中粮行政管理制度

第一部分行政管理

第一章文件管理制度

一、目的

为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规

范化和制度化，参照《国家行政机关公文处理办法》制定本制度。

二、范围

公司内、外的收发文、报告、报表、传真均应符合本制度，电子文件

管理参照本制度执行。

三、责任

总经理室、综合办公室负责全公司文件管理的指导工作，具体管理公

司综合性文件；各部门管理好本业务范围内文件，指定专人负责。

四、执行规定

（一）公司对各种收文办理

外部来文办理。外部来文是指集团文件、政府有关部门及其它机构发

来的各种文件。由综合办公室统一收文，以《收文办理单》提出拟办处理

意见，报总经理批示后，交承办部门办理；日常业务函件，直接交由收件

人、相关业务部门办理。分管部总应亲自抓办理进度，按照时间要求、质

量要求落实相关工作。事项办理完成后，向总经理及时汇报，并将来文交

回办公室统一编号、存档。

其它各部门收到的外部来文均应转交综合办公室统一办理。

（二）发文办理

公司发文严格按照层级关系批报，不越级、不跳过程序上报。

1、以公司名义对外发文。向总公司、各级党政机关及有关部门汇报、

请示工作的文件。套印中粮（江西）米业有限公司红头文件纸，以“中粮

米业总字〔年份〕XX号”为文号编排，由总经理签发。

公司向集团、政府及其有关部门、机构报送的红头、报告、报表等综

合性文件，根据工作内容划分，由相关部门拟稿，分管部总修改阅签，交

综合办公室核稿，财务部核定数据，报总经理审阅后，由办公室统一编号、

打印、报送、存档。

发文程序：承办部门撰稿一一分管部总审阅一一相关部门会签（不须

会签的免签）一一报总经理审阅、签发。总经理秘书按总经理意见修改后，

编制文号、缮印、用印（“中粮（江西）米业有限公司”印）、交承办部门，

并存档。

2、以公司名义对各部门、全体员工发文。要求各部门（车间）知照、

执行的文件。套印中粮（江西）米业有限公司红头文件纸，以“中粮米业

总字”为文号编排，由总经理签发。

发文程序：承办部门或总经理秘书撰稿一一分管部总审阅一一相关部

门会签（不须会签的免签）一一报总经理审阅、签发。总经理办秘书按总

经理意见修改后，编制文号、缮印、用印（总经理室印章）、分发各部门，

并存档。

3、各职能部门在其职能范围内，可以部门名义在公司单独行文。套

印中粮（江西）米业有限公司红头文件纸，以“部门缩略称谓+〔年份〕

XX号”为文号编排，由部门总经理签发，并报总经理室备案。

4、公司内部部门之间工作联系，及上报总经理室文件。

公司内部各部门之间书面的工作联系方式采用《业务联系单》，业务

联系单由部门自行撰稿，由部总或部门经理签发。各部门对本部门发出的

《业务联系单》，要指定专人负责编号管理。

各部门报总经理室文件，由上报部门自行撰稿，部总或部门经理审核、

签发，上附《内部、请示报告会签单》，经由相关部门会签后，总经理再

作批复。

5、公司对外发的传真、业务联系单。公司或各部门因业务需要，对

外发出的书面文件。由部门自行撰稿，采用统一的格式，由部总或部门经

理签发。如传真、业务联系单涉及重大事项或经济问题，应由总经理签发

（总经理授权的除外）。发文部门对本部门发出的《业务联系单》，指定专

人进行编号、存档管理。

各部门对传真、业务联系单的编号管理可参阅附件模版自行编号。

6、各部门经理必须对本部门所发出文件负责，公司将对各部门发文

管理定期进行检查。

（三）文件的会签。

综合性文件。凡文件涉及公司总体和多个部门的文件拟定过程，采用

相关部门总经理（总监）联签制度，各部门在文件初稿中提出修订意见，

并在修改的文字后注明修改人。各相关部门联签完毕，将文件内容整理后

方可报总经理审批。

合同、上报文件及票据。采取从下到上、按级签署的程序，具体经办

人一部门负责经理一分管副总（部总）一相关部门副总一总经理。公司原

则上不允许越级签署文件。

上级来文阅办会签。采取从上到下签署的程序，具体为：总经理一部

门总经理一部门负责经理一经办人。相关人员在文件批办、阅览、办理后

在签署页签署名字及日期。签署一般不得在文件正文书写。

各级相关人员，应严格遵守岗位职责，不越权签署文件；应有强烈的

时间意识，在最短的时间内完成签署；应注重客观事实，从维护股东、公

司、客户、员工利益的角度出发，按照各自的职权范围内，认真审查签审，

提出合理的意见和建议，不符合公司规定的坚决不签。

联签文件实行连带责任制，因某环节出现问题导致公司受经济或其他

损失的，由相关环节的签字人负主要责任，责任不能明确的，由全体联签

人员共同承担。

（四）文件的格式

各部门起草文件应按照总经理室发布的各种文件格式模版正确使用。

各部门呈报总经理审阅、审批的文件，一律应采用书面格式。财务报

告、报表及日常生产报表等除外。

文件一般应采用规定字号。文件标题一般采用黑体、小标宋体，二号

或小二号；文件正文应采用仿宋体，小四号以上，三号以下，小标题字体

要加粗。严格按照中文语法排版，每段首行空2格，不要自动编号等。

集团对文件排版格式要求的，依总部要求，其他非WORD文档的格式

可不执行本规定。

（五）电子文件管理

各部门应做好电子文档的管理。

1、电子文档应分类管理，以便于文件使用、利用的高效，区别出文

件的版本。

2、注意电子文件的保密性。公司文件一般不允许私自拷贝到个人的

电脑和移动存储器中，不允许将公司的文件以任何形式发送到与工作不相

关的单位、网站、邮箱，对外邮件发送电子文档一般至少应征得部门经理

