人工档案管理制度

人工档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人工档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人工档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料的完整。3.保密性原则：严格保护员工档案信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动和发展，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.员工登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.身份证复印件。3.学历证书、学位证书复印件。4.专业技术资格证书、职业资格证书复印件。（二）入职相关材料1.入职申请表。2.劳动合同。3.入职体检报告。（三）工作经历1.工作履历表，记录员工历任工作单位、职位、工作时间等。2.离职证明（如有）。（四）培训与学习1.参加公司内部培训的记录，包括培训课程名称、时间、考核成绩等。2.参加外部培训、进修、学术交流等的相关证明材料。（五）绩效考核1.年度、季度绩效考核表及结果。2.绩效改进计划（如有）。（六）奖励与惩罚1.获得公司及上级单位各类奖励的证书、文件等。2.受到公司及上级单位各类惩罚的决定、通报等。（七）薪酬福利1.工资调整记录。2.奖金发放记录。3.福利享受情况，如社保、公积金、带薪年假等。（八）职业发展1.员工职业发展规划。2.晋升、调岗等相关审批文件。（九）其他1.员工的重要工作成果、业绩报告等。2.员工的奖惩申诉记录。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放员工登记表等相关表格，指导员工如实填写。2.员工应在入职后[X]个工作日内将填写完整的表格及相关证明材料提交至人力资源部门。3.人力资源部门对新员工提交的材料进行审核，确保材料真实、完整后，建立员工档案。（二）档案材料收集1.人力资源部门定期收集员工的各类档案材料，如绩效考核结果、培训记录、奖励惩罚文件等。2.各部门应及时将涉及本部门员工的相关材料报送至人力资源部门，确保档案内容的及时更新。3.员工本人如有需要补充或更新档案材料的情况，应主动向人力资源部门提交相关材料。四、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容的类别和时间顺序进行整理。2.每份材料应齐全完整，如有破损、缺失应及时修复或补充。3.去除材料上的订书钉、回形针等金属物品，采用A4纸规格进行粘贴或折叠。（二）归档方法1.将整理好的档案材料按照个人基本信息、入职相关材料、工作经历等类别依次放入档案袋或档案盒中。2.在档案袋或档案盒上标明员工姓名、工号、部门等信息。3.建立电子档案目录，详细记录档案材料的名称、日期、存放位置等信息，便于查询和管理。五、档案保管（一）保管地点公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案无损坏、无丢失。2.对电子档案应进行备份，存储在安全的存储设备上，并定期进行数据维护。3.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确因工作需要进入的，需经档案管理部门负责人批准，并进行登记。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案，但应提前向人力资源部门提出申请，经批准后在指定地点查阅。2.公司内部因工作需要查阅员工档案的，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。查阅内容仅限于工作相关信息，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.外部单位因特殊原因需要查阅员工档案的，必须持有单位介绍信，经公司总经理批准，并由档案管理人员陪同查阅。查阅内容严格限定在与该单位相关的必要范围内，不得泄露员工其他隐私信息。（二）借阅流程1.因工作需要借阅员工档案的，借阅人需填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，借阅人方可借阅档案。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，确认无误后办理归还手续。七、档案转移与销毁（一）档案转移1.员工离职时，人力资源部门应在办理离职手续的同时，将员工档案转出。2.档案转出时，应按照国家有关规定和接收单位的要求，整理好档案材料，密封并加盖公司公章。3.人力资源部门应及时将员工档案转移情况告知员工本人及接收单位。（二）档案销毁1.对于已超过保管期限或失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.经公司总经理批准后，由档案管理部门会同相关部门共同对档案进行销毁。3.档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理部门保存[X]年。八、档案信息化管理（一）建立电子档案系统公司应建立完善的电子档案管理系统，将员工的各类档案信息进行电子化存储。电子档案应与纸质档案内容一致，并确保数据的准确性和安全性。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将新建立或更新的档案材料录入电子档案系统，确保电子档案与纸质档案同步更新。2.定期对电子档案系统的数据进行备份，防止数据丢失。同时，对电子档案系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）电子档案利用1.员工可通过公司内部网络查询自己的电子档案信息，但需遵守公司的相关规定和操作流程。2.公司内部因工作需要利用电子档案信息的，可通过电子档案系统进行查询和下载，但不得擅自修改电子档案内容。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司全体员工档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转移和销毁等工作。3.定期对档案管理工作进行检查和总结，不断提高档案管理水平。4.负责档案信息化管理系统的建设、维护和数据管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、归档、保管等。2.按照规定的流程办理档案的查阅、借阅、转移等手续，确保档案的安全和规范使用。3.及时收集、更新档案材料，保证档案内容的完整性和准确性。4.保守档案机密，不得泄露员工档案信息。5.协助其他部门做好与档案相关的工作，提供必要的档案信息支持。十、监督与检查（一）监督机制公司设立档案管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括各部门代表。监督小组定期对档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案建立、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转移和销毁等环节。2.档案内容的完整性、准确性和规范性。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案管理人员的工作质量和服务态度。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并要求责任部门或人员限期整改。2.对违反档案管理制度的