基于财务信息管理系统的费用报销制度研究

基于财务信息管理系统的费用报销制度研究——以福建技术师范学院财务处费用报销系统为例【摘要】在全面信息化时代来临的背景下，人工智能和大数据不断崛起，现代信息技术和网络通讯技术的发展使得财务信息系统不断变革，逐步形成对材料分析、信息预测、未来期望、内外部环境的控制以及大众的监督等环节的全面管理的系统。就目前而言，高校财务处还存在财务信息管理系统不够完善、专业人才队伍建设滞后以及财务管理信息化落实不到位等问题，使得财务处报销效率低下，为提升费用报销效率，减少报销程序的差错，财务部门应该在做好本职工作的基础上，科学的利用财务信息管理系统，建设更加完善的财务信息管理系统费用报销机制，提高财务工作水平。【关键词】财务信息系统；费用报销制度；高校财务处

目录TOC\o"1-2"\h\u26509一、绪论 315857（一）研究背景 326380（二）研究目的和意义 321142（三）国内外研究现状 322615（四）主要研究方法 314116二、高校财务费用报销现状及问题 412035（一）高校财务费用报销现状 47494（二）高校财务费用报销存在的问题 622728三、高校财务费用报销存在问题的原因分析 1215247（一）没有智能的发票真伪查询系统 126856（二）无法实现单据的分类识别 1220514（三）无法自动审核与支付 1214839（四）不明确需要提交的材料 125627（五）没有相关的财务咨询平台 1220437四、高校财务费用报销问题的优化措施 1310569（一）增设财务报销窗口 1330163（二）构建网上报销流程系统 1331662（三）加强财务人员培训 131316（四）培训专门对外的财务助理 1316224五、研究结论与不足之处： 1421955参考文献： 15

绪论（一）研究背景财务信息管理系统主要是运用特定的方法，从各个方面对财务状况以及经营成果进行全面、连续、系统的描述，是一种实现财务数据到财务信息转换的过程[]。改革开放以来，各行业的活力得到增强，为了在激烈的竞争环境中获得自身的生存地位，就要学会抓住机遇，发现自身平台的优势，提升自身的竞争力。费用报销作为高校一项基础的业务活动，完善的费用报销机制有利于日常业务的开展，ERP、电子报税、财务与会计机器人等的迅速发展为报销带来了许多便利，但是大部分高校仍在使用传统的报销模式——手工报销，传统报销模式存在很多弊端，不仅给财务人员带来许多不便，也给企业带来一些潜在的风险，随着业务量不断增加，传统报销模式已不能满足业务的需求，财务信息管理系统的不断发展，有助于费用报销业务效率的提升。（二）研究目的和意义就目前而言，学者关于费用报销系统的研究有很多，其中不缺乏关于报销流程制度改进的研究，但是大部分的学者主要是以分析问题的方式，解读费用报销过程中可能出现的情况，再根据其问题提出自己的解决方案，从而来研究财务信息系统在费用报销制度方面的可实施性。但是却缺少学者从费用报销系统的流程、方式、涉及、实施、优化等具体的过程来剖析相关内容，本文笔者根据自身的实习经验，结合高校的费用报销问题，根据报销过程中的案例分析，在结合财务信息系统后，希望能进一步完善财务费用报销流程方面的研究。财务信息管理系统模式不同于传统管理模式，在有效整合人员、技术和流程的财务管理活动中提高了效率，也给企业带来了挑战[]。而高校作为高等院校，其财务方面的有效管理是高校发展的基本保障，财务信息系统的应用有利于促进高等院校在保证收支预算的情况下，提高资金使用效率，为后期的财务决策提供更加可靠的基础，因此结合时代背景对高校财务费用报销系统的研究具有重大的意义。（三）国内外研究现状陈魏伟（2020）认为信息技术与财务领域的结合，对于高校费用报销系统有很大的提升，在自动化理论基础下，通过财务信息系统手段来优化费用报销工作，有助于提升人力、物力、财力，降低业务出错率，提升工作效率。