以上领导的同意。（对上级领导定期报送的报表、报告除外。）

3、保持电子文件与书面文件的一致性。所有必须同时报送书面和电

子文件的，应保持相互数据、口径的一致。

4、综合办公室每年初应组织对上年度电子数据的备份，确保数据的

长期、有效保存。备份的数据上交总公司保管。

5、公司网站信息的发布，应限定网站管理员登入人，确保信息的准

确。

（六）机要文件管理。

公司机要文件按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，必要时

应在文件上注明文件的秘密级别，限制阅读者。各部门机要文件应指定专

人负责管理，严禁泄密。

第二章档案管理制度

一、目的

档案是公司经营管理各项活动的历史记录，是今后科学决策的重要依

据。为科学规范档案管理工作，参照《档案法》、《企业档案管理规定》制

定本制度。

二、范围

公司各种具有保存价值的文件（书面和电子）、图纸、方案、软件、

图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

三、职责

总经理室、综合办公室指导各部门档案管理工作及综合性档案的管

理，各部门对职责范围内的文件、档案归口管理。

四、执行规定

（一）文件保存的年限。

1、永久保存：公司合同、章程及修改协议等；股东名簿；股东会、

董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司战略规划、

经营计划、预算及报告；公司年度经营总结；年度财务报表；技术图纸、

资料，基建合同；不动产所有权证及其他债权凭证；人事资料；大型活动

图片、音像资料；公司规章制度；其他核定须永久保存的文书。

2、十五年保存：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。（其它

财务档案的保存期限按国家相关规定执行）

3、五年保存：期满或解除的合同协议（合同标的一直在使用的，待

标的物报废后方可销毁）；其他经核定须保存五年的文书。

4、二年保存：部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；

完结后无长期保存必要文书，各类生产、统计报表。

5、无保存价值的临时性文件，不需要立案保存。

（-）档案的移交

各部门每年年初将上年度，短期内不常使用的文件移交档案室，并办

理交接手续。移交的档案由档案室统一分类存档，保证档案的完整和快速

查阅。

（三）档案的保管和使用

所有档案应有专柜存放、加锁，妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，

保证档案安全。各部门指定档案管理员，负责部门档案管理工作。

档案不得随意越权查阅、复印，不得置于公共场所。确需要使用、复

印的，经档案管理员审批、登记后使用，但原件一般不外借。

机要文件参照《文件管理规定》划分密级，各部门在规定阅读者范围

内使用，超范围使用的，秘密档案的使用应征得相关副总以上领导的同意,

机密以上密级的档案须报总经理批准。

（四）档案及文件销毁。超过保存期，且无保存价值的需销毁的档案

由保管部门申报，经相应人员核准后方可销毁。机要档案由总经理核准销

毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。销毁档案须两人以上人员共同完

成，综合办公室指定专人监督销毁。

第三章印章、证照管理制度

一、目的

为保证合理办理、使用公司印章、证照，杜绝使用失误，避免公司的

合法权益受到损害。

二、范围

公司各类印章的刊刻、保管、使用、作废；公司证照的申办、保管、

使用。

三、执行规定

（一）印章管理

1、印章的刊刻

印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由综合

办公室统一办理，备案并留好印章样图。相关部门办理印章登记手续领用。

2、印章保管、使用

公司印章使用范围、保管、使用印章审批人等规定见下表：

序使用审

印章名称使用范围保管部门

号批人

公章（法人总经理

公司对外所有正式文件,对内通综合办公

1章）或授权

知等正式行文%

总经理室章人

公司财务报表，收款收据，现金财务总

2财务专用章及转帐支票，税务报表，票据转财务部监、财务

让等。经理

公司各类合同，总经理核准签字采购部

3合同专用章采购部

后盖章。经理

开具现金及转帐支票，其他用需财务总

4总经理印章经总经理本人同意财务部监、财务

经理

法人代表、总经理不能书面签署法定代

法定代表人

时，经请示同意替代签字。公司综合办公表人、总

5总经理签字

正式的合同，财务报表文件、票室经理或

印

据、上报材料授权人

品控总

仅用于检验报告出具时，包括原

篮

6检验专用章粮入库凭证，不合格品报告单，品控部

品控部

成品检验单等。

经理

各部门报送总经理请示、报告，相关部

7各部门印章对口单位往来及公司允许的其各部门门

他范围经理

其他各类专各保管部日常专

8严格在职权的使用范围内用章。

用章门项工作

经办人

各类印章应指定保管人专人妥善保管。保管人不得私自动用印章，非

法使用印章，对所负责的印章丢失、盗用，所引起的经济损失和法律责任

等负责。

印章保管人使用印章前需仔细核实签印材料、程序的符合性，使用前

需领导批准的，需预先填写《印章使用登记表》，注明使用的事由，经相

关领导批准后方可使用。常规性的印章使用行为除外。

