吉林省印章管理办法

吉林省印章管理办法总则目的与依据为加强印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合吉林省实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于吉林省境内公司/组织所使用的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等。印章定义本办法所称印章，是指公司/组织在对外交往、对内管理等活动中，以公司/组织名义使用的，具有法律效力或特定用途的各类图章。基本原则印章管理遵循合法合规、专人负责、安全保密、规范使用的原则。印章的刻制与启用刻制申请需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核、公司/组织法定代表人批准。刻制流程经批准后，由指定部门或专人负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照申请表要求制作印章，并在印章交付时进行登记签收。印章启用新印章启用前，应在公司/组织内部进行公示，明确启用时间、使用范围等信息。同时，应将印章印模留存备案，包括纸质印模和电子印模。印章的保管保管部门与人员公司/组织应明确印章保管部门和保管人员，原则上由专人负责保管重要印章，如公章、法定代表人章等。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并由部门负责人或上级领导监交。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。印章的使用使用范围印章的使用应严格限定在公司/组织规定的业务范围内，不得超出范围使用。具体使用范围应在印章启用时明确，并根据公司/组织业务发展情况适时调整。使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核。2.审批流程：根据用印事项的重要程度和金额大小，按照公司/组织规定的审批流程进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项或涉及金额较大的事项需经公司/组织法定代表人或授权代表审批。3.用印登记：印章保管人员在用印前，应对用印申请进行审核，确认审批手续齐全后，在用印登记簿上进行登记，记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.用印操作：印章保管人员应在用印文件上正确加盖印章，并确保印章清晰、端正。用印后，应将印章妥善保管。特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法履行正常审批手续的，经公司/组织法定代表人或授权代表同意后，可先进行用印，但事后应及时补办审批手续。2.涉及重大事项或法律纠纷的用印，应在法律顾问的指导下进行。印章的停用与销毁停用情形印章因公司/组织名称变更、机构调整、业务终止等原因不再使用时，应及时办理停用手续。停用流程印章保管人员应填写《印章停用申请表》，经部门负责人审核、公司/组织法定代表人批准后，将印章交回公司/组织综合管理部门统一保管。销毁程序1.定期清理：公司/组织综合管理部门应定期对停用印章进行清理，核对印章数量、规格等信息，确保印章完整。2.拟定销毁方案：根据清理情况，拟定印章销毁方案，明确销毁方式、时间、地点等信息，并报公司/组织法定代表人批准。3.实施销毁：销毁印章时，应由专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。销毁后，监销人员应在销毁记录上签字确认。4.记录存档：印章销毁记录应妥善保存，作为公司/组织印章管理档案的重要组成部分。监督与检查内部监督公司/组织应建立健全印章管理监督机制，定期对印章管理情况进行检查，发现问题及时整改。内部审计部门应定期对印章管理进行审计，确保印章管理规范、安全。外部审计公司/组织应积极配合外部审计机构对印章管理情况进行审计，如实提供相关资料和信息。法律责任违规责任对违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗用等情况，给公司/组织造成损失的，将依法追究相关责任人的法律责任。赔偿责任因印章使用