刘勤（2018）认为在新型的财务管理模式下，通过智能软件与财务领域的结合，实现人机一体化，复杂的财务活动由人和机器来共同完成，进而来实现人力的优化[]。任莹莹（2017）认为在保证收支预算的实现、资产的安全性与完整性上，信息化的管理有利于改善经济状况，在提高资金的使用绩效上，促进资源的整合，也能为财务决策的科学化提供更加可靠的基础[]。JeremyRifkin(2016)认为在智能财务共享平台体系下，大量材料的审核、结账环节经由系统自动化实时完成，财务人员只需要通过做好管控、做好预算、设置好流程，从繁琐的重复业务中脱离出来，更好的提升业务效率[]。（四）主要研究方法1.文献研究法，通过查阅数据库中与费用报销系统相关的文献资料，根据已有的文献结果，整理其他高校费用报销制度的问题，并根据高校的实际情况，分析财务信息系统下高校的财务费用报销过程中的问题并提出相应的看法。2.案例分析法，基于财务处费用报销制度的调查研究，整合报销人员在日常报销中的需求，主要包括报销流程、报销时间、报销环节等方面的需求，结合实际报销过程中具有代表性的案例，进行深入的研究，从而获取总体认识的方法。3.总结法，根据平常的实习经历，分析其费用报销过程中问题出现的原因，导致的结果，以及如何去进行提高和改善的问题，对其现有的报销制度提出思考，并作出改进。高校财务费用报销现状及存在问题高校财务费用报销现状高校坐落于福清市，有两个校区，校园占地760多亩。至今为止，高校相继出台并实施了《学院财务管理办法》、《财务资金审批管理办法》、《预算实施细则》等财务规章制度，保障高校的正常资金运行。目前，高校财务处有13名员工，其组织结构如图2-1所示。图2-1高校财务处组织结构图财务处主要负责制定相关制度、组织工作开展、学生收费管理、发放教职工工资及其他日常工作；综合科主要负责各项规章制度的编辑、负责财务信息对外公开工作以及其他费用的报送工作；预算科主要负责编制学校经费预算，管控用款指标；会计核算科主要负责设置会计核算办法与程序，审核财务相关工作[]。就现在而言，财务处报销流程为：①报销人员取得报销单据后，根据单据内容填写相关报销单；②根据部门所属情况找到相应经费审批人审批；③审批完成后进行线上抢号，每天号数有限，只有抢到号后方可进行报销，其中加急的可以优先办理；④报销人员拿着审批好的材料到财务处，财务人员审核没有问题后，录入相关数据并生成对应的记账凭证；⑤财务人员将完成的记账凭证移交给复核人员进行复核，复核没问题后需要出账的移交给出纳，不出账的直接移交给档案室负责人，有问题的则退回给财务人员；⑥出纳确认无误后通过银校直连系统，通知银行支付信息；⑦出纳根据系统信息打印银行回单，附着在记账凭证后面，按顺序排列完成后移交至档案室进行存档。报销流程如图2-2所示。图2-2高校报销流程图1.报销申请与报销审批获取原始单据是报销流程的第一步，所有的报销都是根据原始单据来录入的。报销人员取得报销原始单据后，选择下载财务处网站发布的差旅费报销单、人员经费发放花名册、借款单或会议费审批表等模板，财务处网站的模板在不断更新，报销人员要根据活动结束时间选择相应的模板进行填写，填写完成后由部门领导或项目负责人审批即可报销。每一项经费都有与之相对应的预算管理，若报销金额超过原本预算，则不符合报销要求。项目负责人或领导在审批完成后会告知报销人员该经费从哪个项目经费出，报销人员取得相应的报销经费本并取得报销资格后方可到财务处报销。2.报销审核前期项目经费负责人或领导主要是进行行为性审批，而财务审核人员则是负责标准型审批，如查看原始票据上的印章是否符合标准、开户名是否规范填写、保险单上的金额与原始票据的金额是否一致；差旅费报销单上的出差时间是否与审批单上的时间一致、伙补公杂住宿费是否超出标准、交通工具是否与填写的一致、审批单上领导审批时间是否提前审批；报销所需要的报销单据是否规范齐全；财务审核人员根据报销人员提供的材料审核完后，对于没有问题的方可制作记账凭证，有问题的材料退回并说明退回原因，待修改完整后在报销。