公司印章原则上不允许携带外出，如确系特殊需要须填写《印章借用

申请表》，并经总经理批准签字后方可借走，其他印章由保管部门分管领

导许可后可带出。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间

的使用由部门负责人全权负责。

3、印章的报废。部门名称变更或原印章不能在使用，可申请印章报废,

并将旧印章交由综合办公室销毁处理，换办新印章。

（二）证照管理制度

公司证照由综合办公室指定专人统一管理，各相关部门负责职责范围

内获得的证照，并加强管理，确保获取经营中必须的证照。证照需按照国

家法律规定组织年检，保证证照有效、合规。

证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。包括但不限于：

营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、卫生登记证、各

种许可证等等。

证照的使用包括原件、复印件等。保管人必须做出登记、签字确认。

证照借用程序：借用人申请一部门负责人复核一主管副总经理审核一

办理借用手续T归还借用完毕后，原件应在时限内归还证照保管人，复印

件必须签字“再复印无效”，并登记。

第四章会议管理制度

一、目的

加强米业会务管理，增强会议解决问题的实效，减少不必要会议，降

低会议成本。

二、范围

本规定所指会议为公司内部，因业务、生产工作需要，召开的各类学

习、协调、总结、传达会，包括公司层面的业务会、安全生产会、质量分

析会、月度总结例会，以及公司各部门（组织）所召开的专项会议，各部

门内部会议等。

三、执行规定

会议的召开遵循合理、高效、精简、节约的原则，可开可不开的会议

不开，可参加不可参加的人不参加，长会短开。

（一）董事会

董事会召开按照公司章程执行。董事会例会每年召开一次，经三分之

一以上的董事提议，可以召开董事会临时会议。由董事长召集并主持，董

事长缺席时由副董事长召集并主持。原则上在公司所在地举行。

董事会会议召开前15天发出召集会议的书面通知，写明会议内容、

时间和地点。

董事因故不能出席董事会会议，可以出具委托书委托代理人出席和表

决。如届时未委托他人出席，则作为弃权。出席董事会会议的法定人数为

全体董事的三分之二，不够三分之二人数时，其通过的决议无效。

董事会每次会议，须作详细的书面记录，并由全体出席董事签字，代

理人出席时，由代理人签字。记录文字使用中文。该记录归档保存，并由

董事会指定专人保管。在合资经营期限内任何人不得涂改或销毁。

须由出席董事会会议的董事一致通过的事项：合营公司章程的修改；

合营公司中止、解散；合营公司注册资本的增加、转让；合营公司与其他

经济组织的合并；董事会认定的其他重大事宜。

其他事项须由出席董事会会议的董事过半数（1/2以上）董事通过。

（二）公司月度例会。

公司月度例会每月召开一次，时间为每月15日后第一个星期一，经

总经理同意可临时召开。会议由总经理主持，总经理缺席时由总经理指定

人主持。各副（部）总、经理、副经理参加。会议由综合办公室负责筹备,

完成、整理会议记录。

会议主要内容为各部门汇报上月工作情况，提出本月度工作计划，协

调部门之间工作事项，总经理传达上级指示及会议精神等，研究公司经营

工作中重大事项的决策。

（三）业务会议。

业务会每月召开一次，时间在每月的上旬，由销售部负责会议筹办、

通知、主持。销售、生产、采购、储运、品控等部门经理以上人员参加，

根据公司现有的企业资源情况，重点规划并向总部提出月度的生产、业务

计划。

（四）安全生产工作会议。

安全生产工作会议每月召开一次，时间在每月的上旬，由安全生产领

导小组负责会议的准备、通知。传达、学习上级有关安全会议精神，针对

企业存在的问题进行论证、分析，总结上一个月的安全工作，部署下一个

月的安全工作任务。

（五）质量会议。

质量会议每月召开一次。各生产部门、品控部定期召开技术质量分析

会议，针对产品的质量情况，总结经验，分析原因，并制定质量管理措施,

确保产品质量的稳定，促进IS09001质量管理体系、HACCP食品安全管理

体系。

（六）其他类型的会议及各部门内部会议。相关部门根据实际需要及

时通知、安排、召开。

（七）重要客人到米业，并召开座谈会的，综合会议由办公室筹备、

服务，其他会议有相关部门对口筹备、服务。

公司召开会议需提前通知参会人员，告知会议的主题和议程，特殊情

况的另行通知，确保与会人员有足够时间准备会议材料，需要总经理参加

协调的会议，需预先请总经理批准。各部门与会人员务必会前准备好会议

材料，准时参加会议。

会议结束后，会议的主导部门负责记录的整理，必要时形成会议纪要,

并负责会议纪要决定事项的进度跟踪工作，及时报告总经理。

第五章接待管理制度

一、目的

规范公司接待，塑造公司形象，合理、节简、高效地接待领导、客户。

二、范围

适用于接待各级领导、客户。

三、执行规定

1、接待遵循对口接待原则。各部门对口接待业务范围内的一般领导、

客户（以下简称客人），有非常重要客人需要接待时，相关部门应及时报

告总经理，由综合办公室负责公司整体接待工作的策划和服务，必要时形

成接待方案，经总经理批准后实施。省（部）长以上级别领导视察米业时，

应请示总部领导参加。

2、遵循接待分级原则。应按照来宾的级别重要性，合理、节俭、高

效地接待。既节省费用，又提高接待效果。

接待的餐饮、住宿的标准参照日常费用支出标准及报销规定执行。

3、接待部门之间应保持良好衔接，以便于提前安排车辆、餐饮等，

