增值税专用发票适用于公司与增值税一般纳税人之间的交易，包括货物采购、劳务提供、服务购买等业务活动，但必须符合增值税应税行为的规定。增值税普通发票适用于与小规模纳税人、个人消费者以及其他不符合增值税专用发票开具条件的交易场景。机动车销售统一发票专门用于公司机动车销售业务。通用机打发票及其他特殊行业发票按照各自规定的适用范围使用，确保业务活动与发票类型的匹配性。发票的开具1.开具原则公司应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得转借、转让、代开发票；不得自行扩大专业发票使用范围。2.开具流程业务部门申请：业务部门在与客户达成交易并确认收入后，根据实际业务情况填写发票开具申请单，注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等详细信息，并经部门负责人审核签字。财务部门审核：财务部门收到业务部门提交的发票开具申请单后，对申请单上的信息进行审核，重点审核业务的真实性、发票开具内容与实际业务是否相符、客户信息是否准确等。审核无误后，在发票管理系统中录入相关信息，并打印发票。发票开具：开票人员根据打印的发票信息，按照发票号码顺序依次开具发票。开具发票时，应确保发票内容清晰、准确、完整，不得涂改、挖补。发票联和抵扣联应加盖发票专用章，并将发票联交给客户，抵扣联根据业务情况留存或交给客户（如符合抵扣条件的客户）。发票交付：财务部门开具发票后，应及时将发票交付给客户。对于距离较近的客户，可安排专人送达或邮寄；对于距离较远或需要紧急交付的客户，可通过电子发票服务平台等方式将电子发票发送给客户，并告知客户查收方式。3.特殊情况开具折扣折让：如果发生销售折扣折让，应在同一张发票上分别注明销售额和折扣额，可按照折扣后的销售额征收增值税；未在同一张发票"金额"栏注明折扣额，而仅在发票的"备注"栏注明折扣额的，折扣额不得从销售额中减除。销售退回：发生销售退回的，应在开具发票的次月及以后属期内开具红字发票进行冲减。开具红字发票时，应按照税务机关规定的程序进行申请和操作，确保红字发票开具的合规性。汇总开具：如果购买方索取增值税专用发票且购买的货物种类较多，销售方可以汇总开具专用发票。汇总开具专用发票的，同时使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖发票专用章。发票的取得1.取得原则公司在购买货物、接受劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规及发票管理规定，发票内容应与实际交易相符。不得取得虚开发票或与实际经营业务不符的发票。2.取得要求发票基本信息：取得的发票应具备发票名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息（包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等基本内容。发票真实性：通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等方式对取得的发票进行查验，确保发票的真实性。对于无法通过查验平台查验或对查验结果有疑问的发票，应及时与销售方沟通核实，并要求销售方提供相关证明材料。发票合法性：取得的发票应是由税务机关统一监制的正规发票，发票开具方应具备合法经营资格。对于不符合规定的发票，如发票开具方未按规定领购、开具发票，发票内容不完整或有涂改痕迹等，不得作为财务报销凭证。发票时效性：取得的发票应在规定的时效内进行报销，一般应在业务发生后的一个会计年度内报销完毕。对于跨年发票，应按照公司财务制度规定的审批流程进行处理，确保发票报销的合规性。3.取得流程业务经办人员取得：业务经办人员在发生购买货物、接受劳务或服务等业务时，应主动向销售方索取发票。取得发票后，应及时检查发票的基本信息、真实性、合法性等内容，并在发票上签字确认。业务部门审核：业务部门负责人对业务经办人员取得的发票进行审核，重点审核发票与实际业务的相关性、发票内容的完整性和准确性等。审核无误后，在发票背面签字确认，并将发票传递给财务部门。财务部门审核报销：财务部门收到业务部门传递的发票后，再次对发票进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、合规性、与报销内容的一致性等。审核通过后，按照公司财务报销制度进行报销处理；审核不通过的，应及时与业务部门沟通，要求业务经办人员补充或更换发票。发票的保管1.保管责任财务部门负责公司发票的保管工作，指定专人负责发票的日常管理，并确保发票保管的安全性和完整性。发票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守发票保管制度，不得擅自离岗、离职。2.保管方式专柜存放：公司应设置专门的发票存放专柜，将发票分类存放，确保发票存放有序，便于查找和管理。安全防护：发票存放专柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全防护措施，确保发票不受损坏或丢失。电子存储：对于电子发票，应按照税务机关规定的格式和要求进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。电子发票存储介质应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。3.保管期限已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。其他与发票管理相关的资料，如发票开具申请单、发票交接记录等，应按照公司档案管理规定进行保管，保管期限一般为10年。4.盘点与清查财务部门应定期对发票进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括发票的数量、种类、号码等，确保账实相符。对于盘点中发现的问题，如发票丢失、损坏、短缺等，应及时查明原因，并按照规定进行处理。同时，应将盘点情况记录在案，形成盘点报告，上报财务负责人。每年年末，财务部门应对全年发票管理情况进行清查，总结经验教训，发现管理中的薄弱环节，及时采取措施加以改进，确保发票管理工作的规范、有序进行。发票的使用1.使用范围公司发票仅限在与公司经营活动相关的业务中使用，不得用于与公司经营活动无关的其他事项。严禁将发票转借、转让、代开给其他单位或个人使用。2.使用要求发票使用人员应按照发票管理规定正确使用发票，不得擅自扩大发票使用范围或变更发票使用内容。发票使用过程中，如发现发票有误或因其他原因需要作废发票的，应在发票各联次上注明"作废"字样，并全联次留存。作废发票应妥善保管，不得擅自销毁。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照规定的保管期限进行妥善保管，不得擅自损毁。3.发票丢失处理发生发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，应查明发票丢失的原因，追究相关责任人的责任。对于因保管不善导致发票丢失的，应按照公司规定进行相应的处罚。如果丢失的是增值税专用发票，还应按照税务机关规定的程序办理挂失、补办等手续，确保增值税专用发票的正常使用和抵扣。税务风险防范1.加强税务知识培训财务部门应定期组织公司员工进行税务知识培训，提高员工对发票管理及税务法规的认识和理解。培训内容包括发票管理规定、增值税政策、企业所得税政策等相关法律法规，以及发票开具、取得、保管等环节的操作要点和风险防范措施。通过培训，使员工了解税务风险对公司的影响，增强员工的税务风险意识，规范员工在经营活动中的发票管理行为。2.定期进行税务自查财务部门应定期对公司发票管理情况进行税务自查，及时发现和纠正发票管理中存在的问题。自查内容包括发票开具是否合规、发票取得是否真实有效、发票保管是否安全完整、发票使用是否符合规定等方面。对于自查中发现的问题，应及时制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，确保问题得到妥善解决。同时，应将税务自查情况形成报告，上报公司管理层。3.配合税务机关检查公司应积极配合税务机关开展的发票检查等相关工作，如实提供与发票管理有关的资料和信息。对于税务机关提出的问题和要求，应及时进行整改和落实，并按照规定的期限和方式反馈整改情况。通过与税务机关的沟通和配合，及时了解税收政策的变化和税务管理要求，规范公司发票管理行为，降低税务风险。监督与考核1.内部监督财务部门负责对公司各部门及员工发票管理情况进行日常监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。审计部门定期对公司发票管理情况进行审计，重点审查发票管理制度的执行情况、发票开具与取得的合规性、发票保管的安全性等方面。对于审计中发现的违规问题，应按照公司规定进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。2.考核机制建立健全发票管理考核机制，