复核人员根据财务审核人员移交过来的记账凭证，复核记账凭证上的摘要与发票上的用途是否一致，项目名称是否一致，所属部门是否有误，发票以及报销单上的领导审批字迹是否一致，审批时是否加上了同意字样等[]。符合要求的可以直接在系统上复核，复核后按照记账凭证所属类型分类：出账的、不出账的、对公转账、对私转账等，其中不出账的可以直接移交到档案室进行保管，其他的移交到出纳手中进行资金结算。3.资金结算高校财务资金结算还是按照传统的支付模式，出纳人员对复核人员移交的记账凭证逐一进行检查，没问题的一笔笔进行支付。该过程效率低下，特别考验出纳人员的细心程度，出纳人员根据记账凭证信息，输入相关付款信息，该过程需要保证录入信息准确无误，错误的回单会被银行退回。出纳确认完成后通过“银校互联”转账支付，支付完成后打印银行回单，并附着在记账凭证后面，再根据记账凭证上的序号排列好移交到档案室[]。4.档案管理实施线下报销业务，凭证均由财务人员通过电脑录入形成电子档案，并打印出纸质记账凭证，因此每一笔业务不仅有电子档案还有纸质材料，大量的纸质报销票据最后移交到专门保管的档案室，由档案室负责人负责管理。移交到档案室的每一笔业务，档案室负责人检查没问题后根据记账凭证的的日期、序号按月整理装订，统一归档。5.财务查询就高校而言，财务处虽然进行网上凭证录入，形成电子档案，但是报销人员没有资格通过线上查询报销进度，因此要想知道报销审核进度、经费转账进度或是以前年度报销记录，只能到财务处找财务人员根据凭证内容查询。若是对凭证内容不清楚，想了解相关信息的，则需要花费大量时间进行查找；对于财务部门而言，财务查询主要是为了知道报销借款信息、项目经费预算情况、了解项目总账与明细账等内容，财务人员可根据电子档案查询相关信息方便财务工作的执行，减少查询时间，提升效率，也为部门统筹安排经费管理奠定基础。高校财务处每天上班时间与行政人员上班时间一致，工作时间上没有什么出入，但是由于每天财务处放号数量有限，也无法保证报销的时间，所以不能保证所有抢到号的人员都能完成报销。为了解决大部分报销人员报销问题，财务处根据相关文件，归纳整理了常用报销指南，记载了不同报销类型需附带的材料以及相关注意事项，该指南对于大部分报销人员来说有一定的帮助，但是对于其他比较少接触项目来说还是有一定难度。图2-3是截取自高校财务常用报销指南上的常见报销类型。图2-3高校财务处常见报销类型（二）高校财务费用报销存在的问题1、日常报销案例：大四学生XXX，在参加完“大学生创新创业大赛”后进行项目经费报销，报销内容主要涉及项目人员经费、差旅费、通讯费、材料打印费以及相关用品的购买等。对于项目人员经费属于项目人员经费报销窗口，在报销过程中需要提交的材料是项目课题发放花名册，经由项目负责人及领导审批后方可报销，学生科研项目审批需要有经费本负责人签字还要有学院负责科研的领导审批，发放花名册在填写过程中要注意备注栏上的人员名称是否都写清楚，若是代签的情况要写明谁代；其他是属于日常经费报销窗口，差旅费报销要提交原始票据、差旅费审批单以及差旅费报销单，学生的伙食补助和公杂补助是包含在一起的，一天只有50元，文件规定超过15天的差旅费只给予15天内的伙补和公杂补助的，差旅费报销单上领导审批完成后，领导可以不再其他原始票据上签字，但是用途、经办必不可少；对于通讯费这一块，报销的金额不多，但是发票多，而且学生报销通讯费只能报销80%，不能全报，所以在填写金额的时候要保证提交的发票中没有重复的票据、核算的金额是正确的；关于材料打印费这一块，在报销的过程中，不仅要有发票还要附上打印清单，打印清单上要列明打印的内容，还要有店家加盖的公章，这样才符合要求；最后是相关用品的购买，根据高校财务处出台的最新文件中显示，大学生科研项目物品的购买不需要做出入库，节省了一部分的材料，减少财务人员核对出入库票据的时间，也提高了财务报销效率。