企业认证管理制度

企业认证管理制度总则目的本制度旨在规范公司各类认证管理工作，确保认证活动的顺利开展，提高公司管理水平和市场竞争力，保障公司合法合规运营，维护公司及相关方的利益。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及认证管理的部门、岗位及相关活动，包括但不限于质量管理体系认证、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证、产品认证等各类认证项目。基本原则1.依法合规原则：认证活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准及相关认证机构的要求。2.客观公正原则：认证过程应秉持客观、公正的态度，确保认证结果真实、可靠。3.持续改进原则：通过认证活动，发现公司管理中的薄弱环节，持续改进管理体系和工作流程，提升公司整体绩效。4.全员参与原则：认证管理涉及公司各个部门和岗位，全体员工应积极参与，共同推动认证工作的顺利进行。认证管理职责分工认证管理委员会1.组成：由公司高层管理人员担任主任，各相关部门负责人为成员。2.职责：负责制定公司认证管理的战略方针和目标。审议认证管理的重大决策和重要事项，如认证项目的选择、认证机构的确定等。协调公司内部各部门在认证管理工作中的关系，解决认证过程中的重大问题。监督认证管理工作的实施情况，确保认证目标的实现。认证管理部门1.设置：根据公司实际情况，设立专门的认证管理部门或指定相关部门负责认证管理工作。2.职责：负责制定和完善公司认证管理制度和流程，并组织实施。组织开展各类认证项目的策划、申请、实施、监督和审核等工作。与认证机构保持密切沟通，协调认证过程中的各项事宜，确保认证工作顺利进行。收集、整理和分析认证相关信息，为公司决策提供支持。对公司各部门的认证工作进行指导和培训，提高员工对认证工作的认识和能力。各相关部门1.职责：负责本部门涉及认证管理的各项工作，按照认证要求建立和完善相关管理制度和工作流程。配合认证管理部门开展认证活动，提供所需的文件、资料和数据等。组织本部门员工参加认证培训，确保员工熟悉认证标准和要求，具备相应的工作能力。根据认证审核意见，制定和实施本部门的整改措施，持续改进工作绩效。认证项目管理认证项目的选择1.根据公司发展战略、市场需求、法律法规要求等因素，综合评估选择适合公司的认证项目。2.认证项目的选择应充分考虑项目的必要性、可行性和效益性，确保认证项目能够为公司带来实际价值。3.由认证管理部门负责组织相关部门对拟开展的认证项目进行可行性研究和论证，形成可行性报告，提交认证管理委员会审议批准。认证机构的确定1.按照公平、公正、公开的原则，通过招标、比选等方式确定具有资质、信誉良好、服务质量高的认证机构。2.认证管理部门负责对拟合作的认证机构进行调查和评估，收集相关信息，包括机构资质、业绩、口碑、服务能力等。3.组织相关部门对候选认证机构进行评审，综合考虑各方面因素，确定最终合作的认证机构，并签订认证服务合同。认证准备工作1.成立认证工作小组：由认证管理部门牵头，各相关部门指定专人组成认证工作小组，负责具体实施认证准备工作。2.文件资料准备：认证管理部门组织各相关部门按照认证标准要求，梳理和完善公司现有的管理制度、工作流程、记录表单等文件资料，确保文件资料的完整性、准确性和有效性。对缺失或不符合要求的文件资料进行补充和修订，形成一套符合认证标准的文件体系。3.人员培训：认证管理部门制定详细的培训计划，组织公司员工参加认证标准培训，使员工了解认证要求和工作重点。针对不同岗位的员工，开展有针对性的培训，确保员工熟悉本岗位在认证过程中的职责和工作要求。通过培训，提高员工的认证意识和能力，为认证工作的顺利开展奠定基础。4.内部审核：在认证机构正式审核前，组织开展内部审核工作。内部审核由经过培训的内审员按照认证标准要求进行。制定内部审核计划，明确审核范围、方法、时间安排等。内审员对公司各部门的管理体系运行情况进行全面检查，记录发现的问题，并形成内部审核报告。