小公司物品采购管理制度

小公司物品采购管理制度一、总则（一）目的为了规范本小公司物品采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保所采购物品符合公司实际需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司内所有物品的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、生产物资、劳保用品等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司实际业务需求和发展规划，合理安排采购计划，避免盲目采购和重复采购。2.质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、性能稳定、售后服务好的供应商和产品。3.价格合理原则：通过市场调研、招标、询价等方式，确保采购价格合理，性价比最优，降低采购成本。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督，确保采购信息透明。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策小组，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策小组负责审议和批准重大采购项目、采购预算、采购合同等事项，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门公司指定[采购部门名称]作为采购执行部门，负责具体的采购工作。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行、采购物品的验收与付款等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出物品采购需求，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、使用时间等信息，并对采购物品的必要性和合理性负责。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同，办理采购款项的支付手续，对采购资金的使用进行监督和管理。3.质量部门：负责对采购物品的质量进行检验和验收，确保所采购物品符合质量标准和要求。4.仓库管理部门：负责采购物品的入库、存储、保管和发放等工作，对采购物品的数量和质量进行核对和验收。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性和预算进行审核，签署意见后提交采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，核实采购物品的需求情况、预算金额等信息。2.对于金额较小的采购申请，采购执行部门负责人审批后即可组织采购；对于金额较大或重要的采购申请，采购执行部门应提交采购决策小组审议批准。（三）采购计划制定1.采购执行部门根据批准的采购申请，制定采购计划，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应合理安排采购进度，确保采购物品按时、按质、按量供应，满足公司生产经营需要。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商选择：根据评估结果，采购执行部门选择若干家合格的供应商作为候选供应商，并向其发出询价函或招标邀请书，要求其提供报价或投标文件。3.供应商评审：采购执行部门组织相关部门对候选供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。4.供应商管理：采购执行部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，并对供应商进行定期评估和管理，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（五）采购合同签订1.采购执行部门与供应商达成采购意向后，起草采购合同，并提交法律部门或专业律师进行审核。2.法律部门或专业律师对采购合同的条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和公司利益，避免法律风险。3.采购执行部门根据审核意见修改采购合同，经双方签字盖章后生效。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（六）采购实施1.采购执行部门按照采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购物品的详细要求和交货时间。2.供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，并及时通知采购执行部门发货情况。3.采购执行部门跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保采购物品按时、按质、按量到货。（七）验收与付款1.验收：采购物品到货后，仓库管理部门会同质量部门按照采购合同和相关标准对采购物品进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量、外观等方面。如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购执行部门与供应商协商解决。2.付款：验收合格后，仓库管理部门填写《物品验收单》，采购执行部门根据《物品验收单》和采购合同办理付款手续。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门根据公司年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算草案，并提交财务部门审核。2.财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出修改意见，报采购决策小组审议批准。3.经批准的采购预算应分解到各季度、各月份，确保采购工作按计划进行。（二）预算执行与控制1.采购执行部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制程序进行申报和审批。2.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，采购执行部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险对采购成本的影响。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格按照质量标准进行验收，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的采购物品及时进行退换货处理。3.供应商风险应对：建立供应商评估和管理机制，定期对供应商进行考核和评价，选择资质信誉良好、生产能力强、产品质量可靠的供应商合作，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体，避免合同纠纷。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。5.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动符合法律法规要求。在采购合同签订前，咨询专业法律意见，避免法律风险。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.采购执行部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督和检查。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购执行部门和采购人员的工作业绩进行考核评价。考核评价指标包括采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理、合同执行情况等方面。2.根据考核评价结果，对表现优秀的采购执行部门和采购人员进