XX老师是科研项目负责人，在项目结题后进行费用报销。在项目进行时受邀到外地参加相关课题会议，加上来回总共是4天的时间，在研究过程中购买了相关科学仪器，并聘请了几位学生作为自己科研项目的助手协助完成科研。参加课题会议可以报销期间的差旅费，老师要提交出差审批表、课题会议邀请函或是文件、客运住宿的票据以及差旅费报销单。根据标准老师报销差旅费的伙食补助是100元，公杂补助是80元，因为在邀请函中明确说明参加会议需交1000元的会议费以及规定了住宿的酒店名称，所以伙食补助和公杂补助只能报销来回两天，不能4天全报，还有住宿的发票上的酒店名称要与邀请函中注明的一致，因为受邀请人员过多，导致酒店住不下，只能到其他酒店办理入住，这时就要附上说明并有举办方盖的公章才符合要求；在购买相关科学仪器之前要有申购单，这个要通过资产处的网站下载文件，并填清楚所购买的仪器名称以及型号，要注意购买金额不超过申购单上的预算金额，属于固定资产的要做资产增加表，单价大于100的要做低值易耗品出入库等。发票背面要写清楚用途、经办人、证明人、审批人，若发票很多可以用汇总审批表，领导只需在汇总审批表上审批即可，发票背后不用每张都审批，但是仍需要写明用途、经办人；需要注意的是购买整批材料的需要附上税控清单，税控清单上要公章才可。聘请学生助手协助课题研究，通过人员经费报销窗口发放劳务费，需要提供劳务发放花名册，领导审批通过后即可。通过该案例，可以看出高校财务报销流程较为繁琐，没有线上智能抢号，要报销得早上7点进行线上抢号，然后等待电话通知，遇到上课无法接听电话时还可能错过报销机会。其次是线下报销还涉及大量的纸质发票，可能会出现票据丢失或是票据不全的情况，报销之前要填制的信息虽然简单但是也比较麻烦，有领导签字的需要及时找领导审批，遇上领导出差或是有其他事情不在学校的，只能延后报销。最后是财务处报销窗口较少，每天报销人数有限，并不是所有人都可以及时进行报销，就算是每天早上7点起来抢号，遇上网络延迟的还不一定能抢到，遇上期末报销人员更多，获得报销机会更少。2、报销情况调查本文作者实习期间，对报销人员进行针对性的问卷调查，共发放102份问卷，收回有效问卷102份。统计结果如图2-4所示：图2-4高校费用报销业务现状通过问卷调查可以看出大部分报销人员是了解报销流程的，他们报销的主要是日常办公用品以及差旅费，大部分报销人员每个月的报销数量也相对较少，主要是在报销过程中花费较多的时间，原因主要是由于找领导签字和收集整理相关材料导致的。从问卷中得出报销人员在报销过程中遇到的困难有报销单的填写、不清楚预算申报等，他们在面对问题时认为选择咨询财务人员得到的信息较为准确。报销指引的制作方面受到报销人员的肯定，他们认为报销指引对报销效率能起到帮助，就报销指引而言，大部分人希望通过流程图的形式展现出来，希望能将报销流程图、报销材料要求以及报销查询标准罗列出来，他们认为在报销过程中比较重要的是简单的报销流程以及能够快速的完成报销内容，总体来说，绝大部分报销人员对目前的报销制度还是满意的。3、高校财务费用报销存在的问题针对以上问卷调查，总结出在费用报销过程中经常出现的问题有如下5点：（1）审核人员少且工作繁杂根据问卷调查可以发现，报销人员大部分来自于老师、行政、后勤，报销业务大多是属于科研项目、差旅费报销、人员经费、物品购买等，而高校的报销方式仍是采用传统的线下报销，根据报销流程进行报销，对于大量的报销业务而言，财务处的报销人员数量是有限的，一个财务报销大厅只有9个岗位，其中一个负责人员经费，一个负责复核，一个负责档案管理，两个负责出账，因为人员安排不够，报销窗口只有三个，加上每周一和周三的时候五马校区这边的财务人员要有一个过去石竹校区进行报销，报销窗口就更少了。而财务人员在录入记账凭证之前还需要对报销人员的单据进行审核，查看票据是否符合要求、是否进行相关审批、报销手续是否完备等，财务人员审核完成后根据经费本和付款通知单填制记账凭证。