未招标备案管理办法

未招标备案管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织项目未招标事项的规范管理，确保项目实施符合相关法律法规及行业标准要求，保障公司/组织合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及未招标项目的备案管理工作，包括但不限于各类工程建设项目、物资采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家及地方有关法律法规、行业标准和公司/组织内部规定，确保未招标备案工作合法合规。2.风险防控原则对未招标事项进行全面风险评估，采取有效措施防控风险，保障项目顺利推进和公司/组织利益。3.透明公正原则备案过程应公开、透明，确保决策公正，接受内部监督和相关部门检查。4.高效务实原则在保证合规的前提下，简化流程，提高工作效率，确保未招标事项及时得到妥善处理。二、未招标情形界定（一）符合法定可不招标情形1.涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾或者属于利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工等特殊情况，不适宜进行招标的项目。2.采购人依法能够自行建设、生产或者提供的项目。3.已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供的项目。4.需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的项目。5.国家规定的其他特殊情形。（二）因特殊原因需采用非招标方式1.项目时间紧迫，采用招标方式无法满足项目进度要求，经公司/组织相关决策机构批准的。2.技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的项目。3.采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。三、未招标备案流程（一）申请1.项目实施部门在确定项目符合未招标情形后，应填写《未招标备案申请表》，详细说明未招标的原因、项目基本情况、预计金额、拟采用的采购方式等内容。2.申请表需经项目负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）审核1.申请表提交至公司/组织的招标管理部门，招标管理部门对申请材料的完整性、合规性进行初审。2.初审通过后，招标管理部门组织相关部门（如法务部门、财务部门、技术部门等）进行联合会审。法务部门负责审查未招标事项是否符合法律法规要求，对潜在法律风险进行评估。财务部门负责审核项目预算及资金来源，评估未招标方式对成本控制的影响。技术部门负责对项目技术要求及潜在供应商/服务商的技术能力进行评估，确保未招标方式不会影响项目技术质量。（三）决策1.联合会审通过后，将申请材料提交至公司/组织的决策机构（如总经理办公会、董事会等）进行审议决策。2.决策机构根据审核意见及项目实际情况，做出是否同意未招标备案的决定。（四）备案1.若决策机构同意未招标备案，招标管理部门负责将相关材料整理归档，并在公司/组织内部进行备案公示，公示期不少于[X]个工作日。2.公示无异议后，招标管理部门向项目实施部门出具《未招标备案通知书》，明确未招标备案的相关事项及后续工作要求。四、未招标项目实施管理（一）采购方式选择1.根据项目特点和实际情况，在符合法律法规及公司/组织规定的前提下，选择合适的非招标采购方式，如竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于采用单一来源采购方式的项目，应严格按照相关规定进行论证，并在备案材料中详细说明理由和依据。（二）供应商/服务商选择1.项目实施部门应按照公司/组织的供应商/服务商管理规定，通过多种渠道选择潜在供应商/服务商。2.对于技术复杂、金额较大的项目，应组织相关专家对潜在供应商/服务商进行评审，确保其具备相应的资质、能力和信誉。3.建立供应商/服务商库，对参与未招标项目的供应商/服务商进行动态管理和评价。（三）合同签订与履行1.项目实施部门应在未招标备案通过后，按照规定的采购方式与选定的供应商/服务商签订合同。2.合同内容应明确双方的权利义务、项目要求、价格、付款方式、验收标准等条款，确保合同合法合规、公平合理。3.项目实施部门负责合同的履行跟踪，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保项目顺利完成。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对未招标项目进行审计检查，重点审查备案程序的合规性、采购方式的合理性、合同签订与履行情况等。2.招标管理部门负责对未招标项目的备案及实施情况进行日常监督，发现问题及时督促整改。（二）外部检查1.积极配合国家及地方有关部门对公司/组织未招标项目的监督检查，如实提供相关资料和情况。2.对于外部检查提出的问题，及时制定整改措施，认真落实整改，并将整改情况报告相关部门。六、责任追究（一）违规责任界定1.对于在未招标备案管理工作中违反法律法规、公司/组织规定的行为，将视情节轻重追究相关责任人的责任。2.存在以下情形之一的，属于违规行为：未经批准擅自采用未招标方式进行项目采购的。提供虚假备案材料，骗取未招标备案的。在未招标项目实施过程中，存在滥用职权、谋取私利等行为的。未按照规定履行合同，给公司/组织造成损失的。（二）责任追究方式1.对于违规责任人，公司/组织将根据情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。2.对于因违规行为给公司/组织造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。七、附则（一）解释权本办法由公司/组织招标管理部门负责解释。（二）修