供货证明管理制度

供货证明管理制度一、总则1.目的为了加强公司供货证明管理，规范供货证明的开具、使用、保存等流程，确保公司业务活动的顺利开展，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及供货证明相关业务的操作与管理。3.基本原则真实性原则：供货证明所涉及的内容必须真实反映公司与客户之间的供货业务情况。准确性原则：开具的供货证明信息应准确无误，包括货物名称、规格、数量、金额、供货时间等关键要素。规范性原则：严格按照规定的格式、流程和要求开具、使用及保存供货证明。二、供货证明的开具1.申请开具供货证明的条件当客户因办理相关业务（如项目投标、资质审核、财务审计等），明确要求公司提供供货证明时，相关业务部门可提出开具申请。申请部门应确保与客户之间的供货业务已经完成，且不存在任何争议或未结清款项等情况。2.申请流程申请部门填写《供货证明开具申请表》，详细注明客户名称、申请开具供货证明的用途、供货业务的基本信息（包括合同编号、货物名称、规格、数量、金额、供货时间等）。将填写完整的申请表提交至部门负责人审核。部门负责人应认真审核申请内容的真实性、准确性和完整性，核实相关业务情况，签署审核意见后报分管领导审批。分管领导根据申请情况进行审批，对于符合开具条件的申请予以批准，对于不符合条件的申请退回申请部门并说明理由。3.开具要求经审批通过后，由公司指定的专人负责开具供货证明。供货证明应使用公司统一规定的格式，内容应包括公司名称、客户名称、供货证明编号、货物名称、规格、数量、单价、金额、供货时间、证明用途、开具日期等，并加盖公司公章。开具供货证明的人员应仔细核对申请表中的信息与实际供货业务情况是否一致，确保证明内容准确无误。如发现信息有误，应及时与申请部门沟通核实并进行更正。供货证明开具完成后，应在证明上注明份数，并留存一份原件存档。同时，将供货证明的复印件或扫描件提供给申请部门，由申请部门负责转交给客户。三、供货证明的使用1.使用范围供货证明仅用于客户办理特定业务时所需，不得用于其他任何非法或违规用途。2.使用流程申请部门在收到供货证明后，应妥善保管，并按照客户要求及时将证明提供给客户。在提供供货证明时，申请部门应与客户办理交接手续，记录交接时间、交接人等信息，确保供货证明能够安全、准确地送达客户手中。如因特殊原因需要对供货证明的内容进行修改或补充，申请部门应重新填写《供货证明开具申请表》，按照开具流程重新申请开具。未经公司同意，任何部门或个人不得擅自修改供货证明的内容。3.禁止行为严禁任何部门或个人将供货证明转借、转让给其他单位或个人使用。不得利用供货证明进行虚假交易、骗取利益等违法违规行为。一经发现，将依法追究相关责任人的法律责任，并对公司造成的损失进行追偿。四、供货证明的保存1.保存期限供货证明的原件应按照公司档案管理规定进行保存，保存期限为[X]年。保存期限届满后，经公司档案管理部门审核批准，可按照规定进行销毁。2.保存方式供货证明的原件应存放在公司专门的档案柜中，按照时间顺序和编号进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立供货证明电子档案，将供货证明的扫描件或复印件存储在电子存储设备中，并进行备份，确保电子档案的安全性和完整性。3.查阅与借阅因工作需要查阅供货证明原件的，应填写《供货证明查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制供货证明原件。如需借阅供货证明原件，借阅人员应填写《供货证明借阅申请表》，详细说明借阅用途、借阅期限等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的供货证明原件，按时归还，如发生丢失、损坏等情况，应承担相应的赔偿责任。五、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对供货证明的开具、使用、保存等情况进行审计监督，检查是否存在违规操作行为。各部门应积极配合内部审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。2.违规处理对于违反本管理制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规行为给公司造成经济损失的，违规部门或个人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。3.改进措施根据监督检查结果，对于发现的问题和不足之处，相关部门应及时制定改进措施，加以整改完善，不断提高供货证明管理水平。六、附则1