这只是财务处报销的第一步，接着财务人员要将记账凭证移交给复核人员，复核人员复核完成没有问题了，在电脑上进行复核通过，再移交到出纳手上，否则就会退回到财务审核人员手上进行修改，其中出现错误进行修改的原因有很多种，例如：记账凭证出现错误，财务人员将其改正过来即可；其他票据出现错误要联系经办人，对其材料进行补充修改；出纳根据转账付款通知单上的户名和卡号进行转账，没有错误时第二个工作日就会到账；卡号和户名不符被退回的就要重新进行记账凭证修改和复核。（2）报销附件不合规格在实习的过程中，总结出报销过程中因报销附件不合规格而被退回的最常出现的几个问题：发票上监制章不符合要求、发票上的专用章名称与销售方名称不符、实际报销金额大于审批材料金额或预算金额、审批材料没有及时更新等；根据国家税务总局出的公告，表明在2018年12月31日后旧版监制章的发票不再使用，统一启用新的监制章。如图2-5所示：图2-5新版监制章新版监制章与旧版监制章的区别是中间的字样变成“国家税务总局”，而下环变成“XX税务局”，新版监制章的出现说明以后旧版的监制章发票是不符合票据要求，不能报销，只能让销售方重新开具发票才可报销[]；报销人员可以拿原始发票进行报销，若不方便拿到原始发票的也可以使用电子普票进行报销，前提是开具的发票符合报销要求。每一笔业务在报销之前都要进行审批，报销过程中的金额不能大于审批单上的金额，而且每一项活动都有其经费预算，超过预算需要降低报销金额。例如：有的发票上的项目名称写的是评审费，但是其金额大于评审费的预算金额，想通过其他预算费用来报销，这就不符合报销制度，只能按照预算金额进行报销；财务处出具的材料在之前的基础上不断的进行完善，每一次有新文件都会在财务处网站上发布，但是有的报销人员并没有及时查看相关文件，当然也有可能是通知不到位的问题，所以没有使用新的材料，导致材料不符合要求被退回，因此在报销之前可以通过官网上下载相应的材料进行填写。在报销之前，报销人员先对其报销材料进行检查，可以提高报销效率，也能加快入账进度。（3）记账凭证填制错误记账凭证填制主要考核财务人员的专业知识能力，但是因为学校报销人员多，不同部门的名称以及报销的项目名称不一致，报销人员根据预算科下发的经费本进行报销，财务人员根据经费本填制所属账务。报销过程中经常出现的错误有：摘要填制错误、部门名称或项目名称错误、金额错误、出账对公对私或批量选择错误以及账户名称错误；摘要错误是因为财务人员在打字过程中出现多打字或是打错字，有的时候是因为录入的日期与银行回单上的日期不一致；学校下有各个学院以及机关部门等，报销过程中属于机关部门的根据机关部门名称填入，项目名称根据经费本上的编号进行选择，有的领导在审批时会注明从哪个经费本上出账，就要按照审批意见填写，财务人员若没有注意到注明情况就会导致项目名称与其审批不符，就要重新进行填制。金额错误大部分是在填制时多输入，或是在进行大批量相同银行回单录入时使用复制的形式进行填写，忘记更改金额导致金额与实际不符；大部分记账凭证下面都要选择出账方式、卡号和户名，付款给个人的就选择对私，给企业的就是对公，若是大批量的人员经费或是发放奖金的则选择对私批量，出现错误的原因主要是在选择过程中，系统反应不灵敏，导致数据没有更改成功，其次是因为通过复制形式进行修改的记账凭证，在修改过程中忘记更正；（4）发票无法及时辨别真伪面对大量的报销业务，财务人员在人力资源有限的情况下，在审核票据时主要查看票据是否符合要求，发票背面是否按要求填写，无法根据每一张发票在税务局网站上一张一张的进行查询，这不仅加重财务人员的工作量，而且不利于报销工作的进行。虚开发票属于舞弊行为，目前没有遇到过这种行为，但并不是说虚开发票的行为就不会出现，在报销阶段没检查出来，后期被审计人员查出来是很严重的，因此财务人员在审核的时候只能根据经验来判断，对于有疑问而解决不了的问题，通过跟其他财务人员讨论其是否符合规范性，一致同意的就给予通过，不符合的直接退回给报销人员，让报销人员重新找商家开具发票。