乡镇会议文件管理制度

乡镇会议文件管理制度一、总则（一）目的为了加强乡镇会议文件管理，确保会议文件的规范生成、传递、存储与使用，提高工作效率，保障各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇内所有会议文件的管理，包括但不限于党委会、政府办公会、专题工作会等各类会议所形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一原则所有会议文件由专门的部门或人员进行集中管理，确保文件的完整性和一致性。2.规范有序原则明确会议文件管理的各个环节和流程，严格按照规定的程序进行操作，保证文件管理工作规范有序。3.安全保密原则加强会议文件的安全保密措施，防止文件泄露、丢失或损坏，确保文件内容的安全性。4.高效实用原则以提高工作效率为目标，优化文件管理流程，方便文件的查阅、使用和传递，充分发挥文件的作用。二、会议文件的分类与编号（一）分类1.按照会议性质分类党委会议文件：包括党委会决议、会议纪要、领导讲话等，主要涉及党的建设、重大决策等方面。政府办公会议文件：如政府办公会纪要、工作安排部署文件等，侧重于政府日常工作的推进和落实。专题工作会议文件：针对特定工作领域召开的会议所形成的文件，如经济工作专题会文件、民生工作专题会文件等。2.按照文件类型分类决策类文件：如会议决议、决定等，明确工作方向和目标。执行类文件：包括工作安排、任务分解等，用于指导具体工作的开展。记录类文件：会议记录、纪要等，如实反映会议讨论情况和结果。（二）编号1.编号规则采用年份+会议类型首字母+顺序号的方式进行编号。例如，2023年党委会议的第5号文件编号为：2023DW05。政府办公会议文件编号为：2023ZB0X（X为顺序号）。专题工作会议文件根据具体专题进行编号，如经济工作专题会文件编号为：2023JJ0X。2.编号管理编号由专人负责，确保编号的唯一性和连续性。编号应在文件生成后及时赋予，并在文件的首页或显著位置标注。三、会议文件的起草与审核（一）起草1.根据会议主题和要求，确定文件起草部门或人员。2.起草人员应深入了解会议精神和相关工作情况，收集必要的资料，确保文件内容准确、全面。3.文件起草应遵循以下要求：格式规范：按照统一的公文格式进行起草，包括标题、正文、落款等。语言简洁：表述清晰、简洁，避免冗长和复杂的语句。逻辑严谨：内容结构合理，层次分明，逻辑连贯。（二）审核1.文件起草完成后，应提交审核。审核分为部门初审和领导终审。2.部门初审起草部门负责人对文件内容进行初步审核，重点检查文件是否符合会议精神、格式是否规范、语言是否准确等。初审通过后，在文件上签署初审意见，并提交给相关领导进行终审。3.领导终审分管领导或主要领导对文件进行最终审核，对文件的内容、政策依据、可行性等进行全面把关。终审通过后，领导签署终审意见，并确定文件的印发范围和印发时间。四、会议文件的印发（一）印发流程1.文件审核通过后，由专人负责文件的印发工作。2.根据领导确定的印发范围，填写文件印发清单，明确文件的发放部门、份数等信息。3.将文件电子稿发送至指定的印刷单位进行印刷，印刷过程中要确保文件内容清晰、格式准确。4.印刷完成后，对文件进行清点、装订，确保文件完整无缺。5.按照印发清单将文件发放至各部门，并做好发放记录。（二）印发要求1.严格按照领导审定的印发范围进行发放，不得擅自扩大或缩小发放范围。2.文件印发应及时、准确，确保各部门能够按时收到文件并开展工作。3.对于涉密文件，应按照保密规定进行印刷、发放和管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露。五、会议文件的传递与签收（一）传递方式1.对于一般性文件，可通过乡镇内部办公系统、电子邮件等方式进行传递。2.重要文件或涉密文件应采用专人送达的方式进行传递，确保文件安全。（二）签收1.文件接收部门或人员在收到文件后，应及时进行签收。2.签收时要认真核对文件的名称、份数、编号等信息，确保文件准确无误。3.签收人应在文件签收单上签字确认，并注明签收时间。六、会议文件的存储与保管（一）存储方式1.建立专门的会议文件档案室，对会议文件进行集中存储。2.文件应按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。3.同时，应建立电子文件存储系统，对会议文件的电子稿进行备份存储，确保电子文件的安全性和可查阅性。（二）保管要求1.安排专人负责文件档案室的管理，定期对文件进行整理、清点和检查，确保文件存放有序、无损坏、无丢失。2.加强文件档案室的安全防范措施，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设备，保障文件的安全。3.严格控制文件档案室的访问权限，未经授权人员不得进入档案室查阅文件。七、会议文件的查阅与借阅（一）查阅1.本乡镇工作人员因工作需要查阅会议文件，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至文件管理部门进行审批。3.文件管理部门根据审批情况，为查阅人员提供相应的文件，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅文件名称等。4.查阅人员应在指定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案室或进行复印、拍照等操作。如需复印或拍照，应另行办理审批手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅会议文件的，应填写文件借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和分管领导签字同意后，提交至文件管理部门。3.文件管理部门对借阅申请进行严格审核，审核通过后，与借阅人员签订文件借阅协议，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应按照协议规定的期限归还文件，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅期间，借阅人员要妥善保管文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、损坏。如发现文件丢失或损坏，应及时报告文件管理部门，并承担相应的责任。八、会议文件的清退与销毁（一）清退1.定期对会议文件进行清退，确保文件的时效性和安全性。2.清退范围包括已过有效期、已执行完毕、不需要继续留存的文件等。3.文件管理部门提前发出文件清退通知，明确清退文件的范围、时间和要求。4.各部门按照清退通知要求，将应清退的文件整理好后交回文件管理部门。5.文件管理部门对清退的文件进行核对、清点，确保清退工作的准确性。（二）销毁1.对于需要销毁的会议文件，应按照保密规定和相关程序进行处理。2.首先，由文件管理部门填写文件销毁申请表，注明销毁文件的名称、编号、数量等信息。3.申请表经分管领导签字同意后，选择具有资质的文件销毁单位进行销毁。4.在销毁过程中，要安排专人进行监督，确保文件彻底销毁，防止文件信息泄露。5.销毁完成后，销毁单位应出具销毁证明，文件管理部门将销毁证明存档备案。九、会议文件管理的监督与考核（一）监督1.成立会议文件管理监督小组，定期对会议文件管理工作进行检查和监督。2.监督小组重点检查文件的起草、审核、印发、传递、存储、查阅、借阅、清退、销毁等环节是否符合本制度的规定。3.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核1.将会议文件管理工作纳入乡镇工作人员的绩效考核体系。2.考核内容包括文件管理工作的准确