防止接待工作出现重大漏洞。

4、接待礼仪。重大接待要营造浓烈的欢迎气氛，体现米业的实力和

重视程度。

接待人员应注重商业礼仪，使用文明用语，注意提高自身素养，了解

公司基本情况，熟悉相关业务知识，接待的过程中保持良好的精神面貌，

充分展示米业风采。

全体人员在任何接待时，都应自觉遵守保守公司的秘密，针对客人不

该讲的事情不要讲，不该去的核心区域不能参观，一般不允许拍照等。

接待期间各相关部门应以公司整体形象为重，参加迎接的人员准时列

队欢迎，参加座谈会。不服从公司安排，造成公司声誉、经济、知识产权

影响的，相关责任人员赔偿公司损失。

公司发布接待介绍注意事项，接待人员必须按照注意事项上的要求，

对客人提出的问题进行回答。

接待以安全为基础，防范意外，避免造成受伤或损失。

第六章合同管理制度

一、目的

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的

合法权益，参照《合同法》等有关法规及集团规定制定本制度。

二、适用范围

公司各部门和企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。劳动合

同由人力资源部另行规定。

三、职责

1、由各部门负责协商、洽谈的人员进行起草。报分管部总对本部门

的合同进行初审，并写出初审意见；经总经理同意批准后签订合同。

2、财务部及会签部门负责合同条款和价款的审核。

3、米业公司总经理负责金额400万元以下以及董事会或法人代表特

别授权的对外经济合同终审，并在合同上签字；中粮大米部负责对金额400

万元以上的对外经济合同的终审，并在合同上签字。

四、执行规定

1、合同的条款、内容、实施、变更以及撤消应遵循《合同法》要求,

遵守国家法律法规，符合中粮集团内部规定。

2、所有的合同都采用书面形式，正式合同一式三份，公司留存2份,

一份存财务部，一份存经办部门（无2份原件的，本部门村复印件）。

3、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能

力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法

人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

4、签订业务合同的工作程序。相关部门工作人员与意向单位或个人

初步谈判后，请示并按照主管领导要求起草书面合同，由部门经理审阅后

附《合同会签单》，经部门主管副总签字，财务总监审阅，总经理审阅签

字并加盖合同章后方可生效。

5、根据公司规定需经大米部、董事会或董事长同意的，须经相关领

导同意并签字方可生效；公司经常签订的小额格式合同，随历史做法，由

部门主管签字可生效。

特别重要的合同，需送集团法律部进行审核。

6、合同的经办部门负责合同执行进度的跟踪，确保公司利益不受损

失，如遇特殊原因可能导致合同无法及时执行，可能会导致公司损失的，

要及时向有关领导汇报。

7、相关业务部门严格按照合同的进度结算货款，财务部严格按照公

司财务制度和合同进度办理相关收付款。

8、合同经办及管理人员应自觉遵守各项制度，严防秘密信息泄露造

成公司不必要的损失，因个人原因造成公司损失的，相关经办责任人负责

赔偿。

第二部分财务管理

第一章总则

第一条：为建立高效合理的现代财务管理机制，加强财务监督和提高

经济效益，中粮（江西）米业有限公司依据《中华人民共和国会法》、《工

业企业会计制度》以及《外商投资企业会计制度》。结合本公司实际情况,

制定本制度。

第二条：本制度适用于中粮（江西）米业有限公司及其设立的分支机

构。

第三条：董事会是公司的最高权力机构，在财务上的权责有：

（一）决定公司经营计划、财务预算和投资方案。

（二）任命总经理、财务总监并规定其在财务管理上的权限。

（三）审查通过公司内部财务管理制度。

（四）监督投资各方执行合同、章程、协议。

（五）审查决定公司年度财务预决算和利润分配方案。

（六）督促检查总经理执行公司内部财务管理制度。

（七）决定公司增减注册资本、工资标准等重大财务决策事项。

（A）确定公司解散时的清算机构人选，批准清算报告和清算报表。

第四条：总经理对董事会负责，执行董事会的各项决定，组织领

导公司的全面工作，其在财务管理的权责有：

（一）遵守国家有关公司财务的法律、规章和制度。

（-）执行董事会决议。

（三）根据公司财务预算方案组织生产经营活动。

（四）具体确定公司内部财务管理机构，配备财会人员。

（五）组织拟订公司内部财务管理制度。

（六）向董事会提交年度财务预决算方案和报告，接受集团内部审

计机构的财务检查以及财政、税务、社会中介机构的监督检查。

第五条：财务总监具体负责公司的财务工作，其权责有：

（一）宣传贯彻国家有关财务会计准则。

（二）参与公司的生产经营管理决策，领导公司财务工作。

（三）拟订修改公司内部财务管理制度并监督组织实施。

（四）建立健全计算机账务处理及财务分析系统，制定财务部门的

内部岗位责任制度，并进行监督检查。

（五）组织制定公司财务预算。

（六）组织公司财务部门下达落实成本、费用、利润等考核指标，

定期检查各部门、所属分支机构财务预算的执行情况和财务工作的完

成情况。

（七）协调各职能部门与财务部门的横向联系。

（A）审核年度财务预算，提出改进企业财务状况及其经营管理的

建议，不断提高会计核算和财务管理水平。

第六条：公司设立财务部，下设会计岗位有:

）财务部经理：协助财务总监负责财务部的日常工作，总账报

表及财务分析报告。

（二）成本会计：负责利息费用、工资费用、产品成本的核算。

（三）固定资产管理会计：负责固定资产、在建工程、材料物资的核

算、财务预算。

（四）销售会计：负责产成品、副产品的结算，利润及分配的核算。

（五）往来税务会计：负责对外联络，应收、应付、待摊、预提、

福利、税金的核算。

（六）原粮会计：负责原粮的结算、预付账款的核算。

（七）费用会计：负责管理费用的审核，低值易耗品的核算，会计档

案管理。

（八）出纳员：负责各种票据的保管使用，办理日常现金和银行存款

的收付，日报表，文件、档案的收发整理。

会计岗位每二年轮换一次，以提高会计人员的整体素质。

第七条：会计核算的一般原则：

（一）会计期间为年度、半年度、季度、月度，其起讫日期按公历

起讫确认，年度为元月1日至12月31日。

（二）记账本位币为人民币，外币按汇入时当日汇率折合人民币计算。

（三）记账以权责发生制为基础，采用借贷记账法。

（四）遵守收入与相关成本、费用相互配比的会计原则。

（五）遵守谨慎原则，合理核算可能发生的损失和费用。

（六）各项财产物资按实际成本计价。

第二章公司内部财务会计管理规定

第一条财务部职责：

（一）认真执行财税法规和财经纪律。

（-）负责组织实施公司各部门的财务管理和会计核算工作。

（三）负责财务预算的编制、执行、检查和分析。

（四）积极筹措资金，合理安排资金的使用。

（五）具体制定公司内部财务会计管理制度，并贯彻执行。

（六）真实反映公司各部门及整体的生产经营状况和财务成果。

（七）核算监督公司财务收支。

（八）依法计算、按时缴纳国家各项税费，并及时向有关方面报送

财务报表。

（九）参与公司生产经营决策，统筹处理生产经营活动中出现的财

务问题。

（十）及时按各级统计部门要求，编制并报送统计报表。

（十一）完成董事会和公司领导交办的其他工作。

第二条财务人员工作守则：

（一）会计凭证、计算机账目、会计报表和其它会计资料必须真实、

准确、完整，符合会计准则的规定。

（二）记账凭证必须要根据审核批准后的原始凭证填制，并在记账凭

证上签字。

（三）财会人员应当会同相关人员定期进行财产清查，保证帐实相符。

（四）公司财会人员应按月编制对外、对内各种会计报表，报表须经

财务总监签字或盖章。

（五）财会人员对不准确、不完整的原始凭证有权退回，或要求更正、

补充。对不真实、不合法的原始凭证，可不予受理。

（六）财会工作应严格遵循审批权限、岗位责任、稽核复核等内部控

制制度。出纳不得兼作会计入账、稽核及会计档案保管工作。

（七）财会人员调动工作或离职，须办清交接手续，提交书面交接报

告，并请相关领导监交签字。

第三条现金管理制度：

（一）现金的主要来源：

1、从银行提取的现金。

2、出差人员退回的差旅费等款项。

3、其它暂收款。

（二）财会人员从银行提取现金，应填写《现金提取单》，并写明用

途和金额，经财务总监、总经理审核签字后，从公司基本账户提取。

（三）现金支出范围的规定：

1、临时人员工资、奖金、津贴及福利费。

2、出差人员必须携带的差旅费。

3、支付给不能转账的集体单位和个人的劳动报酬。

4、银行结算规定起点（1000元）以下的零星支出。

5、向个人收购农副产品或其它物质的价款。

6、国家规定对个人的其它支出。

（四）公司职员借现金，应填写《借款申请单》，经本人申请及部门

经理签字，交财会部复核并报财务总监（或其授权人）审核签字，最后报

总经理签字批准后方可借用。借用现金一万元以上的，提前一天通知财务

部。

（五）现金收付必须通过审核无误的记账凭证进行，原始凭证须符合

国家有关规定。

（六）出纳人员应逐笔记录现金收付，做到日清月结，账账相符，账

款相符。不得以“白条”冲抵现金，不得挪用公款。

（七）借备用金在市内办理事务的，应在三天内报账；在市外的，应

在返回后五天内报账。超过规定时间除经财务总监、总经理特批外，不能

再办理新的借款。

（A）职员报销费用，应持发票等有效凭证，按规定填写《差旅费报

销单》、《费用报销单》，经本人及部门经理签字审核后交财会部复核：检

查各种单据是否齐全、数字是否准确，并交财务总监（或其授权人）审核,

报总经理批准后方可报销。

（九）出纳人员应将每日现金收、付、存编制《现金日报表》，在第

二天上班时报财务总监。《现金日报表》格式见下表：

中粮（江西）米业有限公司

现金日报表2003年月日

项摘要收入支出结存备注

目

合计

审核：制单:

（十）现金出纳是公司的第一责任人，根据财务总监的要求，出纳人

员和另一名会计人员一起至少每月清点一次库存现金，与现金日记账核

对，并将核对情况以书面形式报告财务总监。

第四条银行存款管理制度：

（一）银行账户管理：

1、按照中国人民银行公布的《银行账户管理办法》和《外汇账户管

理暂行办法》，公司根据业务需要，向银行或其它金融机构申请开立人民

币基本存款户和一般存款户、资本金外汇存款户和外汇结算户。

2、公司账户仅限本公司使用，不准出租、出借、转让账户。

3、公司应定期对银行存款账户进行清理。

（二）银行账户的收支管理

1、公司所有银行入账款项，必须由业务人员在银行入账通知单上对

所收款项的来源及性质予以确认，并附相关的原始单据；财务人员根据业

务人员的确认及所附原始单据进行账务处理。

2、公司银行所有支出款项必须按照有关规定程序进行审批，由经办

人员填写《付款申请单》，并按财务审批权限及付款程序（见附件）办理。

对大宗商品需将合同或协议副本提交财会部。

3、办理对外付款时，收款人的名称必须同付款申请资料中发票的开

票单位或合同协议所规定的收款人名称保持严格一致。

4、出纳人员按银行名称，存款种类和不同币种设置《银行存款日记

账》、《外币银行存款日记账》，根据银行收付款记账凭证，按照业务发生

的先后顺序，逐日逐笔登记日记账，并结出每月余额。

5、《外币银行存款日记账》期末时应当按照期末汇率折合为记账本位

币，按照期末汇率折合的记账本位币金额与账面记账本位币金额之间的差

额作为汇兑损益，计入当期损益。

6、金额超过银行规定结算起点的同城结算款项原则上使用转帐支票。

现金支票用于公司提取工资、备用金以及支付给未在银行开户的单位和个

人的另星款项。

7、支票由出纳保管。公司员工因业务需要领用现金支票或转帐支票，

必须按财务审批权限及付款程序办理相关手续，并在支票存根上签字。银

行汇票的领用，必需在汇票复印件上及《记登薄》上签字。

8、财务部每月将《银行存款日记账》与银行对账单逐笔核对，按月

编制《银行存款余额调节表》，对未达款项要及时查明原因，尽快处理，

并将对账结果（即：银行存款余额调节表）报财务总监，对账单、调节表

由出纳人员装订，交会计保管。

9、出纳应将每日货币资金的收、支、结存情况《银行存款日报表》

（格式与现金日报表相同）在第二天上班前报告财务总监，由财务总监根

据资金需求状况提出申请，经公司总经理批准后进行资金划拨，合理有效

使用资金。

第五条信用卡管理

（一）信用卡使用范围包括：住宿、餐费、机票、火车票及总经理批

准的其他费用支出。

（-）公司信用卡原则上不允许提取现金。

（三）同城使用信用卡应在三个工作日内、异地应在返回公司五个工

作日内，将经总经理签字的发票和信用卡使用单共两联送交财会部，以便

及时与信用卡账单核对后入账。

（四）持卡人如工作调动，须及时通知财会部，并配合财会部对信用

卡使用后未核销款项进行查证，清账。

（五）信用卡如遗失或需将信用卡注销的，其持有人应及时通知银行

及公司财会部，并办理有关手续，以免造成损失。

（六）持卡人应严格遵守银行有关信用卡的相关规定。

第六条：其他货币资金管理

（一）其他货币资金的内容：包括外埠存款、银行汇票存款、银行本

票存款、在途货币资金和信用证存款等。

（-）外埠存款管理

1、外埠存款指企业到外地进行临时或零星采购时，汇往采购地银行

开立采购专户的款项。

2、需要办理外埠存款的，应由业务部门提出申请，经总经理批准后

交财会部办理，财会部据此填列汇款委托书，同时设立相应的明细账目。

3、以公司名义开立采购账户后，公司采购商品，可通过该账户结算,

采购完毕，由外地银行将余款退回公司总部账户。

4、外埠存款一律采用转账方式用款，只付不收，付清后关闭账户。

5、业务部应及时将外埠存款的使用情况报到财务部备查。

第七条应收预付帐款及坏帐准备的管理

（一）应收账款的管理：应收账款是公司因销售商品或提供劳务而应

向购买单位或个人收取的款项。

1、公司销售部应选择资信好的客户，必须同客户签订具有法律效力

的合同或协议，在合同中，明确规定付款条件及付款日期，公司销售的基

本原则是采取钱货两清的办法，必要时应预收货款或向对方收取保证金，

确保货款安全收回。

2、销售部应建立客户的信息档案，销售明细账，应有专人管理，跟

踪了解客户的经营情况、资信情况以及货款回笼情况。

3、销售部的业务经办人员为公司销售货款的责任人，切实负责销售

货款的安全收回。

4、销售部开票人员应根据销售合同或协议认真填写《发货清单》，《发

货清单》必须经过部门经理、总经理或授权人签字批准后方能发货。之后，

将《发货清单》第二联：会计记账联及相关资料（开票通知单）转给财务

部发票管理员核对并开具发票，然后转往来会计复核发票上的内容后作账

务处理。

5、应收账款发生逾期，应加收利息并让客户书面确认，以明晰债权

关系；往来会计应及时通知销售部，停此向该违约客户的货物发送，并由

销售部组织专人，采取各种措施对逾期账款进行催收，直至采取法律手段。

6、财务部要及时、准确核算应收账款的形成、回收及增减变化情况,

月末列出分户清单，并按帐龄长短进行分析，对逾期超过一个月以上的应

收账款应及时分别报告财务总监、总经理。

7、公司收到客户的应收票据要及时交财务部送相关专业银行进行验

证和查询，以确认其真实无误，并交财务部指定专人保管，进行账务处理。

8、应收账款设辅助核算进行管理，并按客户名称设置为相应的辅助

核算目录。