（5）财务咨询得到的结论不一致财务处的财务人员从业经验以及职称有所不同，虽然规定在每周三下午时不对外报销，进行相关文件学习，但是并不是集中式学习，个人根据文件解读，有问题的提出疑问进行讨论，但大部分时候，财务人员会利用这个时间段将之前没有完成的材料录入完整，在文件上花费的时间也就比较少。根据前面的调查问卷可以了解到报销人员在咨询问题时主要是通过电话咨询、到财务处跟财务人员咨询或是询问之前报销过的同事等，在日常办公时，遇上咨询人员较多出现占线情况时，给咨询带来了困难，使得信息不对称；来财务处咨询的人员在面对业务能力不一的财务人员时，得到不同的咨询结果，不知道该听从哪位财务人员的意见，导致对问题更加疑惑，从而对财务部门产生不信任感，大大降低了服务的满意度。三、高校财务费用报销问题原因分析（一）没有智能的发票真伪查询系统在费用报销过程中，发票是重要的原始凭证，实现电子发票报账是解决报销自动化不能忽视的环节，高校没有实现报销审批环节电子发票的智能检验，不能完全保证发票的真实性[。]在报销过程中因为假发票被退回的情况很少，大部分是发票背面材料不齐全或是户名开错原因，但若有智能发票真伪查询系统，可以减少很多不必要的麻烦，直接进行智能检索，财务人员不用在发票检查上花费太多时间，有助于提高报销效率，也可以提升报销人员的业务量。（二）无法实现单据的分类识别目前，高校对于智能终端关键信息提取和处理的技术较为缺乏，在业务报销中，报销人员根据不同业务先对发票进行分类，而财务人员还要根据报销人员提供的发票核对并汇总[]。如差旅费报销业务，财务人员根据出差审批表上内容核对信息，明确出差人员是否正确、交通工具和住宿情况的选择、领导是否事前审批等；再根据住宿发票、车票、以及差旅费报销文件核对出差人员的报销金额是否超过标准，再核对各类发票背面是否按要求填写相关信息。检查单据信息的处理是一项耗时又细致的工作，花费大量时间在这上面，而且还不能保证检查完后没有错误。（三）无法自动审核与支付财务处的报销审核和支付仍然依靠人工，基于信息管理系统的发展、人工智能和科学技术的不断普及，一些简单化的程序可以移交给机器人[]。就学习过的财务会计与机器人系统，将扫描的发票上传，系统根据上传发票自动归类，然后整理出票据的重要信息，再根据系统设置的借贷方登记记账凭证。高校没有建立报销情况的数据库，因此无法对报销人员的报销准确率做出判断，对报销人员进行报销信息整理，以此来约束报销人员的行为，可以减少报销压力，提高效率。（四）不明确需要提交的材料报销人员对相关文件不明确，或是首次进行该项业务报销不知道需要提交哪些材料。就报销公务接待费而言，需要提交的材料有派出单位或是邀请单位的公函、接待审批表、接待清单以及相关财务票据，公函是要原件并加盖公章才符合要求，公函上有明确是否协助安排用餐以及明确费用结算方，以防在报销过程中重复报销[]。若是应邀进行业务指导授课或是讲座等公务活动的，还要有相关活动的证明材料。不同的业务提交的材料有所区别，因此在报销之前要确定并准备好所需材料，减少后期材料替换或补交。（五）没有相关的财务咨询平台财务处主要是线下报销，线下咨询虽然可以直接与财务人员进行面对面的咨询、沟通，但是只局限于财务人员上班时，其他时间有报销问题时就只能通过打电话咨询或是以发信息的形式来获取所需内容。财务处如果有新文件或是文件内容修改都会及时下发到各个部门，让大家悉知，但是一份文件内容绉长，大堆的文字内容，没有标注重点信息，只能一个个去解读，导致大部分人员不会去查看文件信息，因此就没有去接收此份信息的内容。财务处由于人员有限没有设置专门的财务咨询平台，如果报销人员有问题到财务处咨询时只能等财务人员空闲的时间段咨询一下，遇上业务繁忙的时候，只能干等着，有时等待的还不止一个，财务人员也不清楚是报销人员还是咨询人员，便不会主动去询问，因为报销叫号是以打电话的形式进行的。