各部门针对内部审核提出的问题，制定整改措施，限期整改，确保管理体系有效运行。认证实施1.申请与受理：认证管理部门按照认证机构的要求，准备并提交认证申请文件。认证机构对申请文件进行审查，符合要求的予以受理。2.现场审核：认证机构安排审核组对公司进行现场审核。审核组由具备相应资质和经验的审核员组成。审核组按照认证标准和审核计划，通过文件审查、现场观察、人员访谈、数据分析等方式，对公司管理体系的运行情况进行全面审核。公司各部门积极配合审核组的工作，如实提供所需的文件、资料和信息，协助审核组完成审核任务。3.审核结果通报：审核结束后，审核组向公司通报审核结果，包括审核发现的不符合项及整改要求。认证管理部门组织各相关部门对审核结果进行分析和研究，制定整改计划，明确整改责任人和整改期限。认证后监督与管理1.监督审核：认证机构按照规定的周期对公司进行监督审核，以确保公司管理体系持续有效运行。2.不符合项整改：公司各部门针对监督审核中发现的不符合项，认真分析原因，制定切实可行的整改措施，并及时组织实施。认证管理部门对整改情况进行跟踪和检查，确保不符合项得到有效整改。3.证书管理：认证管理部门负责公司认证证书的领取、保管、使用和更换等工作。确保认证证书的合法性、有效性和完整性，不得擅自涂改、转让、出借认证证书。在认证证书有效期届满前，提前做好证书换证的准备工作，按照认证机构的要求提交换证申请，办理换证手续。认证费用管理费用预算1.认证管理部门根据公司拟开展的认证项目、认证机构收费标准等因素，编制认证费用预算。2.认证费用预算应包括认证申请费、审核费、培训费、文件编制费、差旅费、证书费等各项费用明细。3.预算编制完成后，提交公司财务部门审核，经公司管理层批准后执行。费用支付1.认证费用的支付应严格按照公司财务管理制度和认证服务合同的约定执行。2.认证管理部门根据认证工作进度和实际发生的费用情况，填写费用报销申请单，附上相关发票、合同等凭证，提交公司财务部门审核。3.财务部门审核通过后，按照规定的流程进行费用支付。费用控制1.认证管理部门应加强对认证费用的控制，严格控制各项费用支出，确保费用不超出预算范围。2.在认证过程中，如因特殊情况需要增加费用支出，应提前向公司管理层报告，经批准后方可实施。3.定期对认证费用的使用情况进行分析和总结，查找费用控制中存在的问题，采取有效措施加以改进。认证相关文件与记录管理文件管理1.文件分类：与认证管理相关的文件包括管理手册、程序文件、作业指导书、记录表单等。2.文件编号：为便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。编号规则应明确、简洁，具有唯一性。3.文件编写与审核：文件由相关部门负责编写，经部门负责人审核后，提交认证管理部门进行汇总和审核。审核通过后的文件由公司管理层批准发布。4.文件发放与回收：认证管理部门负责文件的发放和回收工作。文件发放时应登记发放对象、发放日期等信息，确保文件发放的准确性和及时性。文件回收时，应检查文件的完整性和有效性，对作废文件进行标识和销毁处理。5.文件修订与更新：当公司管理体系发生变化、认证标准更新或文件存在缺陷时，应及时对文件进行修订和更新。修订后的文件应按照原文件审批流程进行审批和发布。记录管理1.记录分类：认证管理过程中产生的记录包括内部审核记录、管理评审记录、培训记录、文件发放记录、审核报告、整改记录等。2.记录填写要求：记录应真实、准确、完整，填写及时，字迹清晰。记录内容应能够反映认证管理活动的实际情况。3.记录保存期限：根据相关法律法规和认证机构的要求，确定各类记录的保存期限。记录保存期限届满后，按照规定的程序进行销毁处理。4.记录查阅与使用：公司内部人员因工作需要查阅记录时，应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，到认证管理部门查阅。查阅记录时应注意保护记录的保密性和完整性，不得擅自复印、涂改或销毁记录。附则解释权本制度由公司认证管理部门负责解释。修订与废止1.本制度应根据国家法律法规、行业标准、公司发展战略及实