（-）预付账款的管理：

1、预付账款是指公司按照有关合同规定，预先支付给供货方的货款,

包括预付定金。

2、预付金额原则上不能超出合同的30%,其余货款应在交货验收入

库后付清，严禁对资信情况不了解的客户预付货款。

3、对外采购等预付货款必须向财务部提供：（1）由经办人员、财务

总监、总经理签字的具有法律效力的合同或协议。（2）按规定程序审批的

《付款申请单》。

4、业务经办人员负责对预付货款项下的货物进行监控，保障预付款

项或货物的安全。

5、财会部负责应收、预付账款的人员对预付货款每月进行一次清理

检查，列出清单书面报告财务总监并向总经理报告，分别不同情况，采取

措施及时进行清理。

（三）坏账的计提和核销管理：

1、坏账是指无法收回的应收账款。包括：（1）因债务人破产，在破

产清算后，依然不能收回的；（2）因债务人死亡，在以其遗产偿还后，仍

然不能收回的；（3）因债务人逾期未履行偿债义务，已超过两年，通过法

律途径仍然不能收回的。

2、坏账采用《备抵法》进行核销，即在年末按“应收账款”余额的

3%。计提“坏账准备”，有坏账发生冲减“坏账准备”，不够部分在年末进

行补提（产成品没有进行赊销前暂不计提）。

3、凡已形成的坏账，应逐笔查明原因，由具体经办人员提供有效凭

证，写出申请核销报告，经财务总监、总经理签字批准，报董事会及税务

部门批准核销，并作相应账务处理。已做坏账核销后又收回的应收账款，

采用按原分录冲回进行账务处理。

（四）应收票据按面值入账，并按客户名称设置辅助核算目录。

（五）其他应收款主要核算员工因出差等暂借款项，以及暂收单位的

保证金、押金等。

第八条存货管理制度：

（一）公司的存货是指公司库存的、加工中的和在途的原材料、燃料、

辅助材料、包装物、低值易耗品、在产品、自制品、产成品、促销品、不

在固定资产管理范围内的物品等。

（二）存货的采购管理：

1、各部门购置任何物资都必须填写《采购申请单》，申请单位应写明

用途、质量、品名、规格、型号及数量要求，经部门经理或主管副总批准,

财务总监审核签字并报总经理批准后，交采购部批量采购。未办理《采购

申请单》的物资不予购买或报销。请购单格式及使用说明见下表：

中粮（江西）米业有限公司

请购单

请购部门：年月日

编号：

商品名称规格单位数量单估计价用途说明需用日期

价值

商品类别：

原料

文具

固定资产

其他

部门主管审备

批注

财务总监审

批

总经理：财务总监：主管副总：申请

人：

说明：请购单一式三联，第一联：存根，请购单位留存。第二联：会

计联，由采购部转财务部报账。第三联：采购联，采购部留存。

2、采购部接到《请购单》，应根据采购单的要求，到正规厂家或商场

询价，每次询价的商家要在三家以上。在保证质量的情况下，选择价格较

低的三名商家填写《采购询价报告单》，报告单经财务总监审核确定并报

总经理批准后，方能采购。《采购询价报告单》的格式及使用说明如下：

中粮（江西）米业有限公司

采购询价报告单年月日

购单商品名称、数量序供应商名称单价金额备注

号规格号

1

2

3

总经理：财务总监：主管副总:

制单：

说明：询价单一式二联，第一联：采购联，由采购部留存。第二联：

会计联，由采购部确定供应商后转财务部备案。第三联：质检计量联，由

采购部转质检计量部作定级定价依据。

3、大宗大批量物资、原材料和资材由采购部或技保部根据《请购单》

编制招标书，交财务部向供应商发布招投标信息，并要求供应商将标书密

缝通过邮局寄给财务部，然后由总经理、财务总监会同采购相关部门公开

开标，各标书在同等质量的前提下，以最低价作为中标“标的”，并由采

购部门以书面形式将中标情况报告总经理，经总经理签字批准后，进行采

购。

4、采购部应严格按照《采购申请单》上的质量、规格、型号、数量

要求进行采购，不合要求或超过数量范围不予报销。

5、所有购进物资必须办理验收入库手续：即所有物资要经过质检、

过磅，再由仓管人员根据《质量检测报告单》、《过磅单》，核对数量办理

《材料入库单》。采购人员凭《材料入库单》、［《过磅单》《质量检验报告

单》、另星物品免］《请购单》和增值税发票以及供应商提供的所购物资明

细单（经领导同意也可用普通发票）按财务审批程序批准后，到财务部报

销。

6、采购人员应认真履行职责，秉公办事，廉洁自律，不谋私利，如

发现有利用职务之便接受回扣者予以除名。

7、《质量检验报告单》、《过磅单》、《材料入库单》的参考格式及使用

说明：

中粮（江西）米业有限公司

质量检测报告单

入库仓号：年月日报

告单号：

供应单材料名请购单号

位称

询价单样品来预计数量

号源

车船等定质单价

号级

检测结果

出米率%水分%碎总量%

加工精度总量%大碎米%

容重克/升不未熟粒%米小碎米%

纯粮率%虫蚀粒%灰分（干物质）%

士

异品种互%兀变色变%粗细度%

混质

总量%善病斑粒%面筋质（以湿%

杂重计）

矿物%权生霉粒%磁性金属物克/公斤

质质

稗破损粒%牙庇

、［，上

权权

稻谷黄变粒%色泽、气味、

粒粒口味

糠粉%其他检测指

标

包装说明

质检部经理：检测员：取样员：制

单：

说明：《质量检测报告单》一式五联：第一联：存根，质检部留存；

第二联：会计联，（1）转账时，由仓管员收到同《材料入库单》每天汇总

交财务部作记账依据；（2）付现时，由采购人员或客户交财务部结算或交

结算中心作结算依据之一，然后，由结算中心每天汇总交财务部；第三联:

仓库联，转仓库作验收、记账依据；第四联：采购联：报采购部备案；第

五联：过磅联，转过磅房作过磅依据并备案。

中粮（江西）米业有限公司

过磅单

入（出）库仓号：年月日磅

单号：

供应（销售）单请购（发货清）单

位\J

运输车号质检单号

材料名称及规格单重量备注

型号位毛重皮重净重包装及说明

合计

计量部经理：保管员：司磅员：制

单：

说明：过磅单一式四联，第一联：存根，过磅房留存；第二联：会计

联（1）转账时，由仓管员收到同《材料入库单》每天汇总一同交财务部,

（2）付现时，由采购人员或客户交财务部或交结算中心作结算依据之一,

然后由结算中心每天汇总交财务部；第三联：仓库联，转仓库作验收、记

账依据；第四联：采购联，由过磅房每天汇总报采购部作统计。

中粮（江西）米业有限公司

材料入库单

供应单位（售货人）及身份

证

合同号请购单号询价单号

运输车磅单质单材料编材料名称及单.数量单金额

号号号号规格位价

合计

实付现金（大售货领款人：

写）

仓库主管：保管员：经办人：出纳员：制

单：

说明：材料入库单一式五联：第一联：存根，仓库留存作验收、记账

依据；第二联：会计联：（1）转账时，由仓管员每天汇总交财务部，（2）

付现时，由采购人员或客户交财务部结算或由客户交结算中心作结算依

据，然后由结算中心每天汇总交财务部。第三联：税务抵扣联或抵扣附件,

由财务部转税务部门作增值税进项税额抵扣联或抵扣附件；第四联：客户

联，交客户作已交库凭证；第五联：采购联，交采购部备案。

8、存货的购入按实际成本进行核算。

（三）存货保管：

1、存货保管员要按照财务部的存货分类编号次序对存货堆放整齐、

有序，并按不同品种、规格、型号编制标签，以便领用时能做到及时、准

确、无误的发放。

2、保管员应按质量标准对存货进行验收，对不符合标准的购进存货

应拒验收，否则，追究经办人责任。

3、仓库的保管员应坚持“三七”测检制度，发现异常情况应及时报

告，采取措施，确保储粮安全。

4、仓库保管员须彻落实“以防为主，综合防治”的保粮方针，严格

执行储粮技术规范，认真开展创“四无”粮仓活动，切实做好防虫灭虫、

防鼠灭鼠、防霉治霉、降温散湿工作。

5、采购部和技保部要根据生产的用量，对各种材料确定最低库存量。

库存量低于规定要及时由仓管员向采购部门申请补库。

6、对仓库内外要每天打扫，保持清洁卫生。

（四）存货的领用管理：

1、公司各职能部门领用办公用品，统一由公司综合办公室管理。综

合办公室指定专人负责办公用品的出入库管理，各部门领用时需经部门经

理批准后方能发货，每月汇总报部门经理签字后方能报支。

2、生产部门领用材料，由单位核算员填写《出库单》，报部门经理或

主管副总批准后，仓库才能发货。

3、《出库单》表格及其说明：

中粮（江西）米业有限公司

出库单

出库仓号：年月日

编号:

领用单用途说明

位

磅单号材料编材料名称及规格单位数量单金额

号型号价

合

计

部门主管：车间主管：仓管员：经办：制

单：

说明：《材料领用单》一式三联：第一联：存根，核算员据此登记单

位成本账；第二联：会计联，由各生产单位或部门每天汇总报财务部；第

三联：仓库联，仓管员据此记账。

（五）半成品管理：

各单位生产的半成品转下一工序生产，要报质检部出具检验报告，上

一工序核算员根据质检单填写《半成品调拨单》，下一工序的生产单位根

据质检单、调拨单核对数量并签字验收。《半成品调拨单》参考表格及使

用说明：

中粮（江西）米业有限公司

半成品调拨单

质检单号：年月日

编号:

磅单号半成品编半成品名称及规格单位数量单金额

号型号价

出库仓主管：保管：经办：

（车间）

入库仓主管：保管：经办：

（车间）

说明：《半成品移交单》一式四联：第一联：存根，发货单位（出库

仓）留存，作本单位记账和日报表依据。第二联：会计联，由生产单位核

算员或仓库保管员每天汇总报财务部。第三联：统计联，每天汇总报生产

部。第四联：收货联，收货单位作领用半成品成本依据或保管员作记账依

据。

（六）产成品、副产品的管理：

公司的产品分为产成品和副产品，产成品有：蒸谷米、普通白米、米

糠油等；副产品有：碎米、异色米、糠粕、毛脂油、蜡蝴等。产品入库前

要通过质检部进行检验，仓管员根据质检报告按不同品种不同品质分别办

理入库手续，并分别填制《产成品入库单》、《副产品入库单》，其参考格

式及说明如下：

中粮（江西）米业有限公司

产成品入库单

入库仓号：年月日

编号：

交货单

位

质检单磅单产品编产品名称及规格单位数量单价金额

号号号型号

合计

仓管负责人：保管员：经办人：制单:

说明：《产品入库单》一式五联，第一联：存根，仓库留存，作验

收和记账依据。第二联：会计联，由仓库每天汇总交财务部。第三联：验

收联，给交货单位核算员记账。第四联：统计联，由单位核算员每天汇总

交生产部。第五联：业务联，由单位核算员每天汇总交营销部。《副产品

入库单》的格式、使用说明同《产成品入库单》相同，但名称改为《副产

品入库单》。

（七）对外销售管理：

1、产成品、副产品、材料、下脚料的对外销售，由营销部负责销售

和管理。

2、对外销售业务，必须同客户签订书面合同或协议，合同须经主管

副总、总经理审批；并将合同复印件交财务部备案。营销部根据合同填制

一式五联的《发货清单》，注明购货单位、产品名称、规格、数量、单价、

金