有的报销人员在咨询的时候单纯的提出自身的疑问，没有材料依据，财务人员也无法作出解释。设置专门的财务咨询平台，报销人员不仅可以进行线下咨询也可以进行线上咨询，将日常报销过程中经常出现的问题归纳出来并作出解释，到时候报销人员就可以获取准确的答案；对于较少出现或是需要财务人员讨论才能得出答案的问题，负责财务咨询平台的相关人员做出汇总，财务人员讨论后确定意见，最后再统一整合汇总起来，这样以后遇到类似问题就可以解决。专门的财务咨询平台通过提供线上线下相结合的形式解决报销人员的问题，确保线下上班时间、线上24小时智能咨询在线，通过实时回复，保证咨询渠道通畅，也解放了财务人员。四、高校财务费用报销问题的优化措施（一）增设财务报销窗口财务处报销窗口有五个，其中一个是人员经费报销，其他是日常报销，因为财务人员调动问题，目前日常报销窗口有四个，但是在岗的只有三个。学校日常活动多，报销人员也多，特别是月底、年底的时候，每天早起抢号，只为能将手上的材料报销完。多增设财务报销窗口，给报销人员多一个报销的机会，也减轻财务人员的负担。报销人员根据报销流程，抢号进行报销，到财务处报销时先将报销材料归类整理好，确定原始票据上都有按规定写好相关内容，报销时将材料提交给财务人员，财务人员审核时可以节约很多时间，这样报销速度也快，也有利于后面排队的报销人员报销，既方便了自己也方便了别人。（二）构建网上报销流程系统就目前而言，实现全面数据化有点难度，而且考虑到文件存档问题也不建议全面数据化，但是可以建立网上报销流程系统，通俗来讲就是跟着网上的步骤来进行报销，这样有利于减少报销过程中经常出现的错误，也有利于没有报销经验的人员进行报销，节省了在报销过程中咨询的时间。例如：经济与管理学院老师报销差旅费，则报销人员只需在网上报销流程系统上选择“经管学院”--“教职工差旅费”，那么就会出现相应的审批领导姓名，以及审批表和差旅费报销单上的注意事项，报销人员根据注意事项规避错误，就可以提升报销效率。构建网上报销流程系统，方便了报销人员在解决报销过程中经常出现的问题，也能及时反映文件变动及领导更换，报销人员也不用因找领导签字而多跑几趟。（三）加强财务人员培训加强财务人员的培训，可以减少记账凭证的填制错误，也能共同反馈正确的咨询信息给报销人员；将每周三下午的文件学习时间合理利用起来，争取每位财务人员都能做到对文件进行解读，提出自己的疑问并加以讨论，最后确定统一意见。其次是对财务人员实行考核制度，根据平常的制单正确率实行激励制度，复核人员对财务人员移交的记账凭证进行复核，将有问题的凭证统一进行登记，每天工作结束后统计相应的正确率，并提醒制单人员经常出现错误的情况，避免在以后制单中也发生这样的错误，对于正确率高的财务人员实行奖励，提高积极性，这样可以减少财务人员的错误率，有利于后期复核人员的复核，提高工作效率。（四）培训专门对外的财务助理就财管专业学生、各个学院以及经常报销的机关部门挑选几名学生，对他们进行报销相关内容的培训，到财务处跟着老师学习，进行为期一个月的考核制度，通过考核制度的可以拿到财务处实习证明，并可以分配到负责的学院以及机关部门工作，负责为报销的老师审核票据，及时提醒报销材料中出现的错误并进行更正，对于有难度的问题可以汇总好统一咨询财务人员；而财管专业的学生则是留在财务处协助财务人员，可以解答报销人员需要咨询的问题或是帮报销人员进行审核，也可以帮助财务人员进行一些简单记账凭证的录入。学生财务助理是一批强有力的后援团，将财务助理利用起来，报销人员在报销之前，先将报销材料给财务助理审核，有问题的材料及时更正，无误的就可以抢号并到财务处报销；财务助理在平时工作中如果有解决不了的问题统一汇总到财务人员那里，进行统一的答复，可以避免咨询解答多样化的形式出现，财务助理的工作节省了报销人员的报销时间，有利于加快财务人员的报销效率。