案件暂存管理办法

案件暂存管理办法一、总则（一）目的为规范公司案件暂存管理工作，确保案件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在业务活动中涉及的各类案件暂存管理，包括但不限于诉讼案件、仲裁案件、行政案件及其他法律纠纷案件。（三）基本原则1.依法合规原则：案件暂存管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保所有操作合法合规。2.安全保密原则：加强对案件暂存资料的安全保护，防止信息泄露、丢失或损坏，对涉及公司商业秘密和敏感信息的案件资料严格保密。3.分类管理原则：根据案件的性质、类型、阶段等进行分类，实施科学有效的管理，便于查询、检索和使用。4.及时准确原则：案件资料应及时收集、整理、暂存，确保信息的准确性和完整性，为后续工作提供可靠依据。二、案件暂存的范围与条件（一）范围1.已立案的各类诉讼案件，包括起诉状、答辩状、证据材料、庭审记录、裁判文书等相关资料。2.正在进行的仲裁案件，涵盖仲裁申请书、答辩书、证据清单、质证意见、仲裁裁决书等文件。3.涉及公司的行政案件，如行政处罚决定书、行政复议申请书、相关证据材料等。4.其他法律纠纷案件中与案件处理有关的各类文件、资料和记录。（二）条件1.案件已经启动法律程序，且有明确的处理流程和预期结果。2.相关资料对案件的处理具有重要参考价值，需要妥善保存以备后续查阅、分析和使用。3.资料来源合法、真实、有效，符合证据规则和法律要求。三、案件暂存的流程（一）资料收集1.案件承办部门负责在案件处理过程中及时收集与案件有关的各类资料，包括但不限于合同协议、往来函件、财务凭证、鉴定报告、证人证言等。2.收集的资料应确保完整、准确，能够清晰反映案件的事实和争议焦点。对于重要资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明出处和收集时间。（二）资料整理1.案件承办人员对收集到的资料进行初步整理，按照案件处理的时间顺序、资料类型等进行分类排序，去除无关或重复的资料。2.对资料进行编号，建立资料清单，详细记录资料的名称、编号、来源、日期、页数等信息，确保资料的可追溯性。3.对于涉及多页的资料，应进行页码标注，并制作目录，方便查阅。（三）暂存保管1.整理后的案件资料应及时移交至公司指定的案件暂存管理部门或人员进行保管。交接时，双方应办理详细的交接手续，明确资料的名称、数量、交接时间等信息，并签字确认。2.案件暂存管理部门应根据案件的性质、重要程度等因素，选择合适的存储方式，如纸质档案存储、电子档案存储或两者相结合的方式。对于纸质档案，应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列；对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子索引，便于快速检索和查询。3.案件暂存管理部门应建立严格的安全管理制度，确保存储环境安全可靠，防止资料受到损坏、丢失、篡改或泄露。定期对存储设备进行检查、维护和更新，确保资料的完整性和可读性。（四）资料借阅与归还1.因工作需要查阅、借阅案件暂存资料的，应填写《案件资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅资料名称、借阅时间等信息，经部门负责人审批后，方可到案件暂存管理部门办理借阅手续。2.案件暂存管理部门应对借阅申请进行审核，对于符合规定的申请，应按照申请表上的要求提供相应的资料，并与借阅人办理借阅登记手续，明确借阅资料的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的案件资料，不得擅自转借、复印、涂改或泄露资料内容。如需延长借阅时间，应提前向案件暂存管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人归还资料时，案件暂存管理部门应进行认真核对，检查资料是否完整、有无损坏或涂改等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通，并记录在案。确认无误后，办理归还手续，双方签字确认。四、案件暂存资料的分类与编号（一）分类1.诉讼案件类：按照民事诉讼、刑事诉讼、行政诉讼等不同诉讼类型进一步细分，如合同纠纷诉讼、侵权纠纷诉讼等。2.仲裁案件类：根据仲裁机构、仲裁事项等进行分类，如国内仲裁案件、国际仲裁案件等。3.行政案件类：按照行政行为的性质和领域进行分类，如工商行政管理案件、税务行政案件等。4.其他法律纠纷案件类：根据案件的具体情况进行分类，如劳动纠纷案件、知识产权纠纷案件等。（二）编号1.案件编号采用统一的编码规则，由字母和数字组成，确保每个案件都有唯一的编号。2.编号应包含案件类型代码、年份代码、顺序号等信息，便于识别和管理。例如，“LS2023001”表示2023年的第1号诉讼案件。3.在案件资料的整理和存储过程中，应将编号标注在每份资料的首页或显著位置，以便快速查找和核对。五、案件暂存资料的保管期限（一）一般规定1.案件暂存资料的保管期限应根据法律法规和公司实际情况确定，一般为自案件结案之日起[X]年。2.对于涉及重大法律纠纷、可能对公司产生长期影响的案件，保管期限可适当延长，但最长不超过[X]年。（二）特殊情况1.如案件存在上诉、再审等后续程序，保管期限应延长至所有程序终结后[X]年。2.对于因法律法规变更或其他原因导致需要重新审查或处理的案件，保管期限应根据具体情况另行确定。（三）保管期限届满后的处理1.案件暂存资料保管期限届满后，案件暂存管理部门应按照公司档案管理规定进行鉴定和销毁。2.鉴定工作应由公司内部相关部门组成鉴定小组进行，对保管期限届满的案件资料进行逐一审查，确定是否仍有保存价值。对于确无保存价值的资料，应填写《案件资料销毁申请表》，经公司领导审批后，进行销毁处理。3.销毁案件资料时，应采用安全可靠的方式进行，确保资料无法恢复和泄露。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、资料名称、数量等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。六、案件暂存管理的职责分工（一）案件承办部门1.负责案件资料的收集、整理和初步保管工作，确保资料的完整性和准确性。2.按照规定的流程及时将整理好的案件资料移交至案件暂存管理部门，并办理交接手续。3.根据工作需要，向案件暂存管理部门提出资料借阅申请，并在规定时间内归还所借资料。（二）案件暂存管理部门1.负责案件资料的集中保管和日常管理工作，建立健全案件暂存管理制度和档案管理系统。2.对案件资料进行分类、编号、存储和维护，确保资料的安全、完整和可追溯性。3.审核案件资料的借阅申请，办理借阅登记和归还手续，监督借阅人妥善保管资料。4.定期对案件暂存资料进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。5.按照规定的保管期限和销毁程序，对保管期限届满的案件资料进行鉴定和销毁处理。（三）其他部门1.公司各部门应积极配合案件承办部门和案件暂存管理部门的工作，提供与案件有关的信息和资料。2.在涉及案件处理的过程中，相关部门应按照职责分工履行各自的义务，确保案件处理工作的顺利进行。七、案件暂存管理的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对案件暂存管理工作进行审计监督，检查案件资料的收集、整理、保管、借阅等环节是否符合规定，确保管理工作的规范、有序。2.案件暂存管理部门应定期对自身工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断完善管理工作流程和制度。（二）外部检查1.积极配合政府监管部门、司法机关