五、研究结论与不足之处：（一）研究结论大数据时代，高校财务变革需要从根本出发，通过对软件设施、财务体制、人才队伍建设以及管理方法等方面进行，这是一个较为复杂的过程，并不能简单的停留在理论层面上。在以后的将来，在线财务系统、远程核算、电子结算都将成为可能，云计算、财务软件设计、大数据技术都将渗透到高校财务的工作当中。高校财务应充分重视大数据时代的变革，抓住机遇，与时俱进，促进高校财务水平的显著提升[]。在对高校财务处费用报销的研究中，通过分析费用报销制度的基础上，提出常见的费用报销问题，并根据存在的一些问题提出相应的解决方法进行相关优化。通过对高校财务处基于财务信息管理系统费用报销优化的研究，有利于解决高校费用报销面临的审核人员少且工作繁杂、报销附件不合规格、记账凭证填制错误、发票无法及时辨别真伪、财务咨询得到的结论不一致等问题，通过优化程序措施，提升财务费用报销效率，降低报销人员出错率，也节省了报销人员的报销时间。（二）不足之处1.系统更新不到位目前大数据与人工智能技术在财务领域的研究有很多，软件系统更新换代速度也很快，但是就高校来说，系统过于陈旧对于自动化仅仅是停留在理论上，没有很好的应用起来[]；就财务处人员经费报销系统工资录入而言，使用的系统无法直接将所有信息导入，仍需要通过人工录入，财务人员在录入完成还要核对，确认无误后才可进行，而工资的发放涉及姓名、身份证号、银行卡号等大量内容，对于数量较多时要花费很多的时间录入材料，不利于工作的进行。2.财务助理宣传不到位通过设置学生财务助理岗位，方便老师进行报销前材料预审以及相关问题解答。但是就目前情况而言，报销人员对于学生财务助理岗位并不知情，仍有报销人员拿着发票到财务处咨询要怎么进行报销；通过咨询了解到前期在设置学生财务助理岗位时，宣传不到位，知道的人员并不多；其次是学生财务助理的集中培训时间较短，每个人的培训效果也不一样，非财务管理专业的学生对于相关内容比较陌生，需要较长的时间适应；最后是财务助理担心在帮老师预审材料的过程中预审错误，不能很好的完成工作，导致宣传力度不强；参考文献：吕海英.大数据背景下企业财务管理信息系统应用研究[J].纳税,2021,15(33):109-110.宋奕,徐一娉.大数据背景下企业财务管理模式探究[J].经济研究导刊,2021(27):82-84.刘勤,杨寅.智能财务的体系架构、实现路径和应用趋势探讨[J].管理会计研究,2018,1(01):84-90+96.任莹莹.信息化背景下高校财务管理存在的问题及对策[D].宁波大学,2017.Thezeromarginalcostsociety:theInternetofthings,thecollaborativecommons,andtheeclipseofcapitalism[J].ChoiceReviewsOnline,2014,52(03):卢晓雯.数字化环境下高校财务管理体系的构建分析与研究[J].中国管理信息化,2020,23(07):49-50.茹霡.内部控制视角下国有企业财务人员挪用货币资金典型案例研究[D].湖南科技大学,2017.陈魏伟.基于大数据智能化的H高校费用报销流程优化研究[D].河北地质大学,2020.国家税务总局2018年第41号公告《关于增值税电子普通发票使用有关事项的公告》，2018，07.李琼.企业费用报销中存在的问题及应对策略[J].时代经贸,2019(21):24-25.徐颖,黄素芳,章晨,高维孝.高校财务信息化建设现状与探索[J].科学新闻,2020(03):132-138.刁仁芹.“互联网+”背景下企业财务管理创新研究[J].产业创新研究,2020(21):137-138.廖良林.高职院校科研财务信息管理系统的设计与实现[D].湖南大学,2016.刘小琳.新时代高校财务管理的策略分析[J].财会学习,2019(10):46-47.韦猛.大数据背